Leistung erbracht, und nun? Um ihr Einkommen zu erzielen, müssen Therapeut:innen Rechnungen schreiben, die auch bezahlt werden sollten. Bei den Kassenpatient:innen ist der Vorgang  noch vergleichsweise einfach: Die Gesetzliche Krankenversicherung (GKV) hat klare Vorgaben für die Abrechnung festgelegt und Preise für die einzelnen Leistungen definiert. Bei allen anderen Patient:innen ist es deutlich komplizierter: Neben der Privatversicherung gibt es die Privatversicherung mit einer Beihilfe für Beamt:innen und Selbstzahler:innen, die bestimmte Leistungen aus eigener Tasche finanzieren. In allen diesen Fällen gilt, dass die Praxen die Preise frei festlegen können. Es gibt keine Honorartabellen wie etwa die für Steuerberatungen.

1. Fingerspitzengefühl bei der Preisgestaltung

Am einfachsten ist es, sich an den ortsüblichen Preisen zu orientieren. Dabei ist ein wenig Fingerspitzengefühl gefragt, um bei der Preisgestaltung eine Höhe festzulegen, die Ihnen Ihre Leistung wert ist und gleichzeitig den Patient:innen sinnvoll vermittelt werden kann. Wenn die Preise festgelegt sind, geht es im nächsten Schritt darum, alle Voraussetzungen für eine korrekte Abrechnung zu schaffen. Denn nur, wenn die Rechnung allen Vorgaben genügt und auch der oder die Patient:in zugestimmt hat, dass über die genannten Preise informiert wurde, besteht eine Rechtsgrundlage für eine Abrechnung. Das Wichtigste ist hierbei die Honorarvereinbarung mit den Preisvorgaben. Patient:innen unterschreiben auf diesem Formular, dass sie mit dem festgesetzten Preis für die Leistung der Praxis einverstanden sind. Damit haben die Therapeut:innen eine Rechtsgrundlage, diesen Preis auch abzurechnen.

Nach Abschluss der Behandlung sendet das Abrechnungszentrum oder die Praxis eine Rechnung an die jeweiligen Patient:innen oder Rechnungsempfänger:innen. Hierbei kommt es häufiger vor, dass die Rechnung nicht in der vorgeschriebenen Frist bezahlt wird. Das liegt etwa daran, dass sich zunächst die Erstattung durch die Beihilfe oder private Krankenkasse verzögert. Die Patient:innen vermeiden es gern, den Betrag vorzustrecken. Leider können Erstattungen der Privatkassen oder Beihilfe teilweise etwa vier bis sechs Wochen dauern.

2. Einverständniserklärung einholen

Ein weiteres Formular, das jede:r Patient:in unterschreiben muss, ist die Datenschutzvereinbarung. Heutzutage eigentlich eine Selbstverständlichkeit, doch es kommt vor, dass sie gänzlich fehlt oder die Unterschrift versäumt wurde. Das kann natürlich im Alltag einer Praxis untergehen, Dienstleister wie Optica dürfen dann diese Verordnungen jedoch nicht abrechnen, weil ihnen als Dritten die Daten aus Datenschutzgründen nicht übermittelt werden dürfen. Achten Sie daher unbedingt darauf, eine solche Vereinbarung unterzeichnen zu lassen.

3. Korrekte Patientenadressen und korrekte Angaben auf dem Rezept

Immer wieder kommt es vor, dass die Patientenadresse auf der Verordnung nicht stimmt oder unvollständig ist. Dann kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Der Grund sind nicht nur Umzüge, sondern auch die Bestellung gesetzlicher Betreuer oder Vormunde. Solche Änderungen werden häufig nicht oder zu spät nachvollzogen, sodass die Post im falschen Briefkasten landet oder zurückgesandt wird. Dabei gehört die Patientenadresse neben dem Behandlungsdatum, der Art des Heilmittels, der Anzahl der Behandlungen, dem Einzelpreis und dem Namen des oder der Leistungserbringenden zu den wichtigsten Vorgaben, die eine Privatverordnung erst abrechenbar machen.

Jedes Rezept wird geprüft

Unstimmigkeiten gibt es häufig etwa bei der abzurechnenden Anzahl der Heilmittelbehandlungen, etwa wenn zehn Therapieeinheiten verordnet sind, aber nur sieben Daten mit Unterschrift vorliegen. Die Vermutung liegt nahe, dass in einem solchen Fall alle zehn Therapien umgesetzt, aber das Datum und die Unterschrift vergessen wurden. Rechnen Therapeut:innen mit Optica ab, profitieren sie davon, dass die Privatabrechnungsexpert:innen von Optica viele Anstrengungen unternehmen, damit die Praxen ihre Honorare bekommen.Bei unstimmigen oder fehlenden Angaben wendet sich der Abrechnungsdienstleister häufig an den Therapeuten und bittet um Klärung, damit eine Abrechnung erfolgen kann und alle zufrieden sind.