Digitalisierung

Die Digitalisierung verändert nahezu alle Bereiche des Gesundheitswesens und digitale Lösungen bereichern das Gesundheitswesen. Hier finden Sie alle Informationen rund um die Telematikinfrastruktur und ihre Einführung sowie zu weiteren Digitalisierungsthemen Ihrer Branche.

Die Muster 13 Heilmittelverordnung: Richtig ausfüllen und abrechnen

Was gehört auf eine korrekt ausgefüllte Muster 13 Verordnung? Was ist zu beachten, damit diese abgerechnet werden kann? Hier finden Sie einen Überblick und eine aktuelle Ausfüllhilfe für das Muster 13.

Illustration einer Muster 13 Heilmittelverordnung, die von einer gezeichneten Hand gehalten wird neben einem Stapel Verordnungen

Über eine Heilmittelverordnung können Mediziner:innen ihren Patient:innen ein oder mehrere Heilmittel verschreiben. Je nach festgestellter Diagnose stellt der behandelnde Arzt bzw. die Ärztin diese Verordnung für eine entsprechende medizinische Maßnahme im Bereich der Heilmittel vor – also der Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Ernährungstherapie oder Podologie. 

Verwendet wird hierfür seit Januar 2021 das Verordnungsmuster 13 im DIN A5-Format, das entweder wie auf unseren Beispielbildern aus einem Blatt (blau) oder zwei Blättern (rosa Papier mit Wasserzeichen) sein kann und auf dem der verordnete Heilmittelbereich entsprechend angekreuzt wird.

Die Kosten, die für die Heilmitteltherapie von Maßnahmen entstehen, die auf einem solchen Muster 13 Rezept verordnet wurden, werden in der Regel von den gesetzlichen Krankenkassen getragen. Voraussetzung ist, dass die Heilmittelverordnung korrekt und vollständig ausgefüllt wurde.

Die korrekt ausgefüllte Heilmittelverordnung Muster 13: Welche Angaben und Felder sind notwendig?

Grundsätzlich besteht das Muster 13 Formular aus einer Vorderseite und einer Rückseite. Auf der Vorderseite der Heilmittelverordnung finden sich alle Angaben zu dem oder der Patient:in, der Diagnose und der verordneten Therapie. 

Die Vorderseite der Heilmittelverordnung Muster 13 im Überblick

1. Kostenträger/Personalienfeld: Versichertendaten, Arztangaben, Ausstellungsdatum 

Bei der Verordnung übernehmen Arztpraxen die Patientenstammdaten in der Regel von der elektronischen Gesundheitskarte. Trotzdem sollten Sie nach Erhalt der Verordnung prüfen, ob die Versichertendaten korrekt und vollständig sind. 

Das Feld beinhaltet außerdem die Angaben Betriebsstättennummer (BSNR), die Arztnummer (LANR) und das Ausstellungsdatum. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Verordnung ungültig. 

2. Zuzahlungsfeld: pflichtig oder befreit und Änderung der Zuzahlungsvorgabe

Ärzte und Ärztinnen kreuzen im entsprechende Feld links oben an, ob der oder die Patient:in eine „Zuzahlungspflicht“ hat oder „Zuzahlungsfrei“ ist. Ist letzteres angekreuzt, sollten Sie sich den Befreiungsausweis vorlegen lassen. Stimmt die Zuzahlungsvorgabe nicht, muss diese Änderung unterhalb des Heilmittelbereichs notiert werden.

Unterhalb der Zuzahlungsvorgabe wird auch angekreuzt, ob die Heilmittelmaßnahmen aufgrund eines Versorgungsleidens (BVG) oder durch sogenannte „Unfallfolgen“ notwendig sind.

3. Heilmittelbereich

In welchem Bereich der Heilmittelerbringenden sich die Verordnung bewegt, wird von der Arztpraxis oben rechts angekreuzt. Dabei darf nur ein Heilmittelbereich gewählt werden – braucht ein Patient z.B. Logopädie und Physiotherapie, so müssen zwei separate Heilmittelverordnungen ausgestellt werden.

4. Behandlungsrelevante Diagnose(n): ICD-10 Code und Klartextdiagnose 

Hier trägt der Arzt bzw. die Ärztin den ICD-10 Code ein, der die zugrundeliegende Erkrankung eindeutig benennt. Nur in Ausnahmefällen darf auf die Angabe des entsprechenden ICD-10-Codes verzichtet werden. Vor allem aber bei einer extrabudgetären Verordnung ist der genaue Code zwingend erforderlich. Ein zweiter ICD-10 Code wird nur eingetragen, wenn ein besonderer Verordnungsbedarf vorliegt.

Neben dem ICD-10 Code wird die Diagnose noch als vollständiger Klartext angegeben.

5. Diagnosegruppe

Direkt unter den Diagnosen wird die Diagnosegruppe und damit der medizinische Grund für die Maßnahme eingetragen. Diese bietet direkt genauere Informationen zur Indikation und der Lokalisation.

6. Leitsymptomatik

An dieser Stelle der Heilmittelverordnung müssen Mediziner:innen die mit a, b oder c codierte Leitsymptomatik aus dem Heilmittelkatalog ankreuzen. Alternativ ist dies auch als Klartext möglich: Ärzt:innen dürfen die Symptomatik – individuell angepasst an Patient:innen – als Freitext verfassen. In diesem Fall muss auch ein Kreuz im Feld „patientenindividuelle Leitsymptomatik“ gesetzt sein. Auch mehr als eine Leitsymptomatik ist möglich.

7., 8. & 9. Behandlungseinheiten (vorrangiges und ergänzendes Heilmittel)

In der Physiotherapie und der Ergotherapie können Ärzt:innen bis zu drei vorrangige Heilmittel sowie zusätzlich ein ergänzendes Heilmittel verordnen. Dabei muss bei mehreren vorrangigen Heilmitteln genau angegeben werden, wie die Therapeut:innen die Behandlungseinheiten auf diese Heilmittel aufteilen sollen. 
In der Logopädie (Kreuz bei Stimm-, Sprech-, Sprach- und Schlucktherapie) besteht die Möglichkeit, maximal drei verschiedene Behandlungszeiten oder Einzel- und Gruppenbehandlungen miteinander zu kombinieren.

In der Podologie können nur Einzeltherapien erbracht werden.

Unabhängig vom Heilmittel gilt: Die Anzahl der Behandlungseinheiten darf den Wert der Höchstmenge je Verordnung nach Heilmittelrichtlinie nicht überschreiten.

10. Therapiebericht und Hausbesuch 

Durch das setzen eines Kreuzes bei „ja“ oder „nein“ geben Ärzt:innen vor, ob die Therapie per Hausbesuch erfolgen soll/muss.  Wird auch beim Therapiebericht ein Kreuz gesetzt, verlangen Ärzt:innen diesen im Rahmen der Therapie.

11. Therapiefrequenz

Hier wird angegeben in welcher Frequenz, d.h. wie häufig pro Woche Behandlungen stattfinden sollen. Empfehlungen für die Therapiefrequenz gibt der Heilmittelkatalog. Therapeut:innen müssen sich dabei an die angegebene Frequenz halten.

12. Dringlicher Behandlungsbedarf

Generell müssen Behandlungen bis zu 28 Tage nach dem Verordnungsdatum beginnen. Sollen aber lange Wartezeiten vermieden werden oder ein zügiger Start notwendig sein, können Arztpraxen auch den „dringlichen Handlungsbedarf“ verordnen, bei dem innerhalb von 14 Tagen mit der Behandlung begonnen werden muss. Wurde nach Ablauf der genannten Zeiträume nicht gestartet, so verliert die Verordnung ihre Gültigkeit.

13. Therapieziele, Vertragsarztstempel & Unterschrift

Im Feld „Therapieziele /weitere med. Befunde und Hinweise“ haben Ärzt:innen die Möglichkeit, das Therapieziel zu spezifizieren oder sonstige ergänzende Angaben zu machen. Im rechten Feld muss die Arztpraxis ihren Stempel gesetzt haben und der Arzt oder die Ärztin unterschrieben haben. Fehlt dies, ist die Verordnung ungültig.

14. IK des Leistungserbringenden

Kommt eine Heilmittelverordnung in Ihrer Praxis an, ist dieses Feld leer, denn es muss von Ihnen als Heilmittelleistungserbringer:in ausgefüllt werden. Ihr Institutionskennzeichen (IK) muss dabei auch auf der Rückseite eingetragen werden. 
 

Heilmittelverordnungen sicher Abrechnen mit Optica 

Optica unterstützt Sie in der Abrechnung Ihrer Verordnungen auf vielfältige Weise. Neben unserer Basisprüfung auf die grundlegende Abrechnungsfähigkeit bieten wir Ihnen umfangreiche zusätzliche Prüfleistungen an, mit denen Ihre Verordnungen auf Unstimmigkeiten überprüft und Ihnen ggf. zur Korrektur zurückgesendet werden. So können Sie Absetzungen deutlich reduzieren

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Die Rückseite der Heilmittelverordnung Muster 13 im Überblick

Auf der Rückseite der Heilmittelverordnung werden die Termine protokolliert, gegengezeichnet und der durchführende Leistungserbringende eintragen. Die Menge der Termine orientiert sich dabei an den Angaben zu den Behandlungseinheiten, die der Arzt auf der Vorderseite der Verordnung gemacht hat.

1. Behandlungsdatum 

Die Felder dieser Spalte müssen von Ihnen mit den jeweiligen Datumsangaben der Behandlungen ausgefüllt werden. Dabei müssen die Fristen für Unterbrechungen, den Beginn oder auch die Vorgaben zu Behandlungen am selben Tag beachtet werden.

2. Maßnahmen und Diagnostiken

Hier tragen Sie ein, welche Maßnahme im betreffenden Behandlungstermin erbracht wurde. Vorgaben, wie diese Angaben auszusehen haben bzw. formuliert sein müssen macht der jeweilige Rahmenvertrag.

3. Unterschrift/Kürzel Leistungserbringende:r (nur Logopädie)

Logopäd:innen müssen nach Vorgabe des Rahmenvertrages Logopädie in dieser Spalte eintragen, welche:r Leistungserbringer:in die Behandlung durchgeführt hat. Für Physiotherapie, Ergotherapie und Podologie ist diese Angabe freiwillig – kann aber für Auswertungen der Therapeut:innen in Ihrem Team interessant sein. Optica wertet diese Mitarbeiterstatistik als Zusatzleistung gerne für Sie aus.

4. Empfangsbestätigung des oder der Versicherten

Patient:innen müssen den Erhalt einer Leistung, d.h. das Stattfinden einer Behandlung quittieren. Wer z.B. für Kinder oder kognitiv eingeschränkte Patient:innen im Auftrag unterschreiben darf, regeln die Rahmenverträge für jede Berufsgruppe.

5. Rechnungsnummer, IK & Belegnummer 

Nutzen Sie die Abrechnungsleistungen von Optica oder die Praxissoftware Optica Viva werden Ihr IK sowie die Rechnungs- und Belegnummer von Optica bzw. der Praxissoftware eingetragen. 

6. Behandlungsabbruch 

Sollte es zu einem Therapieabbruch kommen, so müssen Sie diesen mit Datum und einer Begründung im darunterliegenden Feld vermerken, sodass die Kostenträger nachvollziehen können, warum die Verordnung nicht mit allen geplanten bzw. vorgesehenen Behandlungseinheiten abgerechnet werden soll.

7. & 8. Änderung der Therapiefrequenz oder –form 

Diese Felder kreuzen Sie an, falls eine Änderung in Gruppen- bzw. Einzeltherapie oder eine Abweichung der Therapiefrequenz notwendig ist. Eine entsprechende Begründung müssen Sie in diesem Fall um im darunterliegenden Bereich „Begründung“ angeben.

9. Stempel & Unterschrift 

An dieser Stelle geben Sie als Praxis Ihren Stempel und Ihre Unterschrift an. Als Optica-Kund:in setzen Sie Ihren Kundenstempel, den Sie von uns erhalten in dieses Feld.

Muster 13 Ausfüllhilfe: Tipps und Tricks zum Ausfüllen der Verordnung

Um Absetzungen und Rückläufer zu vermeiden, stellen wir für Sie eine Ausfüllhilfe für die Heilmittelverordnung Muster 13 bereit.

Optica Viva: Rezeptdaten einfach erfassen und prüfen

Optica Viva unterstützt die Übertragung von Rezeptdaten aus dem Strichcode des Muster 13 E: Mit einem kompatiblen Barcodescanner scannen Sie Ihre Verordnung abscannen und schon stehen Ihnen die Daten in Optica Viva zur weiteren Nutzung bereit. Dabei prüft Optica Viva Ihre Verordnungen auch gegen Kriterien der Heilmittelrichtlinie – und weist Sie ggf auf Fehler oder Unstimmigkeiten hin, bevor Sie Ihre Heilmittelverordnungen zur Abrechnung weitergeben.

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