Chefin oder Chef einer eigenen Praxis zu sein, klingt für viele traumhaft. Endlich kann man nach eigenem Gusto arbeiten, therapeutische Schwerpunkte setzen, Prozesse definieren und eine auf die eigenen Wünsche zugeschnittene Arbeitsatmosphäre schaffen. Doch wer selbst gestalten will, muss auch auf die Wirtschaftlichkeit achten. Miete, Strom und Heizung müssen bezahlt und die Angestellten entlohnt werden, und auch die Praxisinhaber:innen selbst wollen nicht zu kurz kommen. Aufgrund des zusätzlichen Stresses und der größeren Verantwortung sollte das Gehalt höher sein als bei einer Anstellung.

Kurzum: Zur eigenen Praxis gehört unternehmerisches Denken. Die gute Nachricht ist: Dafür muss man kein Studium der Betriebswirtschaft absolvieren. Es hilft aber, sich regelmäßig mit den wichtigsten Kennzahlen zu beschäftigen und einige Stellschrauben zu kennen, mit denen sich die Praxis steuern lässt.

1. Umsatz kalkulieren und die Praxis strategisch ausrichten

Am Anfang steht nicht die Frage, wie viel Umsatz erzielt werden kann, sondern wie viel Umsatz erzielt werden muss. Dieser sogenannte „Planumsatz“ lässt sich relativ einfach berechnen. Dazu werden die Therapie- bzw. Behandlungseinheiten pro Woche mit ihrem durchschnittlichen Wert multipliziert. Das Ergebnis liefert eine erste Orientierung. Welche Leistungen sind wirtschaftlich sinnvoll und welche nicht? In jedem Fall lautet die erste Unternehmer:innenpflicht: Leistungen dokumentieren, Rechnungen korrekt und rechtzeitig stellen und die Abrechnungen sowie Zahlungseingänge kontrollieren. Denn vergessene Leistungen, Absetzungen der Kasse oder nicht wahrgenommene Chancen auf Zusatzleistungen können den Umsatz erheblich schmälern.

2. Kosten im Blick behalten und danach handeln

Die Kosten einer Praxis setzen sich aus Fixkosten und variablen Kosten zusammen. Die Fixkosten fallen immer an, unabhängig davon, wie viele Therapien oder Behandlungen durchgeführt wurden, ob das Geschäft brummt oder die Praxis wegen Urlaubs geschlossen ist. Dazu gehören beispielsweise Miete, Gehälter, Versicherungen oder Leasingraten für Dienstwagen. Sie stellen den Mindestumsatz der Praxis dar. Demgegenüber stehen die variablen Kosten, die beispielsweise für freie Mitarbeiter:innen, Verbrauchsmaterialien, Abrechnungsgebühren oder Fahrtkosten anfallen. Zieht man diese vom Umsatz ab, bleibt der sogenannte Deckungsbeitrag übrig. Für einen Hausbesuch mit Krankengymnastik können beispielsweise 49,17 Euro abgerechnet werden. Werden davon die Fahrtkosten, der Zeitaufwand und die Kosten für das Verbrauchsmaterial abgezogen, sinkt der Deckungsbeitrag auf 25 Euro. Genügt dieser, um die Fixkosten zu decken? Falls nicht, lohnen sich Hausbesuche nur, wenn mehrere Termine gebündelt als Tour abgeleistet werden. Nur wer fixe und variable Kosten auseinanderhält, kann fundiert entscheiden, ob sich ein bestehendes oder neues Therapieangebot lohnt.

3. Das Personal wirtschaftlich sinnvoll einsetzen

In den meisten Praxen macht das Personal den größten Kostenblock aus, weshalb Justierungen an dieser Stellschraube auch einen großen Effekt auf die Wirtschaftlichkeit der Praxis haben. Naheliegend ist es, die Termindichte zu steigern und Lücken zu vermeiden. Hilfreich dabei sind eine gute Planung – auch von Hausbesuchen – und eine Online-Terminbuchung. Beim Leistungsangebot kann ebenfalls optimiert werden. Nicht jede Therapie bringt gleich viel ein. Es könnte sich zum Beispiel lohnen, gezielt auf Behandlungen mit hoher Vergütung und geringem Aufwand zu setzen sowie Angebote für Selbstzahler:innen und Privatversicherte zu integrieren. Das Personal selbst kann ebenfalls strategisch eingesetzt werden. So können Teilzeitkräfte oder Freiberufler:innen in Stoßzeiten mitarbeiten und Hilfskräfte nicht-therapeutische Aufgaben übernehmen. 

4. Investitionen gut und realistisch planen

Neue Geräte oder digitale Tools klingen oft vielversprechend. Doch bevor die Entscheidung für eine Investition fällt, sollte ihre Wirtschaftlichkeit abgewogen werden. Lässt sich damit die erwünschte Umsatzsteigerung erzielen? Können die Kosten wie erwartet gesenkt werden? Und wie wird die Investition finanziert? Ein Kauf ist zwar meist die günstigste Option, aber dafür braucht man Rücklagen in entsprechender Höhe. Vielleicht kommt doch eher Leasing in Frage? 

5. Nicht auf Perfektion abzielen, einfach anfangen

Unternehmerisches Denken lässt sich üben und erweist sich oft interessanter als zunächst angenommen. Enorm hilfreich kann dabei eine Praxissoftware wie beispielsweise Optica Viva sein, die auf Knopfdruck Kennzahlen wie Umsatz, Auslastung und Einnahmen sowie weiterführende Analysen liefert. Die wirtschaftliche Steuerung muss nicht von Anfang an perfekt sein, wichtig ist vor allem, dass man sie angeht. Je mehr man sich damit beschäftigt, desto mehr Entscheidungen trifft man bewusst und gezielt statt aus dem Bauch heraus.