Eine Betriebsprüfung ist eine reguläre Überprüfung der Geschäftsbücher und Steuerunterlagen durch das Finanzamt. Ziel ist es, die Korrektheit der Steuererklärungen sicherzustellen. Sie findet insbesondere dann statt, wenn der erwirtschaftete Gewinn ungewöhnlich erscheint; dies kann etwa dann der Fall sein, wenn der Jahresgewinn von den Gewinnen anderer vergleichbarer Praxen oder aber von den eigenen bisherigen Gewinnen abweicht.

Für viele Praxisinhabende kann eine solche Prüfung zunächst einschüchternd wirken, doch mit der richtigen Vorbereitung und der Kenntnis über die eigenen Rechte und Pflichten ist sie gut zu bewältigen.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Der Schlüssel zu einer reibungslosen Betriebsprüfung liegt in einer sorgfältigen Buchführung. Praxisinhabende sollten dafür sorgen, dass alle relevanten Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge gut organisiert und vollständig zur Verfügung stehen. Ferner sind diese Dokumente zu überprüfen, damit Praxisinhabende, wenn ihnen Fehler auffallen, diese noch beheben können. Auch das Personal kann auf die Betriebsprüfung vorbereitet werden, indem deutlich gemacht wird, dass nur der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin, idealerweise der oder die Praxisinhabende bzw. Praxismanager:in, mit der prüfenden Person spricht. Sofern der Praxisinhaber oder die Praxisinhaberin die Sorge hat, dass er beschuldigt einer Steuerstraftat werden könnte, ist es sinnvoll, zeitnah professionellen Rat einzuholen, damit geprüft werden kann, ob eine Selbstanzeige sinnvoll ist oder andere Schritte eingeleitet werden können. 

Ablauf einer Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung beginnt in der Regel mit einer Ankündigung zwei Wochen vor dem Prüfungstermin. Anschließend werden die bereitgestellten Unterlagen geprüft und die Praxisräume besichtigt. Der Prüfer oder die Prüferin wird hierbei Rückfragen stellen, die in der Regel direkt vor Ort geklärt werden können. In anderen Fällen findet die Betriebsprüfung bei der Steuerberaterin oder beim Steuerberater statt, was durchaus sinnvoll ist, weil dorthin viele Unterlagen geschickt werden. Gerade deshalb ist die Aufbereitung und Vollständigkeit aller für die Buchhaltung relevanten Dokumente auch im laufenden Tagesgeschäft wichtig

Verhalten während der Betriebsprüfung

Da man eine Betriebsprüfung nicht verhindern kann, sollte man kooperativ auftreten. Die Praxisinhaberin bzw. der Praxisinhaber sollte einen Ansprechpartner in seiner Praxis benennen, der dem Prüfenden für Rückfragen zur Verfügung steht und sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen bereitwillig bereitgestellt werden. Diese Person sollte umfassende Kenntnisse über die Praxis haben und kann auch der oder die Praxisinhabende selbst sein. Dem übrigen Personal sollte untersagt werden, mit der prüfenden Person zu sprechen. Dies entlastet sowohl das Personal als auch die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber, da er weiß, dass keine unüberlegten Aussagen gegenüber dem Prüfer oder der Prüferin getätigt werden. Auch Smalltalk sollte mit der prüfenden Person unterbleiben. Die Kooperationsbereitschaft sollte jedoch auch klare Grenzen haben. So ist die Praxisleitung etwa bei gemischt genutzten Häusern nicht verpflichtet, Zugang zu privaten Räumlichkeiten zu gewähren. Eine weitere Grenze, die die Inhaberin oder der Inhaber einhalten muss, ist insbesondere die Schweigepflicht. Die prüfende Person darf keine Einsicht in die Patientendokumentationen erlangen.

Häufige Prüfungsbereiche in Praxen

Besonderes Augenmerk wird in Praxen auf die Betriebsausgaben, insbesondere solche Ausgaben, die sich grundsätzlich auch für den privaten Haushalt des Praxisinhabenden eignen würden, gelegt. Gerade zu „klassisch“ problematisch sind privat genutzte teure Couches, privat genutzte Laptops (manchmal sogar in einem anderen Betriebssystem als dem der Praxis), Fotoausrüstungen, Mobiltelefone usw., die als vermeintliche Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Selbst wenn diese am Tag der Betriebsprüfung in der Praxis sind (aber wo stellt man die teure Couch hin, die man extra mit einem LKW wieder in die Praxis transportiert hat?), ist die betriebliche Nutzung insbesondere aller Datenträger kaum glaubhaft zu machen.

Nach der Betriebsprüfung

Nach Abschluss der Prüfung werden die Ergebnisse zusammengefasst und etwaige Steuernachzahlungen festgesetzt. Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, Einspruch einzulegen und gegebenenfalls weitere rechtliche Schritte zu unternehmen.

Fazit

Betriebsprüfungen sind ein Bestandteil des Praxisalltags und müssen nicht als Bedrohung, verstanden werden. Mit einer gründlichen Vorbereitung und sorgfältigem Arbeiten lässt sich die Betriebsprüfung erfolgreich meistern.

Dr. Dr. Thomas Ruppel und sein Team beraten Heil- und Hilfsmittelerbringende in allen rechtlichen Fragen: kanzlei@gesundheitsrecht.de, www.gesundheitsrecht.de, Telefon: 0451 / 29 366 500