Nicht erst seit Einführung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind Praxisinhaber:innen angehalten, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau zu dokumentieren. Dazu zählen auch Urlaubszeiten, Krankheitsvertretungen und andere Abwesenheiten. Neben der Einhaltung rechtlicher Vorschriften ist dies die Basis für eine faire Mitarbeiterführung, ein zufriedenes Team und eine transparente Abrechnung. Dabei ist nach dem Urlaub vor dem Urlaub: Mitarbeitende erwarten eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Sie sollten zeitnah abgestimmt und Vertretungen rechtzeitig organisiert und gut informiert werden, damit Ausfallzeiten vermieden und die Patientenversorgung nahtlos abgedeckt werden können.

Weg von der Insellösung: Durchgängige Software baut Brücken in der Praxisverwaltung

Viele Heilmittelpraxen nutzen die Vorteile digitaler Lösungen für Arbeitszeiten, Terminkalender, Urlaubsplanung und Krankheitsvertretung. Dabei leben sie bei der Mitarbeiterverwaltung oft aber auch außerhalb der Ferienzeit auf der virtuellen Insel, wenn für die verschiedenen Aufgaben im Praxisalltag jeweils eine andere Software zum Einsatz kommt. Die Folge ist ein Mehr an Schreibtischzeit, wenn Urlaubstermine, krankheitsbedingte Ausfälle oder Mitarbeiterdaten per Hand von einem System ins andere übertragen und abgeglichen werden müssen. Dabei stellt sich auch die Frage, wie sicher sensible Mitarbeiterdaten sind, wenn sie zwischen verschiedenen Lösungen hin und her wandern. Eine durchgängige Praxisverwaltungssoftware schlägt da Brücken: Einmal im System vermerkt übernimmt das Tool die hinterlegten Daten an allen relevanten Stellen, kann automatisiert Vertretungsregelungen sowie Terminverschiebungen in Gang setzen und sorgt für eine korrekte und faire Abrechnung.  

Fehler vermeiden, Zeit sparen: Für einen optimalen Therapieverlauf

Die digitale Mitarbeiterverwaltung hat sich inzwischen in vielen Heilmittelpraxen bewährt: Sie hat Papierformulare, handschriftlich geführte Stundenzettel und Aktenordner abgelöst. Denn das Zusammentragen, Prüfen und Verarbeiten der Zettel hat sich in jahrelangen Feldversuchen aufgrund mangelnder Alternativen als fehleranfällig, zeitaufwändig und letztlich auch kostspielig erwiesen, bedenkt man die Arbeitszeit, welche dafür zum Einsatz kam und in der Patientenversorgung fehlte. Doppelbuchungen und Unsicherheiten in der Organisation von Vertretungen im handschriftlich geführten Papierkalender waren dabei auch keine Seltenheit. Die Suche nach sensiblen Mitarbeiterdaten in Personalakten, die in leicht zugänglichen Aktenschränken, aufbewahrt werden, erfüllt dabei ebenso nicht länger heutige Sicherheitsstandards. Besonders kritisch wird die manuelle Mitarbeiterverwaltung in Zeiten des Fachkräftemangels beim Thema Geld: Wo Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden manuell erfasst und abgerechnet werden, braucht es genaue mathematische Berechnungen, die ganz menschlich auch zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung führen. 

Auch außerhalb der Urlaubszeit: Gut verdrahtet zwischen den Insellösungen

Gut aufgestellt sind Heilmittelpraxen in der Mitarbeiterverwaltung auch außerhalb der Urlaubszeit mit Software, welche den Draht zwischen den Insellösungen spannt: Durchgängig über alle Praxisaufgaben hinweg reduziert moderne Praxisverwaltungssoftware, wie Optica Viva, den Verwaltungsaufwand gleich auf mehrfache Weise. Mit integrierter Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto hinterlegt sie An- und Abwesenheiten im System. Automatisiert können dann Folgeprozesse angestoßen werden, ohne dass weitere manuelle Klicks und Eingaben nötig werden: Auf beschleunigte Genehmigungsprozesse folgt eine Vertretungslösung oder Terminverschiebung und betroffene Kolleg:innen und Patient:innen werden nahtlos informiert. Abrechnungsrelevante Informationen übernimmt die Software datenschutzkonform direkt für die Buchhaltung und im Dashboard erinnert sie an noch ausstehende Schritte, beispielsweise eine fehlende Unterschrift. Neue Kolleg:innen oder weitere Standorte können ohne ausschweifende Softwareanpassungen ins System integriert werden, so dass einem Praxiswachstum aus technischer Sicht nichts im Wege steht. Dabei ist die Praxisverwaltungssoftware webbasiert und von jedem internetfähigen Gerät kann ortsunabhängig auf relevante Daten zugegriffen werden: Warum nicht die Urlaubsplanung gemütlich draußen unter der Sonne machen?

In welchen Fällen sind maßgeschneiderte und hochspezialisierte Softwarelösungen sinnvoll?

Trotz umfangreicher Funktionen, welche eine durchgängige Software zur Mitarbeiterverwaltung bietet, kann es in einigen Fällen auch sinnvoll sein, auf der digitalen Insel zu bleiben und separate Lösungen zu nutzen. So haben spezialisierte Tools mitunter eine Zeiterfassung mit detaillierten Analysefunktionen, die eine generalisierte Praxisverwaltungssoftware nicht zusätzlich abdeckt. Auch einige maßgeschneiderte Funktionen zugeschnitten auf die spezifischen Anforderungen einer Praxis, etwa in der Finanzbuchhaltung oder im Dokumentenmanagement, gehen möglicherweise darüber hinaus. Dabei sollten sich Praxisinhaber:innen immer auch über die Kompatibilität zwischen den Insellösungen Gedanken machen. Denn nicht immer ist eine Brücke ohne weiteres mit einer einfachen Schnittstelle erbaut. Auch Gewohnheiten sind ein nicht zu unterschätzendes trennendes Element, das vom Umstieg auf eine effizientere Lösung abhalten kann. Hilfreich ist eine Kosten-Nutzen-Abwägung: In manchen Fällen können separate Tools ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für spezifische Aufgaben in kleineren Praxen bieten.

Entspannter arbeiten auch in der Praxisverwaltung

Damit die Urlaubsstimmung auch nach der schönsten Zeit im Jahr noch möglichst lange anhält, hat es sich bewährt, Zeit und Nerven auch während der Arbeitszeit zu sparen und auf Work-Life-Balance zu setzen. Gut für die Nerven ist da eine durchgängige Software zur Mitarbeiterverwaltung, die Urlaube und Vertretungen fair zwischen den einzelnen Kolleg:innen regelt, die Abrechnung transparent abbildet und eine entspannte Organisation der Freizeit durch unkomplizierte Genehmigungen ermöglicht. Eine durchgängige Software mit einheitlicher Datenhaltung, automatisierten Abläufen und weniger Schreibtischzeit verschlankt die Praxisverwaltung trotz möglicher geringer Zugeständnisse an tiefgreifende Analysen und Spezialanforderungen, denn entspanntes Arbeiten sei auch den Kolleg:innen in der Verwaltung fernab der Insel gegönnt.