Ob Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie - wer mehrere Filialen einer Praxis leitet, weiß: Der Aufwand wächst mit jedem Standort und die steigende Komplexität lässt die Praxis schnell auseinanderdriften. Was in einer einzelnen Praxisfiliale noch auf Zuruf organisiert werden kann, wird bei mehreren Standorten zu einer echten Koordinationsaufgabe. Ressourcen, Termine, Personal – alles will aufeinander abgestimmt sein. Wo Patientennähe, kurze Wege und effiziente Abläufe entscheidend sind, kann fehlende Transparenz oder eine uneinheitliche Planung schnell zum Engpass werden.

• Echtzeit-Synchronisierung
• Zentrale Datenhaltung
• Intuitive Bedienung
• Sichere Cloudlösung

Damit die Praxisverwaltung standortübergreifend eine Einheit bleibt

Optica Viva ist webbasiert und bietet mit einer zentralen Einsatz- und Terminplanung den vollen Überblick darüber, wer wann an welchem Standort im Einsatz ist. Terminlücken sind im standortübergreifenden, digitalen Kalender ebenso auf einen Blick zu finden, wie Engpässe, die dringend Nachbesserungen oder mehr Personal erfordern. Durch die integrierte Termin- und Personalplanung in Echtzeit können Mitarbeitende flexibel eingesetzt oder Termine verschoben werden und die Auslastung bleibt im Blick. Die Verfügbarkeit wird automatisch angepasst, Terminüberschneidungen vermieden. Mit der integrierten Materialverwaltung wissen Therapeut:innen jederzeit, was wo verfügbar ist. Verbrauchsmaterialien lassen sich für jeden Standort individuell erfassen, Bestände überwachen und Bestellungen rechtzeitig auslösen. Die Zettelwirtschaft oder undurchsichtige Excel-Listen gehören in der einheitlichen, standortübergreifenden Praxisführung der Vergangenheit an. In der digitalen Patientenakte finden sich alle relevanten Informationen zu Diagnosen, Behandlungsverläufen oder Abrechnungen. So können sich auch wechselnde Therapeut:innen schnell einarbeiten, ohne lange Übergaben. Anstehende Tätigkeiten lassen sich über die integrierte Aufgaben- und Ressourcenverwaltung direkt in der Software zuweisen und nachverfolgen. Das sorgt für mehr Klarheit und Transparenz im Team. Als cloudbasierte Lösung funktioniert Optica Viva überall dort, wo es einen Internetzugang gibt. Das ermöglicht auch die Arbeit im Homeoffice oder unterwegs beim Hausbesuch.

Zukunftssichere Software wächst über mehrere Standorte mit

Ausgestattet mit einer durchgängigen Praxisverwaltungssoftware über alle Standorte, Außenstellen und Hausbesuche hinweg, profitieren Praxen von einem Effizienzgewinn in der Organisation. So kann Doppelarbeit vermieden werden, wenn etwa Stammdaten, Abrechnungsregeln und Ressourcen nur einmal zentral gepflegt werden müssen, statt pro Standort. Aufgaben, Termine und Vertretungen lassen sich in Echtzeit zwischen den Standorten koordinieren, so dass Prozesse schneller gesteuert werden können.

Auch die Qualität der Patientenversorgung steigt, wenn Behandlungsverläufe bei Therapeutenwechsel zwischen Hausbesuch und Praxis etc. einsehbar sind. Dabei behält die Praxisleitung stets per Mausklick den Überblick über Kennzahlen zu Auslastung, Umsatz und Behandlungszahlen, die auch nach Standort filterbar sind. So lassen sich standortübergreifende Entscheidungen, z. B. zu Personalplanung oder Behandlungsstandards transparent und fundiert treffen. Die Zusammenarbeit im Team wird verbessert, wenn Aufgaben, Hinweise und Nachrichten sich direkt an Kolleg:innen in anderen Standorten übermitteln lassen. So arbeiten alle Teammitglieder mit denselben Vorlagen, Prozessen und Tools. Dabei werden Updates, Backups und Sicherheitsstandards zentral durch den Softwareanbieter gesteuert und die datenschutzkonforme Vergabe von Zugriffsrechten schützt vor unbefugter Einsicht.

Einheitliche Abläufe stellen die Praxis wirtschaftlich gut auf

Mehrere Praxisstandorte zu führen, erfordert Übersicht, Kommunikationsstärke und Flexibilität. Mit der richtigen digitalen Unterstützung bleibt die Praxis auch über mehrere Standorte hinweg eine Einheit: Dann lassen sich Prozesse zentral steuern, Daten effizient nutzen und Teams standortübergreifend koordinieren. So macht sich das standortübergreifende Arbeiten bezahlt, wenn Praxisabläufe wirtschaftlich gut aufgestellt sind. Praxisinhaber:innen gewinnen dann nicht nur Zeit für das Wesentliche zurück, sondern schaffen auch die Basis für ein starkes, einheitliches Praxismanagement und weiteres Wachstum. Setzt sich der Wachstumskurs fort, wächst die Software einfach mit und baut weiter Brücken, denn auch neue Standorte lassen sich intuitiv ins System integrieren. Und das spüren am Ende auch die Patient:innen durch reibungslose Abläufe, verlässliche Termine und einen gut organisierten Praxisalltag.