Software
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Stimmungsbild effizienter Software-Wechsel im Hilfsmittelmarkt: Herausforderungen und Lösungen der Datenmigration
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Eine Branchensoftware spielt durch die fortschreitende Digitalisierung im Hilfsmittelmarkt eine zentrale Rolle. Sie unterstützt den reibungslosen Versorgungsprozess und gestaltet Verwaltungsaufgaben effizienter. Trotz ihrer essenziellen Bedeutung kann es notwendig werden, die eingesetzte Software zu wechseln. Gründe dafür sind unter anderem veränderte Prozessanforderungen, neue technische Fortschritte und unzureichende Leistungsfähigkeit der aktuell genutzten Software. Das Ergebnis der Umfrage „Branchensoftware Special: Software-Wechsel“ von Optica in Zusammenarbeit mit der MTD Medizintechnischer Dialog und OST bestätigt dies. Über 230 Leistungserbringer:innen der Branche wurden hierbei befragt und knapp 12 % der Teilnehmer:innen gaben an, in den letzten 24 Monaten ihre Software gewechselt zu haben. Sie setzen beim neuen Anbieter auf eine bessere Zukunftsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit sowie einen optimierten Funktionsumfang mit kontinuierlichen Sicherheits- und Funktions-Updates.
Die Umfrage verdeutlicht jedoch auch, dass bei einer neuen Softwarelösung die Datenmigration und „Implementierung während des laufenden Prozesses“ eine der größten Herausforderungen darstellt. Dieser Artikel beleuchtet die kritischen Aspekte der Datenmigration und gibt wertvolle Einblicke, wie Betriebe den Übergang erfolgreich meistern können.
Datenmigration und ihre Bedeutung
Die größte Herausforderung bei einem Wechsel der Branchensoftware ist es, „alle bereits vorhandenen Daten in die neue Software zu bekommen, sodass man auf diese zugreifen kann und auch die Archivierungszeit (meistens 10 Jahre) von Kundendaten gewährleistet ist.“
Teilnehmerantwort
Die Datenmigration ist der technische Prozess der Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Datenformaten, Speicher- oder Computersystemen, ohne dass der bestehende Datenbestand manuell eingepflegt werden muss. Dies geschieht häufig bei einem Software-Wechsel oder Systemaktualisierungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten in der neuen Umgebung verfügbar und nutzbar sind.
Bei einem Software-Wechsel ist die Übernahme der alten Daten erforderlich, um einen reibungslosen Übergang im laufenden Betrieb ohne erhebliche Ausfallzeiten zu ermöglichen. Dabei ist sicherzustellen, dass vorhandene Kundendaten vollständig und korrekt in das neue System eingepflegt werden. In der Hilfsmittelbranche ist ein lückenloser und fehlerfreier Datentransfer unerlässlich, da er die Integrität sensibler Patientendaten sowie die Einhaltung von Dokumentationsanforderungen und Archivierungszeiten gewährleistet. Fehlerhafte und unvollständige Datenübertragungen können nicht nur zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen, sondern auch zu Risiken bei der Patientenversorgung führen.
Erfolgsfaktoren für eine gelungene Datenmigration
„Ein Software-Wechsel gelingt am besten, [bei] einer optimalen Implementierung in den Betriebsalltag und Testphase vor Einführung in [den] Betrieb.“
Teilnehmerantwort
Beim Umstieg auf ein anderes Programm sollte besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass der neue Anbieter eine reibungslose Datenmigration gewährleistet. Ein kompetentes Supportteam des Anbieters sollte den gesamten Migrationsprozess begleiten – von der Planung über die Umsetzung bis hin zur Nachbetreuung. Dies stellt sicher, dass alle Daten korrekt übertragen und eventuelle Probleme schnell behoben werden können, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Bei der sorgfältigen Planung eines Software-Wechsels werden der Umfang und die individuellen Anforderungen der Migration festgelegt. Daraufhin werden die Daten aus dem alten System extrahiert, transformiert und schließlich in die neue Software übertragen – dazu gehören neben den Stammdaten auch weitere Informationen wie Bewegungsdaten, Abrechnungen, Bilder, Formulare, Druckmasken oder 3D-Scans. Abschließend werden Tests durchgeführt, um die Vollständigkeit und Integrität der migrierten Daten zu überprüfen, gefolgt von einer umfassenden Nachbetreuung, um sicherzustellen, dass alle Systeme wie gewünscht funktionieren.
Die aktuelle Umfrage von Optica ergab, dass die Mehrheit der Betriebe sogar bereit wäre, zusätzliche Kosten für eine vollständige Datenmigration von der alten in die neue Branchensoftware zu tragen. Ein zentraler Punkt dabei ist, dass der eigene Aufwand dabei geringgehalten wird und der Software-Wechsel ohne Datenverlust vonstattengeht.
Zukunftsfähige Software – eine Investition, die sich auszahlt
Ein Wechsel der Branchensoftware ist zwar mit Herausforderungen verbunden, kann jedoch auch erhebliche Vorteile bieten. Die Umfrageergebnisse haben verdeutlicht, dass die entscheidenden Gründe für einen Software-Wechsel die Zukunftsfähigkeit (73,48 %), Benutzerfreundlichkeit (68,70 %), kontinuierliche Sicherheits- und Funktionsupdates (40,43 %) sowie die relevanten Schnittstellen (57,39 %) sind. Der Einsatz einer cleveren Branchensoftware mit diesen Eigenschaften und der Anpassungsfähigkeit an neue Gegebenheiten ermöglicht es Betrieben in der Hilfsmittelbranche, effizienter zu arbeiten und besser auf Marktveränderungen zu reagieren – Aspekte, die möglicherweise von der alten Software nicht abgedeckt wurden.
Eine sorgfältig geplante und professionell durchgeführte Datenmigration ist dabei von entscheidender Bedeutung, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Integrität sensibler Kundendaten zu sichern. Mit der Unterstützung eines kompetenten Supportteams können Betriebe sicherstellen, dass alle Daten lückenlos übertragen und potenzielle Probleme schnell behoben werden. So können direkt die Vorteile der neuen Software optimal genutzt und gleichzeitig den hohen Anforderungen an Datensicherheit und Dokumentation gerecht werden, während im laufenden Betriebsalltag weitergearbeitet und abgerechnet werden kann.
Die Investition in clevere Softwarelösungen und die Bereitschaft, in die notwendigen Ressourcen für eine erfolgreiche Migration zu investieren, werden sich langfristig auszahlen, indem sie die Arbeitsabläufe optimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.
Optica Omnia: Die zukunftsfähige Branchensoftwarelösung für Ihren Betrieb
Das Stimmungsbild Hilfsmittelmarkt 2023 zeigt: Für 70% der Hilfsmittelerbringer:innen ist der Einsatz einer Branchensoftware unmittelbar an den Erfolg des Betriebes geknüpft. Dafür braucht es neben einer ganzheitlichen Kundenversorgung eine kompatible und einfache Lösung, welche die Prozesse vollständig abbildet – Optica Omnia übernimmt genau das für Sie.
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