Viele Hilfsmittelerbringende beklagen, dass der Verwaltungsaufwand im täglichen Geschäft stetig zunimmt. Auf den zusätzlichen Aufwand durch neue Regularien durch den Gesetzgeber oder Kostenträger haben sie wenig Einfluss. Aber für die betriebsinternen Aufgaben gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um an der Effizienzschraube zu drehen. Zum Beispiel mit durchdachten Formularen, die dabei helfen, Arbeitsprozesse effizienter zu strukturieren. Mit dem Formulargenerator von Optica Omnia erhalten Hilfsmittelerbringende ein leistungsfähiges Werkzeug, um diese Formulare auch digital zu nutzen.

Ob Erhebungsbögen, Maßblätter, Protokolle für Änderungen oder Reklamation, Bestell- und Auftragsbestätigungen, Erprobungsberichte oder Beratungsbögen: Um Kund:innen optimal mit Hilfsmitteln versorgen zu können, müssen viele Daten und Informationen mithilfe der unterschiedlichsten Formulare erfasst und archiviert werden.

Hilfsmittelerbringende, die Optica Omnia als Branchensoftware nutzen, können alle Formulare, die sie individuell in ihrem Betrieb verwenden, unkompliziert digitalisieren und direkt in den jeweiligen Vorgängen in Omnia integrieren. Das Besondere daran: Die Formulare stehen dort nicht nur als einfacher Scan zur Verfügung, sondern lassen sich ausfüllen beziehungsweise werden von Omnia mit bereits vorhandenen Daten automatisch befüllt.

Der Formulargenerator: einfach, flexibel und effizient.

Um ein Formular, das in Papierform vorliegt, in Omnia nutzen zu können, sind nur wenige Klicks notwendig. Zunächst wird das Formular als PDF-Datei einfach in Omnia übertragen. Im Formulargenerator können nun Eingabefelder auf dem Formular definiert werden, zum Beispiel Name der Kund:innen, Datum oder Vorgangsnummer. Das Formular lässt sich dann nach Belieben Vorgängen oder Kund:innen zuordnen. Die kunden- oder vorgangsspezifische Daten, die bereits in Omnia vorhanden sind, werden automatisch in den entsprechenden Feldern des Formulars eingetragen.

Neben Feldern bietet der Formulargenerator auch solche für Bilder wie zum Beispiel Rezepte, die direkt in das Formular hochgeladen werden können. Auch ein Feld für Zeichnungen kann definiert werden – praktisch, wenn beispielsweise in einem Erhebungsbogen die entscheidenden körperlichen Merkmale für ein Hilfsmittel hevorgehoben werden sollen. Und mittels Unterschriftenpad, auf dem der Omnia-Nutzer seine:n Kund:in unterschreiben lässt, landet die Unterschrift ohne Umwege direkt im digitalen Dokument in Omnia.

Weniger Aufwand, mehr Zeit für die Kund:innen.

Mithilfe des Formulargenerators lassen sich digitale Formulare flexibel und individuell in wenigen Minuten erstellen und können dann in beliebig vielen Vorgängen verwendet werden. Zudem kann der Omnia-Anwender dem jeweiligen Formular eine oder mehrere HMV-Nummern zuordnen, so dass es nur angezeigt wird, sofern diese HMV-Nummern im Vorgang vorhanden und für diese Versorgung relevant sind. 

Durch die Nutzung in Omnia sparen Hilfsmittelerbringende Arbeitsschritte ein und dank der automatischen Ergänzung vorhandener Daten durch Omnia steigt die Arbeitseffizienz erheblich. Am Ende kommt das natürlich auch den Kund:innen zu Gute, da mehr Zeit für eine optimale Versorgung bleibt.

Fazit: Optica Omnia ist die All-in-one-Lösung für Hilfsmittelerbringende.

Der Formulargenerator ist eines der neuesten Features von Optica Omnia und zeigt, wie bedürfnisorientiert die Branchensoftware immer wieder weiterentwickelt wird. Optica Omnia gehört zu den leistungsfähigsten Branchensoftwarelösungen, die derzeit verfügbar sind und deckt alle Arbeitsprozesse ab. Hilfsmittelerbringende profitieren von wesentlich einfacheren Arbeitsschritten und einer deutlichen Entlastung im Arbeitsalltag – heute wie in Zukunft. Ob E-Rechnung, Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) oder weitere Entwicklungen im Gesundheitswesen: Mit Optica Omnia sind Hilfsmittelerbringende optimal für die kommende Digitalisierung aufgestellt.

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