Eine Software
für alle Aufgaben.

Optica Viva: die neue Software für alle Heilmittelerbringer:innen.
Vom Terminkalender bis zur Abrechnung: Mit Optica Viva können Sie alle Prozesse in Ihrer Praxis mit wenigen Klicks steuern und dabei Zeit und Aufwand sparen. Optica Viva ist intuitiv gestaltet und kann ohne Vorkenntnisse sicher bedient werden.
Funktionen, Features, Vorteile.
Ob Terminplan oder digitale Patientenakte, Rezeptverwaltung, Abrechnung oder Dokumentation: Optica Viva vereint alle relevanten Funktionen in einer Software, ist besonders einfach zu bedienen und bietet höchsten Schutz für sensible Daten. Das Besondere daran: Die Software kann ohne aufwendige Installation mit praktisch jedem Computer, Smartphone oder Tablet genutzt werden. Alles was Sie dafür benötigen ist ein Internetbrowser und eine Internetverbindung.
Von der Praxisgründung über das Filialnetz bis zur interdisziplinären Praxis: Die Software bleibt gleich. Dabei ist sie auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Fachausrichtungen zugeschnitten. Sie können ungestört in Ruhe oder mit dem ganzen Team arbeiten. Wer dabei welchen Zugang hat, entscheiden zu jeder Zeit nur Sie.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Einfaches Patientenmanagement
Karteikarten durchwühlen, um den letzten Bericht zu finden? Bei Optica Viva suchen Sie nicht; Sie finden! Durch perfekte Organisation haben Sie jederzeit alle Informationen zu Ihren Patient:innen im Blick. Mithilfe der Verlaufsdokumentation können sich Ihre Mitarbeiter:innen gegenseitig ohne Informationsverlust vertreten. Patienten- und Rezeptdaten können effizient über die eGK bzw. einen Barcode-Scanner erfasst werden. Die Briefvorlagen und eine elektronische Dokumentenablage unterstützen Sie zusätzlich.
Abrechnung
Optica Viva stellt Ihnen jederzeit aktuelle Tarife für alle Tarifregionen bereit. Mit integrierten Funktionen können Sie Zuzahlungen und Privatrezepte selbst abrechnen, Kostenvoranschläge und Mahnungen erstellen. Die Abrechnung der Rezepte ist über angeschlossene Abrechnungszentren oder per Direktabrechnung möglich.
Übersichtlicher Terminkalender & Terminsuche
Im übersichtlichen Terminkalender verwalten Sie die Therapietermine, Teamsitzungen, An- und Abwesenheiten der Therapeuten und andere Ereignisse. Senden Sie die Terminlisten per E-Mail oder drucken Sie sie aus. Den passenden Ferien- und Feiertagskalender liefern wir aktuell dazu. Außerdem können Ihre Patienten per SMS-Versand an den vereinbarten Termin erinnert werden. Eine Warteliste und eine komfortable Terminsuche unterstützen Sie zusützlich bei der Terminfindung.
Aufgabenverwaltung
Befreien Sie sich von gelben Klebezetteln und verwalten Sie Ihre Aufgaben mit Optica Viva. Erstellen Sie To-Do-Listen für sich oder delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter:innen. Die Software erinnert Sie rechtzeitig an die bevorstehenden Aufgaben und generiert automatische Erinnerungen für Dokumentation oder Abrechnung.
Absagemanagement
Mit den Möglichkeiten des Absagemanagement können Sie schnell auf ungeplante Ausfälle (Praxis, Therapeut) reagieren. Alle betroffenen Patienten können gesammelt über den Ausfall informiert werden, Kommunikationslisten helfen dabei den Überblick zu behalten und entlasten Ihren Empfang.
Statistik
Optica Viva hilft Ihnen, Ihre Praxisausrichtung und Kommunikation kontinuierlich zu verbessern. Die Daten sind nach Tag, Woche oder Jahr selektierbar. Mithilfe der Therapeutenstatistik können Sie ganz leicht und flexibel die Monatsabrechnung gestalten und Umsätze vergleichen. Außerdem erfahren Sie, mit welchen Ärzt:innen, Kostenträgern und Organisationen Sie am meisten zusammenarbeiten. Daraus ergeben sich Ihre Stärken und Chancen.
Anamnese & Dokumentation
Mit den umfangreichen Funktionen für Anamnese und Dokumentation können Sie Ihre Patientendokumentation ganz sicher digital erstellen und aufbewahren. Nutzen Sie dabei unter anderen digitale Anamnesebögen, Messreihen, um bestimmte Werte regelmäßig zu prüfen oder Bodycharts, auf denen Körperstellen, Schmerzpunkte und Symptome etc. markiert und beschriftet werden können. Funktionen wie ein Dokumentationsassistent, Textbausteine und ein elektronischer Therapieverlauf erleichtern Ihnen die Arbeit zusätzlich.
Mitarbeiterverwaltung
Optica Viva integriert Arbeitszeiterfassung, Gleizteitkonto und Urlaubskalender. Ihr Team kann seine Arbeitszeit direkt in der Praxissoftware mit wenigen Klicks erfassen - und Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Auch Gleitzeitkonten sind möglich. Optica Viva gibt Ihnen mit Urlaubskonten und Urlaubskalender außerdem ein adäquates Werkzeug an die Hand, den Urlaub und den Urlaubsanspruch einfach zu verwalten.
Individuelles Dashboard
Das individuelle Dashboard ist der Start in einen erfolgreichen Tag. Es ist mit allen Informationen bestückt, die Sie zur Organisation und Durchführung der Therapien an diesem Tag benötigen. Es bietet auch eine Übersicht Ihrer aktuellen Aufgaben und einen Ausblick auf den nächsten Tag.
Im- und Export von Daten
Importieren und exportieren Sie Ihre Daten ganz leicht mittels Tabellenkalkulation im .csv-Format. Dadurch vereinfacht Ihnen Optica Viva den Wechsel aus einer anderen Software. Sie müssen Ihre Daten nicht komplett neu eingeben, sondern fügen Sie mit wenigen Klicks ein. Die Exportfunktion hilft Ihnen, Serienbriefe an Patient:innen und Ärzt:innen zu senden.
Zentrale Ärztedatenbank
In Optica Viva ist eine zentrale Ärztedatenbank hinterlegt, die Ihnen die Anlage von Ärzten erleichtert und Arztdaten über Updates aus der zentralen Datenbank stets aktuell hält.
Finanzfunktionen
Ordnungsgemäßes Kassieren mit einer zertifizierten TSE (Technische Schutzeinrichtung) und Vorhalten der Daten für die Kassenschau (DSFinV-K) sind mit Optica Viva möglich. Die Software unterstützt Sie dabei, Zuzahlungen und andere Bareinnahmen richtig zu verbuchen, und offene Posten im Blick zu behalten. Journale, Kontenrahmen und Einnahmeprognosen mit Handlungsempfehlungen vervollständigen den Finanzbereich.
Auch ein DATEV-Export-Dienst sowie die Möglichkeit für Girocodes sind in Optica Viva integriert.
Online-Terminbuchung
Wann finden Ihre Patient:innen Zeit Termine zu buchen? In der Bahn, am Wochenende oder Abends. Mit der Online-Terminbuchung kann Ihre Praxis über ein Buchungsformular jederzeit Terminbuchungen entgegen nehmen. Spezifizieren Sie Leistungen für die Termine und binden Sie das Formular z.B. auf Ihrer Website ein, um Ihr Empfangsteam zu entlasten und den Patienten eine komfortable Terminbuchung rund um die Uhr zu ermöglichen.
Filialen
Nutzen Sie Optica Viva für beliebig viele Filialen - ohne Zusatzkosten. Wächst ihre Praxis, wächst Optica Viva ganz einfach mit.
Ressourcen-Verwaltung
Alles im Überblick! Mit dem Ressourcenkalenender lassen sich Therapieräume, Fuhrpark, Materialien, Geräte und alles weitere zuweisen oder buchen, was in Ihrer Praxis von mehreren Therapeut:innen benutzt wird. Die Ressourcen können Sie selbstständig erfassen und verwalten.
Terminsuche
Finden Sie schnell und komfortabel freie Termine. So schließen Sie die Lücken in Ihrem Kalender und können Patienten aus Ihrer Warteliste schnell nachrücken lassen.
Telemedizinische Leistungen
Kennzeichnen und verwalten Sie Termine, die als telemedizinischen Leistungen stattfinden. Optica Viva hält eine Vorlage zur Einwilligung in telemedizinische Behandlung für Sie vor und unterstützt Sie bei der Prüfung von Rezepten mit TML. Auch der Erhalt der Teilnahmebestätigung kann in der Software hinterlegt werden.
Eine integrierte Videotherapie wird die Funktionen zur Telemedizin zukünftig ergänzen.
Einfache Kommunikation mit Ärzten (TI/KIM)
Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur wird aktuell für Heilmittelerbringende ausgerollt. Physiotherapiepraxen können sich bereits anbinden und profitieren von einer vollen Integration des Kommunikaitonsdienstes KIM direkt in Optica Viva. Über KIM können Sie direkt mit einem oder einer an der TI angeschlossenen Arzt zu kommunizieren, um die Korrektur einer Verordnung zu bitten eine Dokumentation oder einen Bericht sicher zuzusenden oder Rückfragen zu Patienten zu stellen.
Wechseln Sie im Rahmen des Optica TI-Pakets zu Optica Viva, so können Sie Optica Viva für bis zu 6 Monate kostenfrei nutzen*.
*Um eine Doppelbelastung zu vermeiden bzw. zu vermindern können Sie, wenn Sie sich für den TI-Anschluss von Optica entscheiden (Vertragsschluss) und von Ihrer bisherigen Praxissoftware auf Optica Viva, die Praxissoftware unserer Tochtergesellschaft PRAXINO GmbH umsteigen, gegen Vorlage der Kündigungsbestätigung Ihres bisherigen Praxissoftwareanbieters sowie unserer TI-Vertragsschlussbestätigung bei der PRAXINO GmbH Optica Viva bis zur Beendigung des Praxissoftwarevertrages mit Ihrem bisherigen Anbieter, längstens jedoch für 6 Monate ab Anmeldung bei Optica Viva, kostenlos – Zusatzdienste ausgenommen – nutzen.
Einfache Kommunikation mit Patient:innen
Kommunizieren Sie mit Ihren Patient:innen über E-Mail und SMS. Versenden Sie Terminerinnerungen ganz automatisch und zu dem Zeitpunkt, wann Sie wollen. Individuell für jede:n Patient:in einstellbar.
Prüfung Ihrer Eingaben
Optica Viva überprüft Ihre Eingaben, um Absetzungen zu vermeiden. Dazu kontrolliert die Software, ob die Verordnungen richtig ausgestellt wurde und nach der Heilmittelrichtlinie richtig abgerechnet werden kann. Fristen und die Verordnungsmenge werden dabei genauso berücksichtigt, wie die Kombination von Diagnosegruppe und ICD-10-Code. Außerdem erkennt Optica Viva Tarifänderungen und hilft dabei, stets zu den aktuellen Tarifen abzurechnen. Auch werden nicht bearbeitete Kassen- und Privatrezepte sowie nicht gestellte Zuzahlungen geprüft. Die Software erinnert sie zudem an fehlende und ausstehende Therapieberichte.
Impressionen
Optica Viva ist benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist dabei entscheidend. Erhalten Sie hier Einblicke in Optica Viva und überzeugen Sie sich selbst.
Theralingua
Das sagen unsere Kund:innen
„Zu meinen Aufgaben in der Verwaltung gehört es auch, neue Mitarbeiter:innen in Optica Viva einzuarbeiten. Aus Erfahrung kann ich berichten, dass Optica Viva wirklich super selbsterklärend ist und man das Programm in kürzester Zeit verstanden hat. Es ist sehr übersichtlich, sehr einfach und verbessert unsere tägliche Arbeit.“
Nadine Kiene, kaufmännische Leitung Theralingua in Hamburg

Sicherheit
Höchster Schutz für Ihre Daten
Wir bieten Ihnen höchsten Schutz für Ihre sensiblen Daten. Datenschutz und -sicherheit sind Vertrauenssache! Ihre Patientenbezogenen Daten sind auch wirklich nur Ihnen bekannt.

Sicher in der Cloud
Wir nutzen die Vorteile eines Cloud-basierten Systems, um Optica Viva für Sie immer und überall mit ausreichenden Kapazitäten verfügbar zu halten, ohne dabei die Sicherheitsaspekte aus den Augen zu verlieren. Deshalb werden die Datencontainer in der Cloud zusätzlich nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt.

Daten und Dokumente verschlüsselt
Alle patientenbezogenen Daten und Dokumente wie Fotos, Anamnese- und Diagnosedateien werden nach höchsten Sicherheitsanforderungen verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur von den Praxismitarbeitern durch Eingabe eines individuellen Praxisschlüssels möglich. Eine Decodierung ohne den Sicherheitsschlüssel ist ausgeschlossen – auch für Optica Viva.

Mehrfach gegen Verlust gesichert
Dreifach hält besser! Deshalb sichern wir Ihre Daten in regelmäßigen Abständen vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands. Damit sind Ihre Patienten- und Therapiedaten sowie alle hochgeladenen Dokumente vor totalem Datenverlust geschützt und die Existenzgrundlage Ihrer Praxis garantiert.
Preise
Exakt nach Ihrem Bedarf: die Optica Viva Benutzerrollen
Ganz nach Ihren Bedürfnissen ist Optica Viva jederzeit monatlich erweiterbar oder kündbar.
Wir gehen andere Wege im Vertrieb, da wir keine Produktions- und Versandkosten von Werbematerial und Boxprodukten haben. Updates werden bei uns zentral durchgeführt. Die dadurch entstehenden Einsparungen spiegeln sich im Preis wieder. Wir bieten Ihnen die Software pro Benutzer und Monat an. Wir berechnen weder Installations-, Lizenz-, Backup- noch Cloudkosten. Einzig die Benutzerzugänge werden pro Monat berechnet. Unser Serviceversprechen: Bei Therapeuten-Zugängen, die nach dem 15. eines Monats eingerichtet werden, beginnt die Berechnung erst ab dem 1. des Folgemonats!
Mit den Optica Viva Benutzerrollen erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen im Praxisalltag Unterstützung - individuell und bedarfsgerecht.
Die Benutzerrollen im Überblick:
Praxisinhaber:in
38 €
pro Monat / Lizenz
Voller Funktionsumfang
- Termin- und Ressourcenkalender
- Dokumentation und Abrechnung
- Kontoverwaltung
Verwalter:in
38 €
pro Monat / Lizenz
Voller Funktionsumfang
- Termin- und Ressourcenkalender
- Therapiedokumentation
- Verwaltung und Abrechnung
(In Vollzeit)
Therapeut:in
30 €
pro Monat / Lizenz
Therapierechte
- Terminverwaltung und Kalender
- Therapiedokumentation
- Rezeptverwaltung
(In Teilzeit)
Therapeut:in
17 €
pro Monat / Lizenz
Therapierechte
- Terminverwaltung und Kalender
- Therapiedokumentation
- Rezeptverwaltung
Empfang
17 €
pro Monat / Lizenz
Für Rezeptionskräfte
- Terminverwaltung
- Patientenbetreuung
- reduzierter Umfang (keine Kalenderspalte)
Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. und pro Therapeut bei monatlicher Abrechnung.
Rabatt von 3 € pro Benutzer und Monat, wenn der entsprechende Benutzer Mitglied in einem der folgenden Verbände ist: Deutscher Bundesverband für Logopädie e. V. / Logo Deutschland e. V. (außer Empfang)
Optionale Zusatzleistungen
Kassendienst
Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung
12,50 €
pro Monat / Kasse
Direktabrechnung
1. IK: 35 € pro Monat, jede weitere IK 15€ pro Monat.
Dakota-Zertifikat: 60,- € für die ersten drei Jahre, danach 48,- € für jeweils weitere drei Jahre.
Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung
ab 35 €
pro Monat (zzgl. einmalige & jährliche Kosten)
SMS-Dienst
Keine Einrichtungsgebühr. Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung.
0,12 €
pro SMS
E-Mail-Dienst
kostenlos
Schulungen für Sie und Ihr Team
250,00 €
zzgl. MwSt.
Ihre Vorteile

Sofort Startklar
Als Cloud-Lösung muss Optica Viva nicht aufwendig installiert werden und ist sofort einsatzbereit. Alles, was Sie dafür benötigen sind ein aktueller Internetbrowser und eine Internetverbindung. Bei der Hardware haben Sie freie Wahl: Windows, MacOS, Linux iOS oder Android.

Mobil arbeiten
Sie entscheiden, ob Sie am Computer oder unterwegs mit Tablet oder Smartphone arbeiten. Die zentrale Datenspeicherung ermöglicht jederzeit den Wechsel zwischen den Endgeräten. Ob in der Praxis, auf einem Hausbesuch oder zu Hause: Eine Internetverbindung reicht aus.

TI-ready
Mit Optica Viva und dem Optica TI-Paket können Sie sofort von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren – zu einem attraktiven Preis und dank Online-Lösung ohne aufwendige Installation. Einfach mit PC, Smartphone oder Laptop einloggen und loslegen: der Kommunikationsdienst KIM ist bereits in Optica Viva integriert.
PRAXINO GmbH
Kontakt
Marienstraße 10
70178 Stuttgart
Kontakt zum Support für Kund:innen
E-Mail: support@opticaviva.de (8 bis 17 Uhr)
Ticket direkt aus Optica Viva: https://app.opticaviva.de/support/
Support-Telefon: 0711 99373-8540 (9:30 bis 12:30 Uhr und 13:30 bis 16:30 Uhr)