Fragen zu Optica Viva?
Hier bekommen Sie Hilfe!
FAQ: Optica Viva im Überblick
Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um die Praxissoftware Optica Viva.
Funktionen, Features und Vorteile: In diesem FAQ haben wir die häufigsten Fragen zur Praxissoftware Optica Viva zusammengetragen. Als moderne Praxissoftware für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie unterstützt sie Therapeut:innen bei allen wichtigen Aufgaben des Abeitsalltags einer Therapiepraxis.
Optica Viva ist eine Software der PRAXINO GmbH
Start mit Optica Viva
Welche Anmeldedaten bekomme ich?
Bei der Praxisaktivierung müssen Sie das PDF mit dem Sicherheitsschlüssel herunterladen und im Nachgang den Haken bei “Ich habe den Sicherheitsschlüssel …“ setzen.
Danach klicken Sie auf “Praxis aktivieren“ und im Anschluss daran wird die E-Mail mit einem Passwort-Setzen-Link versendet.
Kann ich den Strichcode auf der Verordnung mittels App per Handy oder Tablet einscannen?
Dieses Feature wird von Optica Viva leider (noch) nicht unterstützt. Sie können stattdessen aber mit einem handelsüblichen Barcode-Scanner, der an Optica Viva angeschlossen werden kann, den Strichcode einscannen. Unter dem Reiter Knowhow > Hilfe > Barcodelesegerät können Sie einsehen, welche Geräte kompatibel sind und erhalten Hinweise zur Einrichtung und Vorgehensweise.
Wie gelingt mir der Stammdaten-Datentransfer von Theorg zu Optica Viva?
Für einen möglichst reibungslosen Start mit Optica Viva bietet unser Kooperationspartner AGC einen Datenmigrationsservice an, den Sie bei der Bestellung von Optica Viva bereits mit anfragen können. Auf unserer Landingpage zum Service finden Sie alle weiteren Informationen und können hier den Service direkt anfragen: https://www.optica.de/software/optica-viva/optica-viva-wechselservice
Finanzen
Kann man mittels EC-Cash eine direkte Bezahlung in Optica Viva vornehmen?
Es gibt derzeit keine direkte Anbindung zu einem EC-Terminal direkt aus Optica Viva. Sie können nur die Zahlungsart aktivieren. Diese wird bei der Rechnungsstellung ausgewählt, danach wird manuell die Einzahlung gebucht.
Wie sieht das Kassenbuch aus?
Alle Infos zum Kassenbuch finden Sie über Knowhow > Hilfe > Kassenbuch.
Kann ich mehrere Kassen haben?
Ja, Sie können mehrere Kassen haben. Jede einsatzbereite Kasse kostet 12,50€ pro Monat.
Kann Optica Viva jetzt schon eRechnungen erhalten und auch verbuchen?
Nein leider ist und wird dies auch in Zukunft nicht möglich sein, da Optica Viva kein Buchhaltungsprogramm ist.
Gibt es eine günstige und gute Alternative für EC-Cash?
Aktuell können alternative Zahlungsanbieter wie sumup o.ä. noch nicht mit Optica Viva verbunden werden.
Welche Vorteile gibt mir das Kassenbuch genau?
Optica Viva unterstützt Sie bei der Erfüllung folgender Pflichten:
- Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle der Kasse
- Bereitstellen der TSE
- Signierung der Rechnung und Belege
- Ausdruckmöglichkeit der Rechnungen und Belege
- Unterstützung bei der Kassenführung
- Anmeldung der Kassen, sobald die Übermittlungsmöglichkeit besteht
- Export nach DSFinV-K bei der Kassennachschau
Wann kann die eRechnung von Optica Viva erstellt werden?
Die Praxen müssen nicht tätig werden, wir werden die Änderungen sukzessive vornehmen: Optica Viva wird die Rechnungen an seine Kunden im Laufe des Jahres 2024 auf eRechnung (kombiniert PDF und XML) umstellen. Im Laufe des Jahres 2025 werden wir die Ausgangsrechnungen der Praxis an Organisationen und private Kostenträger auf eRechnung (kombiniert PDF und XML) umstellen. Sobald weitere Details von den Kostenträger bekannt werden wird Optica Viva auch die Direktabrechnung erweitern.
Wie kann ich die Datev-Schnittstelle benutzen?
Den Dienst “DATEV“ können Sie über die Einstellungen aktivieren. Danach können Sie über Finanzen > Belegliste einen Export durchführen. Dabei wird eine csv erstellt, welche Sie an den Steuerberater übergeben müssen.
Termine & Kalender
Kann der Kalender auch vertikal / horizontal angezeigt werden bzw. geändert werden.
Nein, die Darstellung des Kalenders ist nur in der bekannten Anzeige möglich.
Kann der Optica Viva Kalender mit anderen Kalendern (Google Kalender, Doctorlib) verbunden werden?
Nein, das Verbinden des Optica Viva Kalenders mit anderen Kalendern ist noch nicht möglich.
Können die Ressourcen (Räume) im Kalender der Therapeut:innen farbig dargestellt werden?
Leider ist das farbige Darstellen der Ressourcen im Kalender der Therapeut:innen noch nicht möglich. Wir bemühen uns um eine baldige Umsetzung.
Gibt es Filtermöglichkeiten für den Kalender?
Noch gibt es keine Filtermöglichkeiten für den Kalender. Wir bemühen uns jedoch um eine baldige Umsetzung.
Kann die Therapeut:inn automatisch benachrichtigt werden (per SMS / Whatsapp / etc.), wenn deren Termine geändert werden?
Über Termine > Absage können Sie das Absagemanagement nutzen, falls ein Therapeut nicht anwesend ist. Per E-Mail oder SMS können die Patienten über eine Absage informiert werden.
Rezepte
Muss ich in einem Privatrezept einen ICD10 Code erfassen?
Bei Privatrezepten ist die Erfassung eines ICD10 Codes nicht notwendig.
Wie kann ich ein Privatrezept erfassen?
Über die Navigation am linken Bildrand müssen Sie die Liste der Privattarife über Verwaltung>Tarife öffnen. Um einen neuen Privattarif zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Neuer Tarif“. Die Verwaltung von Privatrezepten wird über Knowhow > Hilfe weiter beschrieben.
Dokumentationen
Gibt es (Dokument-) Vorlagen in Optica Viva?
Im Bereich Einstellungen > Vorlagen finden Sie alle verfügbaren Vorlagen. Neben Vorlagen für diverse Rechnungen und Anschreiben finden Sie auch Vorlagen für Mahnungen, Behandlungsverträge und viele mehr.
Gibt es einen automatisierten Datentransfer einzelner Patienten-Dokumente zu Optica Viva?
Ein automatisierter Datentransfer einzelner Patientendokumente ist nicht möglich, da es hier keinen einheitlichen Standard zwischen den verschiedenen Softwarelösungen gibt. Es gibt jedoch die Möglichkeit, Dokumente manuell im Patienten hochzuladen.
Kann die Software, statt ich selber, die Privatpreisliste in Optica Viva hinterlegen?
Leider kann die Software die Preislisten in Optica Viva noch nicht selbständig hinterlegen. Wir arbeiten jedoch an der Umsetzung dieses Features.
Kann ich meine Datei auch zu Lexoffice transferieren?
Die Datei sollte auch in Lexoffice importiert werden können.
Gibt es ein “Sprache zu Text“-feature direkt in Optica Viva?
Dieses Feature wird leider nicht unterstützt. Sie können alternativ die Diktierfunktion des Mobiltelefons nutzen. Das Problem hier: Datenschutz. Die Angaben könnten über eine Voice to Text Schnittstelle
Tutorials und Webinare: Optica Viva für Einsteiger und Fortgeschrittene
Auch wenn Optica Viva sehr intuitiv ist, erhalten Sie beim Einstieg und der täglichen Nutzung Unterstützung. Regelmäßig bietet PRAXINO deshalb regelmäßig kostenfreie Webinare für Einsteiger und Fortgeschrittene mit wechselnden Themen an. Umfassende Tutorials zu dem Grundlagen von Optica Viva finden Sie außerdem auf YouTube.
Mediathek
Optica Viva kennen lernen
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Anbieter des Datenmigrationsservice ist AGC – Beratung im Heilmittelbereich, Anke Gurk, Eberhardplatz 1B93354 Biburg
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In Kooperation mit unserem langjährigen und erfolgreichen Partner Physiobusiness Ahlhorn & Pschick bieten wir exklusive Software-Schulungen an, um Ihre Praxisverwaltung mit Optica Viva zu optimieren. Das erfahrene Team von Physiobusiness, Betreiber mehrerer Therapiezentren, teilt sein umfassendes und praxiserprobtes Wissen.
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Schulungspartner ist Physiobusiness Ahlhorn & Pschick GbR, Unterlindhofstr. 24 93173 Wenzenbach
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Buchen Sie sich einen Termin Ihrer Wahl für bei unseren Optica Viva Expert:innen und lassen Sie sich zu allen offenen Fragen beraten. Unser Team ist jederzeit für Sie da und freut sich darauf, Sie kennenzulernen.
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