Optica Viva Version 4.5

Die neue Version 4.5 integriert Arbeitszeiterfassung und ein Gleitzeitkonto in Optica Viva.

Release Note

Diese Funktionen sind neu

  • Neue Erweiterung: Arbeitszeiterfassung
  • Neue Erweiterung: Gleitzeitkonto
  • Neue Erweiterung: Urlaubskonto
  • Bugfixing

Arbeitszeiterfassung

Optica Viva bietet Ihnen nun die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen aufzuzeichnen. Die Pflicht dazu ist jüngst von einem Gericht bestätigt worden. Deshalb stellen wir Ihnen in Ihrer Praxissoftware genau dieses Werkzeug zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine reine Aufzeichnung der geleisteten Arbeit. Eine Erweiterung für ein Gleitzeitkonto finden Sie in einem weiteren Modul.

Über die neuen Benutzermodule (Verwaltung > Benutzer) können Sie bei Ihren Mitarbeiter:innen die Arbeitszeiterfassung aktivieren. In Zuge dessen erscheint auf dem Dashboard in der linken oberen Ecke die neue „Stechuhr“ als kleines Widget, welches dann die verschiedenen Buchungen wie Kommen, Pause, Dienstgang und Gehen einfach aufzeichnen kann. Dadurch, dass Optica Viva auch auf Mobilgeräten funktioniert, können die Benutzer:innen auch unterwegs auf die Zeiterfassung zugreifen.

Sie können die Arbeitszeiterfassung entweder im komfortablen Modus benutzen, der eine Veränderung der Zeitbuchung am gleichen Tag durch den oder die Bediener:in selbst zulässt, oder Sie stellen die zeitgenaue Buchung ein. Diese Einstellung gilt praxisweit. Nicht korrekt abgeschlossene Tage werden automatisch am Ende des Tages geschlossen und der bzw. die Benutzerin erhält eine Benachrichtigung mit der Bitte den Tag zu überprüfen. 

Im neuen Reiter „Arbeitszeiterfassung“ können Sie die getätigten Buchung überprüfen ggfs. verändern, löschen oder neue Buchungen hinzufügen. Von Benutzer:innen zeitlich veränderte Buchungen werden markiert. Monatsweise werden Summen der geleisteten Arbeit gebildet und diese können von Praxisinhaber:in, aber auch vom Benutzer als CSV- oder PDF-Datei exportiert werden.

Gleitzeitkonto

Das Modul Gleizeitkonto können Sie nutzen, wenn der Benutzer auch die Arbeitszeit aufzeichnet. Sie können dann über die Anwesenheit und die Arbeitszeiten pro Tag den Sollwert für die Tagesarbeitszeit festlegen. Die Festlegung nehmen Sie im Benutzerprofil vor.

Optica Viva rechnet dann automatisch die Zielwerte pro Tag aus, abhängig von Feiertagen & Urlauben. An letzteren Tagen wird der Soll- und der Istwert automatisch auf die volle Anzahl gesetzt. Damit ist es Ihnen auch möglich, darüber bei Stundenkräften oder Teilzeitkräften die exakte Höhe der Stunden zu bestimmen, inklusive Feiertage und Urlaub.

Ist die Gleitzeit bei einem/einer Benutzer:in aktiviert, werden Sollzeiten und der Saldo zu den Istwerten der Arbeitszeiterfassung hinzugefügt. Im Dashboard-Widget, im Bereich des oder der jeweiligen Benutzer:in in seinem Profil, aber auch in der Benutzerverwaltung. des Weiteren wird die CSV- oder PDF-Datei um die Sollwerte ergänzt.

Im Gleitzeitkonto können Sie, wie bereits im Urlaubskonto, Initialbuchung und Korrekturbuchung vornehmen. Ist ein Monat überprüft und freigegeben, können Sie die Werte durch den Monatsabschluss unveränderlich festschreiben.
 

Weitere Funktionen und Updates

  • Benutzerprofil: Reiter „Arbeitszeiten“ in „Anwesenheit“ umbenannt
  • Benutzerprofil: Feld zu Arbeitsstunden ist nun ein allgemeines Bemerkungsfeld
  • Urlaubskalender: Empfangsrolle kann den Kalender auch benutzen
  • Online-Termine: Zusätzlicher Empfänger der Benachrichtigung kann nun erfasst werden

Bugs

  • DATEV-Export: Fehler entfernt für Belege vor September 2021
  • Urlaubskalender: Bug in Safari behoben