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30 Prozent mehr? So kalkulieren Ergotherapeuten und Logopäden den Umsatz

Welchen Umsatz kann ich erwirtschaften? Vor dieser Frage stehen selbstständige Ergotherapeuten und Logopäden – gerade in Bezug auf die bundesweiten Höchstpreise. Mathias Gans erläutert, welche drei Schritte nötig sind.

2017 bis 2019 sind die Vergütungssätze für Ergotherapeuten und Logopäden je nach Kostenträger und Bundesland um ca. 30 Prozent gestiegen. Aber bedeuten diese Preissteigerung (Preislisten Ergotherapie und Preislisten Logopädie) sowie die bundeseinheitlichen Höchstpreise für Ihre Praxis auch einen höhreren Jahresumsatz? Es lohnt sich, das Umsatzpotenzial pro Therapeutin und Therapeut auf Basis der aktuellen Sätze neu zu kalkulieren. Wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen, erläutert Mathias Gans. Der Betriebswirt ist selbst Inhaber einer Ergotherapiepraxis und einer Praxis fpr Sprachtherapie/Logopädie. Er berät Heilmittel-Erbringer seit mehr als zehn Jahren rund um die erfolgreiche Praxisführung. Sein Wissen gibt der gelernte Ergotherapeut außerdem in Fachbüchern und in Seminaren weiter.


Umsatzkalkulation in drei Schritten

Der mögliche Jahresumsatz je Therapeutin und Therapeut hängt von drei Faktoren ab, auf denen folgende Beispielrechung basiert:

  • Arbeitszeit: 1.600 Stunden pro Jahr (40h Woche)
  • Direkte Umsatzzeit: 75% der Arbeitszeit
  • durchschnittlicher Umsatz pro Stunde: 66,00 € (ab Oktober 2019)

Jahresumsatz: 1600 h * 75 % * 66,00 €  = 79.200,00 €

Um einen tatsächlich belastbaren Wert zu erhalten, gilt es, die drei Faktoren "Arbeitszeit", "Umsatzzeit" und "Umsatz pro Stunde" für die eigene Person oder Praxis so präzise wie möglich zu ermitteln. Wie Sie dabei vorgehen, bringen die folgende Abschnitte auf den Punkt.
 

So ermitteln Sie die Arbeitsstunden pro Jahr

Die Ausgangsfrage lautet hier: Wie viele Wochen arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter pro Jahr? Um die Frage zu beantworten, gehen Sie zunächst von 52 Arbeitswochen aus. Ermitteln Sie nun die Wochen, in denen Sie oder Ihre Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit und Fortbildungen nicht arbeiten können. An diesen Werten können Sie sich orientieren:

  • Feiertage: ca. zwei Wochen
  • Urlaub: fünf bis sechs Wochen
  • Krankheit rund zwei Wochen
  • Fortbildung: ca. eine Woche

Gesamt: rund elf Wochen

Da die Anzahl der Feiertage zwischen den Bundesländern variiert und einige Feiertage auf Wochenenden fallen, geht man in der Regel von zwei Wochen bzw. zehn Tagen aus. Bei den Urlaubs- und Fortbildungstagen sollten Sie dagegen mit den genauen Werten in Ihrer Praxis rechnen. Als Existenzgründer können Sie sich an den oben genannten Werten orientieren. Das gilt auch für Krankheitstage: Hier sind zehn Tage pro Jahr und Mitarbeiter realistisch. Haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchschnittlich mehr oder weniger Krankheitstage, passen Sie den Wert entsprechend an. 

In unserem Beispiel ergeben sich folgende Arbeitswochen und Arbeitsstunden pro Jahr und Person:
52 Wochen minus 11 Wochen = 41 Arbeitswochen
41 Arbeitswochen mal 40 Wochenstunden = 1.640 Arbeitsstunden

Pro Vollzeitkraft (40h) und Jahr können Sie also von rund 1.640 Arbeitsstunden ausgehen. Aber wie groß ist der Anteil der Stunden, in denen tatsächlich Umsatz generiert wird?
 

So ermitteln Sie die Umsatzzeit

Die direkte Umsatzzeit ist die Zeit, in der Sie oder Ihre Mitarbeiter eine Dienstleitung erbringen, die Ihre Praxis abrechnet oder verkauft. In der ergotherapeutischen und logopädischen Praxis sind dies fast ausschließlich Einzelbehandlungen. Hinzu kommen Gruppentherapien, Parallelbehandlungen, Kurse, Beratungen sowie die Fahrtzeit zu Hausbesuchen (soweit es sich dabei nicht um den ersten oder letzten Weg am Arbeitstag handelt).

Demgegenüber stehen notwendige Arbeiten, um die genannten Behandlungsleistungen zu erbringen. In diesen Zeiten wird kein Umsatz generiert. Hierzu zählen die Vor- und Nachbereitung der Therapie, Arztberichte, Teambesprechungen, Terminorganisation und bewusst geplante "Pufferzeiten". Auch Ausfälle, die nicht mit anderen Patienten belegt werden können, sollten Sie hier berücksichtigen. Das Gleiche gilt für "Verschnitt-Zeiten", zum Beispiel wenn eine Lücke von 45 Minuten mit einer Therapie von 30 Minuten belegt wird.
 


Der Anteil der Umsatzzeit an der Gesamtarbeitszeit ist die relevanteste Stellschrauben für den Umsatz einer Ergotherapie- und Logopädiepraxis. Sie sollten sich ihrer wirtschaftlichen Bedeutung bewusst sein und sie vorgeben, steuern und regelmäßig kontrollieren.


 

Erfahrungswerte der Branche zeigen, dass der Anteil der Umsatzzeit an der Arbeitszeit zwischen 75 und 85 Prozent beträgt. Welcher Wert in Ihrer Praxis zutrifft, sollten Sie unbedingt individuell ermitteln oder ermitteln lassen. Ist für Sie diese Fragestellung völlig neu, führen Sie eine 4-wöchige Erhebungsphase durch: Sie und Ihre therapeutischen Mitarbeiter notieren dabei täglich, wofür die Arbeitszeit eingesetzt sind. Sortieren Sie diese Auswertung im Anschluss in "direkte Umsatzzeit" und "notwendige Arbeiten" und berechnen Sie den Anteil der direkten Umsatzzeit an der Gesamtzeit. An dieser Stelle kann es sich lohnen, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

Unabhängig davon, ob Sie die Umsatzzeit selbst oder mit externer Hilfe ermitteln: Für die Kalkulation des Jahresumsatzes benötigen Sie als dritten Faktor noch den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde. Darum geht es im nächsten Kapitel.
 

So ermitteln Sie den Umsatz pro Stunde

Was verkaufen Sie wem zu welchem Preis und wie oft – zum Beispiel eine sensomotorische Therapie einem gesetzlich versicherten Patienten zum Preis von 52,50 € oder eine logopädische Behandlung mit einer Behandlungslänge von 45 Minuten für einen Preis von 54,00 €. Mit einer Antwort auf diese Frage können Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde ermitteln. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:

  • Sie ermitteln stichprobenartig über einen definierten Zeitraum, welche Leistungen Sie abgeben
  • Sie nutzen die Statistik-Funktion in Ihrem Praxisverwaltungsprogramm
  • Als Optica-Kunde können Sie Statistiken zu den abgegebenen Leistungen im Kundenportal MeinOptica abrufen

Auch hier kann es sich lohnen, externe Unterstützung anzufordern.


Wenn Sie die Auswertung Ihres Praxisverwaltungsprogramms verwenden, achten Sie unbedingt darauf, welche Leistungen dort in die Gesamtmenge einfließen. Bei manchen Programmen wird beispielsweise das Kilometergeld berücksichtigt. Dies ist für die Berechnung des Umsatzes pro Stunde jedoch falsch.


 

Eine erste Orientierung bieten folgende Durchschnittswerte: In der Regel verkaufen ergotherapeutische und logopädische Praxen fast ausschließlich Einzeltherapien. Diese wiederum setzen sich wie folgt zusammen:

ErgotherapieLogopädie / Sprachtherapie
 
  • ca. 25% motorisch-funktionelle Behandlung (30 Min.)
  • ca. 55% sensomotorisch / perzeptive Behandlung (45 Min.)
  • ca. 5% Hirnleistungstraining (30 Min.)
  • ca. 5% psychisch-funktionelle Behandlung (60 Min.)
  • ca. 10% Wegezeit zu Hausbesuchen
 
 
  • ca. 5% Leistung Diagnostik (75 Min.)
  • ca. 77% Behandlung 45 Minuten
  • ca. 5% Behandlung 30 Minuten
  • ca. 5% Behandlung 60 Minuten
  • ca. 8% Wegezeit zu Hausbesuchen
 

Wenn Sie den Anteil dieser Hauptleistungen überschlagen und Ihre Privatpreise berücksichtigen, so können Sie Ihren Umsatz pro Stunde schon mit einer sehr hohen Genauigkeit ermitteln.

    Nehmen wir an, unsere Beispiel-Praxis erbringt durchschnittlich folgende Leistungen zu den voraussichtlichen Höchstpreisen zum 01.07.2019. Im Bundesdurchschnitt sind 90 Prozent der Patienten gesetzlich versichert und 10 Prozent privat versichert. Den Privatpatienten stellt die Beispiel-Praxis das 1,3 fache des Preises der gesetzlich Versichterten in Rechnung. In Orientierung an der Privatliquidation der Ärzte wäre das 1,8 fache richtig. Bitte entscheiden Sie selber, welchen Privatpreis Sie in Rechnung stellen.


    Umsatz pro Stunde durch gesetzlich versicherte Patienten

    Ergotherapie

    Leistung

    Behandlungslänge

    Preis

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Motorisch-funktionelle Behandlung 25%

    30 min

    38,50€

    90%

    17,33 €

    sensomotorisch / perzeptive Behandlung 55%

    45 min

    52,50€

    90%

    34,65€

    Hirnleistungstraining 5%

    30 min

    42,50€

    90%

    3,83€

    psychisch-funktionelle Behandlung 5%

    60 min

    65,00€

    90%

    2,93€

    Wegezeit zu Hausbesuchen 10%

    30 min

    10,00€

    90%

    1,80€

    Summe

     

     

     

    60,53€


    Logopädie / Sprachtherapie

    Leistung

    Behandlungslänge

    Preis

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Diagnostik 5%

    75 min

    85,00€

    90%

    3,06€

    Behandlung 77%

    45 min

    54,00€

    90%

    49,90€

    Behandlung 5%

    30 min

    35,00€

    90%

    3,15€

    Behandlung 5%

    60 min

    72,00€

    90%

    3,24€

    Wegezeit zu Hausbesuchen 8%

    30 min

    10,00€

    90%

    1,44€

    Summe

     

     

     

    60,79€

     


    Der Umsatzanteil pro Stunde einer Therapie wird folgendermaßen errechnet – hier am Beispiel "motorisch-funktionelle Behandlung für gesetzlich versicherte Patienten" dargestellt:
    Anteil an Gesamtleistungen (25 %) * Preis (38,50 €) * mögliche Menge pro Stunde (2) * Anteil GKV (90 %) = 17,33€. Die Excel-Vorlage zur Berechnung finden Sie hier.


     

    Umsatz pro Stunde durch Privatpatienten

    Ergotherapie

    Leistung

    Behandlungslänge

    Preis

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Motorisch-funktionelle Behandlung 25%

    30 min

    50,05€

    10%

    2,50€

    sensomotorisch / perzeptive Behandlung 55%

    45 min

    68,25€

    10%

    5,01€

    Hirnleistungstraining 5%

    30 min

    55,25€

    10%

    0,55€

    psychisch-funktionelle Behandlung 5%

    60 min

    84,50€

    10%

    0,42€

    Wegezeit zu Hausbesuchen 5%

    30 min

    13,00€

    10%

    0,26€

    Summe

     

     

     

    8,74€


    Logopädie / Sprachtherapie

    Leistung

    Behandlungslänge

    Preis

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Diagnostik 5%

    75 min

    110,50€

    10%

    0,44€

    Behandlung 77%

    45 min

    70,20€

    10%

    7,21€

    Behandlung 5%

    30 min

    45,50€

    10%

    0,46€

    Behandlung 5%

    60 min

    93,60€

    10%

    0,47€

    Wegezeit zu Hausbesuchen 5%

    30 min

    13,00€

    10%

    0,21€

    Summe

     

     

     

    8,78€

     

    Der durchschnittliche Umsatz pro Stunde durch GKV-Patienten liegt in unserer Beispiel-Praxis bei 60,53 Euro (Ergotherapie) und 60,79 Euro (Logopädie). Der durchschnittliche Umsatz pro Stunde durch Privatpatienten beträgt 8,74 Euro / 8,78 Euro. Insgesamt ergibt sich dadurch ein Stundenumsatz von 69,27 Euro für Ergotherapeuten und 69,57 Euro für eine logopädische / sprachtherapeutische Praxis.

    Bei der individuellen Berechnung für Ihre Praxis bedenken Sie sorgfältig die Verteilung unter den verschiedenen Behandlungsarten. Von wirtschaftlich besonderer Bedeutung ist der prozentuale Anteil der Wegezeit für Hausbesuche, da dieser von den Krankenkassen deutlich geringer vergütet wird.
     

    Ergebnis und Zusammenfassung

    Liegen alle drei notwendigen Werte vor, ist der mögliche Jahresumsatz einfach zu ermitteln. Die Rechnung für die Beispiel-Praxis lautet:

    • 1640 Arbeitsstunden pro Jahr (41 Arbeitswochen * 40 Wochenstunden)
    • 75% Umsatzzeit
    • 69 € durchschnittlicher Umsatz pro Stunde

    Jahresumsatz:  1.640 h * 75 % * 69 € = 84.870 €

    Die Berechnung des möglichen Jahresumsatzes auf diese Weise ist eine der Grundlagen betriebswirtschaftlicher Planung für Ihre Praxis. Für die Kalkulation der Einnahmen benötigen Sie nur wenige Faktoren, die Sie allerdings möglichst genau ermitteln sollten. Am schwierigsten ist dies sicherlich für den Anteil der Umsatzzeit an der Arbeitszeit. Mit unseren Rechenbeispielen und Erläuterungen haben Sie ein pragmatisches Hilfsmittel an der Hand, den Jahresumsatz Ihrer Praxis angesichts der Preiserhöhungen im GKV-Bereich neu zu berechnen. Besonders interessant ist danach natürlich der Vergleich mit dem tatsächlich erbrachten Umsatz aus dem Vorjahr.


     

    Antworten auf Ihre Fragen
    Haben Sie Fragen zur Umsatzkalkulation in einer Ergotherapie- oder Logopädie-Praxis? Unternehmensberater Mathias Gans erreichen Sie per E-Mail an mathias.gansgansplan.de und telefonisch unter 0176 24138671.

    Excel-Vorlage zum Herunterladen
    Die Excel-Vorlage, mit der Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde berechnen, können Sie hier kostenlos herunterladen


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