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Eine Frage von Zeit und Wissen

Warum einen Dienstleister beauftragen, wenn die Abrechnung auch einfach selbst gemacht werden kann? Zum Beispiel deshalb, weil es so einfach doch nicht ist – wie ein Beispiel aus Bayern zeigt.

Das Versprechen des Vertreters klang verlockend: „Zeit beim Papierkram sparen und genial günstig abrechnen!“ Schließlich gehört eine gute Praxisverwaltungssoftware heutzutage in jede moderne Praxis. Wenn damit dann auch noch die Abrechnung mit den Krankenkassen schneller und vor allem preiswerter abgewickelt werden könnte, hätte das wohl auch das Richtige für das Therapie-Zentrum-Reuter im oberbayerischen Branneburg sein können. „Das schien alles sehr plausibel zu sein und hat sich wahnsinnig einfach angehört“, berichtet Katja Reuter vom Besuch des Vertreters Anfang vergangenen Jahres in der Praxis ihres Mannes. Eine Software, die die ganze lästige Abrechnung quasi automatisch macht? Was will man mehr!

Allein: Als ganz so stark wie versprochen stellte sich die angepriesene Software doch nicht heraus. Zwar hätte sich Reuter, die sich in der Praxis um die Verwaltung kümmert, nun tatsächlich die Kosten für das Abrechnungszentrum sparen können, die Hoffnung, dass die neue Software aber auch noch Zeit sparen könnte, erwies sich leider als trügerisch. Denn pro Rezept brauchte sie nunmehr rund eine Viertelstunde – und damit zwei- bis dreimal so lange wie zuvor. So stimmten die Preise oftmals nicht, Ausnahmen waren nicht hinterlegt, letztlich musste jede einzelne Abrechnung manuell korrigiert werden. Bei Fragen erwies sich die Hotline des Anbieters zudem als keine große Hilfe. Während sie vorher alles über ein Abrechnungszentrum abwickeln konnte, hatte sie es plötzlich mit zwölf Rechnungsprüfstellen zu tun. „Wer all diese Zeit auf die Personalkosten umlegt, stellt ganz schnell fest, dass das nicht rentabel ist“, so die gelernte Betriebswirtin.

Das sieht manch ein Praxisinhaber freilich anders. Auch in den Foren der Therapeuten herrscht ein regelrechter Glaubenskrieg über die Frage, ob man mit Hilfe einer solchen Abrechnungssoftware alles selbst machen oder dies nicht besser den Profis überlassen sollte. So appelliert „Wonderwoman“ zum Beispiel im Forum von Physio.de: „Leute, selbst abrechnen ist so leicht. Wieso gebt ihr noch brav das Geld beim Abrechnungszentrum ab? Also ich verstehe das nicht.“ Während der User „McMiki“ zu bedenken gibt: „Mach in der Zeit lieber zwei HB. Dann hast du die Zeit sinnvoller verbracht als mit Abrechnung!“

Der Aufwand, Abrechnungen selbst zu machen, und der damit verbundene Kostenfaktor werden meist falsch kalkuliert.
Ralf Jentzen, Unternehmensberater
Abrechnungen sind wie die Steuererklärung

Was ist also richtig? Was ist zu empfehlen? Letztlich sei die Beantwortung dieser Frage gar nicht so schwierig, wie es auf den ersten Blick scheine, meint der auf Heilmittelberufe spezialisierte Unternehmensberater Ralf Jentzen. Denn vor einer ähnlichen Frage steht jeder Praxisinhaber auch am Ende des Jahres, wenn die Steuererklärung gemacht werden muss. Nichts spricht dagegen, sie selbst zu machen, wenn man es fachlich kann, gerne machen möchte und tatsächlich die Zeit dafür hat. Falls einer der Punkte nicht gegeben sein sollte, ist es nach Meinung des Unternehmensberaters eher empfehlenswert, die Arbeit auszugliedern. Das Gleiche gelte beim Thema Abrechnungen. „Ich empfehle jedem sehr, das gut durchzurechnen und sich nicht von den Verheißungen mancher Anbieter blenden zu lassen. Denn klar ist: Das selbst zu machen bedeutet in jedem Fall sehr viel Arbeit“, so der Experte. Zumal es auch nicht ausreicht, sich einmalig in das Thema einzuarbeiten. Denn Abrechnungswissen ist sehr kurzlebig, so dass regelmäßig Fortbildungen eingeplant werden müssen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Ansonsten drohen Absetzungen, und die können schnell ins Geld gehen.

Gerade Praxisinhaber, die ihre Energie nicht in Verwaltung und Abrechnung stecken wollen, wissen es zu schätzen, wenn sie die oftmals ungeliebten Arbeiten abgeben können. Aber auch das Delegieren dieser Tätigkeiten an einen qualifizierten Mitarbeiter ist nicht unbedingt eine zufriedenstellende Lösung. Es droht nämlich immer die Gefahr, dass dieser Mitarbeiter ausfällt, sei es durch Urlaub, Krankheit oder gar Jobwechsel.
Für die Reuters mit ihrem kleinen Therapiezentrum in Branneburg war jedenfalls schnell klar, dass sie den Fehler schnell korrigieren und wieder zu ihrem alten Abrechnungszentrum zurückkehren würden, mit dem sie schließlich zuvor nie irgendwelche Probleme gehabt hatte. „,Never change a running system‘ heißt es doch immer“, meint Katja Reuter lachend, „ich hätte gleich darauf hören sollen.“

Fünf Gründe, warum sich ein Abrechnungszentrum lohnt.

1. Wissen muss nicht selbst erarbeitet werden.

Zum Beispiel Basiswissen in Finanzbuchhaltung, Vorwissen zum Heilmittelkatalog, Kenntnisse zu kassenindividuellen Vorgaben, Rechnungsstellung, Erstellung eines maschinenlesbaren Abrechnungssatzes nach § 302 SGB V. 

2. Geringerer Zeitaufwand

Verordnungsprüfung, Erstellung der Abrechnungsdatensätze, Beschaffung aktueller Preislisten der Kassen, Codierung, Taxierung, Absetzungen bearbeiten – all das kostet Zeit. Und Zeit ist Geld.

3. Schutz vor Absetzungen​​​​​​​

Ein Vorteil eines Abrechnungszentrums ist es, dass bei ihm weitgehend die Verantwortung liegt, dass Verordnungen korrekt abgewickelt werden. Im umgekehrten Fall haftet der Praxisinhaber persönlich.

4. Honorar wird vorfinanziert​​​​​​​

Die Auszahlung des Lohns findet erst am Zahlungstag der Krankenkasse statt. Dieser kann sich je nach Kasse auch über einen Monat hinziehen. Das erschwert die pünktliche Zahlung der Praxisabgaben wie Lohn und Miete.

5. Kompetenter Partner

Ein gutes Abrechnungszentrum bietet Hilfe bei allen Fragen und Problemen, sei es mit einer Hotline oder hilfreichen Tools und einem qualifizierten Serviceteam. 

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