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Neue Preise, alte Frage: Wie Sie den Jahresumsatz kalkulieren

Welchen Umsatz kann ich erwirtschaften? Vor dieser Frage stehen alle selbstständigen Physiotherapeuten und Praxisinhaber – gerade nach den Preiserhöhungen 2018. Mathias Gans erläutert, welche drei Schritte nötig sind.

2017 bis 2019 sind die Vergütungssätze für Physiotherapeuten je nach Kostenträger um 15 bis 30 Prozent gestiegen. Aber bedeutet diese Preissteigerung für Ihre Praxis auch einen höhreren Jahresumsatz? Es lohnt sich, das Umsatzpotenzial pro Therapeutin und Therapeut auf Basis der aktuellen Sätze neu zu kalkulieren. Wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen, erläutert Mathias Gans. Der Betriebswirt ist selbst Inhaber zweier Praxen und berät Heilmittel-Erbringer seit mehr als zehn Jahren rund um die erfolgreiche Praxisführung. Sein Wissen gibt der gelernte Therapeut außerdem in Fachbüchern und in Seminaren weiter.


Umsatzkalkulation in drei Schritten

Der mögliche Jahresumsatz je Therapeutin und Therapeut hängt von drei Faktoren ab, auf denen folgende Beispielrechung basiert:

  • Arbeitszeit: 1.600 Stunden pro Jahr
  • Direkter Umsatz: in 85% der Arbeitszeit
  • durchschnittlicher Umsatz pro Stunde: 60,00 €

Jahresumsatz: 1600 h * 85 % * 60,00 €  = 81.600,00 €

Um einen tatsächlich belastbaren Wert zu erhalten, gilt es, die drei Faktoren "Arbeitszeit", "Umsatzzeit" und "Umsatz pro Stunde" für die eigene Person oder Praxis so präzise wie möglich zu ermitteln. Wie Sie dabei vorgehen, bringen die folgende drei Kapitel auf den Punkt.
 

So ermitteln Sie die Arbeitsstunden pro Jahr

Die Ausgangsfrage lautet hier: Wie viele Wochen im Jahr arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter pro Jahr? Um die Frage zu beantworten, gehen Sie zunächst von 52 Arbeitswochen aus. Ermitteln Sie nun die Wochen, in denen Sie oder Ihre Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit und Fortbildungen nicht arbeiten können. An diesen Werten können Sie sich orientieren:

  • Feiertage: ca. zwei Wochen
  • Urlaub: fünf bis sechs Wochen
  • Krankheit rund zwei Wochen
  • Fortbildung: ca. eine Woche

Gesamt: rund elf Wochen

Da die Anzahl der Feiertage zwischen den Bundesländern variiert und einige Feiertage auf Wochenenden fallen, geht man in der Regel von zwei Wochen bzw. zehn Tagen aus. Bei den Urlaubs- und Fortbildungstagen sollten Sie dagegen mit den genauen Werten in Ihrer Praxis rechnen. Als Existenzgründer können Sie sich an den oben genannten Werten orientieren. Das gilt auch für Krankheitstage: Hier sind zehn Tage pro Jahr und Mitarbeiter realistisch. Haben Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchschnittlich mehr oder weniger Krankheitstage, passen Sie den Wert entsprechend an. 

In unserem Beispiel ergeben sich folgende Arbeitswochen und Arbeitsstunden pro Jahr und Person:
52 Wochen minus 11 Wochen = 41 Arbeitswochen
41 Arbeitswochen mal 40 Wochenstunden = 1.640 Arbeitsstunden

Pro Person und Jahr können Sie also von rund 1.640 Arbeitsstunden ausgehen. Aber wie groß ist der Anteil der Stunden, in denen tatsächlich Umsatz generiert wird? Darum geht es im nächsten Kapitel.
 

So ermitteln Sie die Umsatzzeit

Die direkte Umsatzzeit ist die Zeit, in der Sie oder Ihre Mitarbeiter eine Dienstleitung erbringen, die Ihre Praxis abrechnet oder verkauft. In der physiotherapeutischen Praxis fallen darunter unter anderem Einzel- und Gruppentherapien, Kurse, Beratungen, die Betreuung im Gerätebereich sowie die Fahrtzeit zu Hausbesuchen (soweit es sich dabei nicht um den ersten oder letzten Weg am Arbeitstag handelt).

Demgegenüber stehen notwendige Arbeiten, um die genannten Behandlungsleistungen zu erbringen. In diesen Zeiten wird kein Umsatz generiert. Hierzu zählen die Vor- und Nachbereitung der Therapie, Arztberichte, Teambesprechungen, Terminorganisation und bewusst geplante "Pufferzeiten". Auch Ausfälle, die nicht mit anderen Patienten belegt werden können, sollten Sie hier berücksichtigen. Das Gleiche gilt für "Verschnitt-Zeiten", zum Beispiel wenn eine Lücke von 30 Minuten mit einer Therapie von 20 Minuten belegt wird.
 


Der Anteil der Umsatzzeit an der Gesamtarbeitszeit ist die erste von zwei relevanten Stellschrauben für den Umsatz einer Physiotherapie-Praxis. Sie sollten sich ihrer wirtschaftlichen Bedeutung bewusst sein und sie vorgeben, steuern und regelmäßig kontrollieren.


 

Erfahrungswerte der Branche zeigen, dass der Anteil der Umsatzzeit an der Arbeitszeit zwischen 80 und 90 Prozent beträgt – einige Praxen erreichen 95 Prozent. Welcher Wert in Ihrer Praxis zutrifft, sollten Sie unbedingt individuell ermitteln oder ermitteln lassen. Ist für Sie diese Fragestellung völlig neu, führen Sie eine 4-wöchige Erhebungsphase durch: Sie oder Ihre Mitarbeiter notieren dabei täglich, wofür die Arbeitszeit eingesetzt sind. Sortieren Sie diese Auswertung im Anschluss in "direkte Umsatzzeit" und "notwendige Arbeiten" und berechnen Sie den Anteil der direkten Umsatzzeit an der Gesamtzeit. An dieser Stelle kann es sich lohnen, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

Unabhängig davon, ob Sie die Umsatzzeit selbst oder mit externer Hilfe ermitteln: Für die Kalkulation des Jahresumsatzes benötigen Sie als dritten Faktor noch den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde. Darum geht es im nächsten Kapitel.

So ermitteln Sie den Umsatz pro Stunde

Was verkaufen Sie wem zu welchem Preis und wie oft – zum Beispiel eine manuelle Therapie für einen Patienten der AOK zum Preis von 22,55 € oder eine Lymphdrainage für einen Privatpatienten zum Preis von 53,00 €? Mit einer Antwort auf diese Frage können Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde ermitteln. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten:

  • Sie ermitteln stichprobenartig über einen definierten Zeitraum, welche Leistungen Sie abgeben
  • Sie nutzen die Statistik-Funktion in Ihrem Praxisverwaltungsprogramm
  • Als Optica-Kunde können Sie Statistiken zu den abgegebenen Leistungen im Kundenportal MeinOptica abrufen

Auch hier kann es sich lohnen, externe Unterstützung anzufordern. Die Kosten dafür bewegen sich in der Regel im dreistelligen Bereich.


Wenn Sie die Auswertung Ihres Praxisverwaltungsprogramms verwenden, achten Sie unbedingt darauf, welche Leistungen dort in die Gesamtmenge einfließen. Bei manchen Programmen wird beispielsweise das Kilometergeld berücksichtigt. Dies ist für die Berechnung des Umsatzes pro Stunde jedoch falsch.



Eine erste Orientierung bieten folgende Durchschnittswerte: In der Regel verkauft eine physiotherapeutische Praxis ohne besonderen Schwerpunkt zu mindestens 90 Prozent Einzeltherapien. Diese wiederum setzen sich wie folgt zusammen:

  • 25 bis 40Prozent Krankengymnastik
  • 25 bis 50 Prozent Manuelle Therapie
  • 10 bis 20 Prozent Massage
  • 10 bis 20 Prozent Lymphdrainage
  • 5 bis 10 Prozent sonstiges

Verfügt die Praxis über eine Therapiefläche mit Geräten, kommen diese Umsätze noch dazu. Außerdem gilt: Im Bundesdurchschnitt sind zehn Prozent der Patienten privat versichert.
Wenn Sie den Anteil dieser Hauptleistungen überschlagen und Ihre Privatpreise berücksichtigen, so können Sie Ihren Umsatz pro Stunde schon mit einer Genauigkeit von bis zu 90 Prozent ermitteln.

    Nehmen wir an, unsere Beispiel-Praxis erbringt durchschnittlich folgende Leistungen zu den Preisen der AOK Baden-Württemberg vom 28.1.2019. Wie im Bundesdurchschnitt sind 90 Prozent der Patienten gesetzlich versichert und 10 Prozent privat versichert. Privatpatienten stellt die Beispiel-Praxis das 1,55 fache der AOK-Preise in Rechnung.


    Umsatz pro Stunde durch gesetzlich versicherte Patienten

    Leistung

    Behandlungslänge

    Preis

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Massage 10%

    20 min

    13,29€

    90%

    3,59 €

    KG 35%

    20 min

    19,33€

    90%

    18,27€

    MT 40%

    20 min

    22,55€

    90%

    24,35€

    Lymphdrainage 15%

    45 min

    34,20€

    90%

    6,16€

    Summe

     

     

     

    52,37€

     


    Der Umsatzanteil pro Stunde einer Therapie wird folgendermaßen errechnet – hier am Beispiel "Massage für gesetzlich versicherte Patienten" dargestellt:
    Anteil an Gesamtleistungen (10 %) * Preis (13,29 €) * mögliche Menge pro Stunde (3) * Anteil GKV (90 %) = 3,59€. Die Excel-Vorlage zur Berechnung finden Sie hier.


     

    Umsatz pro Stunde durch Privatpatienten

    Leistung

    Behandlungslänge
     

    Privatpreise

    Anteil

    Umsatzanteil
    pro h

    Massage 10%

    20 min

    20,60€

    10%

    0,62€

    KG 35%

    20 min

    29,96€

    10%

    3,15€

    MT 40%

    20 min

    34,95€

    10%

    4,19€

    Lymphdrainage 15%

    45 min

    53,01€

    10%

    1,06€

    Summe

     

     

     

    9,02€

     


    Im Beispiel haben wir für Massage, KG und MT eine Behandlungszeit von jeweils 20 Minuten angenommen. Bei einer Behandlungslänge von 25 Minuten würde sich der durchschnittliche Umsatz auf 50,55 € reduzieren. Damit ist die Behandlungslänge die zweite relevante Stellschraube für den möglichen Umsatz einer physiotherapeutischen Praxis.


     

    Der durchschnittliche Umsatz pro Stunde durch GKV-Patienten liegt in unserer Beispiel-Praxis bei 52,63 Euro. Der durchschnittliche Umsatz pro Stunde durch Privatpatienten beträgt 9,02 Euro. Insgesamt ergibt sich dadurch ein Stundenumsatz von 61,38 Euro.

    Bei der individuellen Berechnung für Ihre Praxis sollten Sie noch folgende Grundlagen beachten:

    • Der Umsatz durch Passivleistungen wie Fango erhöht den durchschnittlicher Umsatz.
    • Die Fahrtzeit zu Hausbesuchen wird zwar vergütet, reduziert in der Regel aber den durchschnittlicher Umsatz.
    • Der Umsatz auf der "Gerätefläche" muss gesondert berechnet werden. Hier ist entscheidend, wie viele Patienten die Dienstleistung gleichzeitig zu welchem Preis nutzen.
    • Der berechnete durchschnittliche Umsatz basiert auf der Annahme, dass alle Mitarbeiter durchschnittlich die gleichen Leistungen erbringen. In der Praxis ist jedoch entscheidend, ob eine Therapeutin oder ein Therapeut beispielsweise Manuelle Therapie abgeben darf. Deshalb können Sie auch eine Kalkulation individuell pro Mitarbeiter erstellen. Die sollte zur Vereinfachung allerdings erst im zweiten Schritt erfolgen.

     

    Ergebnis und Zusammenfassung

    Liegen alle drei notwendigen Werte vor, ist der mögliche Jahresumsatz einfach zu ermitteln. Die Rechnung für die Beispiel-Praxis lautet:

    • 1640 Arbeitsstunden pro Jahr (41 Arbeitswochen * 40 Wochenstunden)
    • 85% Umsatzzeit
    • 61,38 € durchschnittlicher Umsatz pro Stunde

    Jahresumsatz:  1.640 h* 85 % * 61,38 € = 84.169,72 €

    Die Berechnung des möglichen Jahresumsatzes auf diese Weise ist eine der Grundlagen betriebswirtschaftlicher Planung für Ihre Praxis. Für die Kalkulation der Einnahmen benötigen Sie nur wenige Faktoren, die Sie allerdings möglichst genau ermitteln sollten. Am schwierigsten ist dies sicherlich für den Anteil der Umsatzzeit an der Arbeitszeit. Mit unseren Rechenbeispielen und Erläuterungen haben Sie ein pragmatisches Hilfsmittel an der Hand, den Jahresumsatz Ihrer Praxis angesichts der Preiserhöhungen im GKV-Bereich neu zu berechnen. Besonders interessant ist danach natürlich der Vergleich mit dem tatsächlich erbrachten Umsatz aus dem Vorjahr.


     

    Antworten auf Ihre Fragen
    Haben Sie Fragen zur Umsatzkalkulation in einer Physiotherapie-Praxis? Unternehmensberater Mathias Gans erreichen Sie per E-Mail an mathias.gansgansplan.de und telefonisch unter 0176 24138671.

    Excel-Vorlage zum Herunterladen
    Die Excel-Vorlage, mit der Sie den durchschnittlichen Umsatz pro Stunde berechnen, können Sie hier kostenlos herunterladen

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