Gut vorgesorgt in Krisenfällen – Wie bereite ich mein Unternehmen auf Krisen vor? Was zuerst kompliziert klingt, ist im ersten Schritt ganz einfach, weiß Rechtsanwalt Dr. Dr. Thomas Ruppel und erklärt, wie es geht.
Gleich vorweg: Wir reden natürlich nicht von einem echten Koffer, indem Sie ihre wichtigsten Unterlagen aufbewahren. Und wir reden auch nicht davon, die Vorratskammer aufzustocken oder die Vorräte an Toilettenpapier. Vielmehr geht es darum, Ihnen praxisnahe Tipps an die Hand zu geben, wie Sie ihr Unternehmen auf eine Krise vorbereiten. Denn oft fehlt die richtige Vorsorge, obwohl das gar nicht so schwer ist, wie es zuerst einmal klingt.
In den meisten Fällen ist eine Krise eine persönliche, also beispielsweise die Erkrankung des Inhabers oder eines leitenden Mitarbeiters, die über umfangreiches Unternehmenswissen verfügen. Ihr Ausfall kann herbe wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen, wenn das Unternehmen auf eine solche Krise nicht vorbereitet ist.
In den seltensten Fällen sind Krisenszenarien weltweite Pandemien, wie wir sie momentan erleben. Trotzdem gilt: Unsere vorbereitenden Tipps helfen Ihnen in jedem Fall, Ihr Unternehmen zu schützen. Und vielleicht ist gerade die jetzige Krise eine Gelegenheit, die eigene Vorsorge zu hinterfragen.
Der „Notfallkoffer“ ist die richtige Vorsorge in Krisenfällen. Am wichtigsten ist es, dass sichergestellt wird, dass das Unternehmen auch bei Ausfall leitender Mitarbeiter oder des Inhabers weiter laufen kann. Deswegen sollte man sich im Vorfeld diese Fragen stellen:
Das klingt schon ganz gut, aber wie sieht das konkret aus? Worum muss ich mich kümmern?
Dabei helfen folgende praxisnahe Fragen:
Tipp! Unternehmen sind sehr unterschiedlich aufgebaut. Notieren Sie deshalb ggf. weitere Fragen, die im Falle einer Krise wichtig werden können.
Die Frage, wie und wo Unterlagen aufbewahrt werden, ist sehr individuell und abhängig davon, wie groß der Betrieb ist. Wir erleben oft, dass Bankschließfächer genutzt werden. Aber gerade, wenn ein Inhaber verstirbt, ist das eine schlechte Aufbewahrung, weil sich die Banken in aller Regel weigern, den Inhalt sofort verfügbar zu machen. Deshalb bietet es sich an, Unterlagen bei einer Clearingstelle aufzubewahren. Das können Ehepartner, nahe Verwandte, aber Anwälte sein, die die Unterlagen aufbewahren. Keinesfalls sollten Sie die Unterlagen in Ihren Geschäftsräumen aufbewahren.
Wir sprechen immer von Unterlagen. Dabei ist aber keineswegs immer nur Papier gemeint. Sie können Prozesse, Passwörter, Vollmachten und Co. auch auf einer Festplatte oder einem USB-Stick sichern. Wichtig ist nur, dass Sie sensible Daten entsprechend schützen.
Die wichtigsten Unterlagen sind nach unserer Erfahrung:
Der letzte und zugleich wichtigste Tipp: Jederzeit aktuell halten
Wenn Sie die Unterlagen einmal zusammengestellt haben, ist das oberste Gebot: Pflegen! Es ist wichtig, die Dokumentation immer so aktuell wie möglich zu halten, damit im Krisenfall schnell und richtig reagiert werden kann.
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