Notfallkoffer für Ihr Unternehmen – Vorsorge für den Krisenfall

Gleich vorweg: Wir reden natürlich nicht von einem echten Koffer, indem Sie ihre wichtigsten Unterlagen aufbewahren. Und wir reden auch nicht davon, die Vorratskammer aufzustocken oder die Vorräte an Toilettenpapier. Vielmehr geht es darum, Ihnen praxisnahe Tipps an die Hand zu geben, wie Sie ihr Unternehmen auf eine Krise vorbereiten. Denn oft fehlt die richtige Vorsorge, obwohl das gar nicht so schwer ist, wie es zuerst einmal klingt.

Was ist mit Krisenfall gemeint?

In den meisten Fällen ist eine Krise eine persönliche, also beispielsweise die Erkrankung des Inhabers oder eines leitenden Mitarbeiters, die über umfangreiches Unternehmenswissen verfügen. Ihr Ausfall kann herbe wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen, wenn das Unternehmen auf eine solche Krise nicht vorbereitet ist. 

In den seltensten Fällen sind Krisenszenarien weltweite Pandemien, wie wir sie momentan erleben. Trotzdem gilt: Unsere vorbereitenden Tipps helfen Ihnen in jedem Fall, Ihr Unternehmen zu schützen. Und vielleicht ist gerade die jetzige Krise eine Gelegenheit, die eigene Vorsorge zu hinterfragen.

Was sollte in meinen „Notfallkoffer“?

Der „Notfallkoffer“ ist die richtige Vorsorge in Krisenfällen. Am wichtigsten ist es, dass sichergestellt wird, dass das Unternehmen auch bei Ausfall leitender Mitarbeiter oder des Inhabers weiter laufen kann. Deswegen sollte man sich im Vorfeld diese Fragen stellen: 

• Was ist, wenn ich als Inhaber oder ein leitender Mitarbeiter ausfällt? Kann das Unternehmen erfolgreich weitergeführt werden?
• Wie kann ich sicherstellen, dass das nötige Wissen zur Unternehmensführung weitergegeben wird, wenn der Krisenfall eintritt?
  Wichtig! Dieses Wissen sollte nicht vorher geteilt werden, da sonst Nachteile entstehen können.
• Wie sind die Abläufe/Prozesse im Unternehmen? Sind diese fixiert?
  Tipp! Denken Sie die Abläufe einer Woche durch und notieren Sie sich diese.

Das klingt schon ganz gut, aber wie sieht das konkret aus? Worum muss ich mich kümmern?

Dabei helfen folgende praxisnahe Fragen: 

• Wer hat Schlüssel zu den Räumlichkeiten? Sind Ersatzschlüssel hinterlegt?
• Gibt es eine geschützte Passwortliste? 
• Wer hat Zugang zum Terminkalender?
• Wer hat Administratorrechte auf den IT-Systemen und kann gegebenenfalls, Anpassungen vornehmen?
• Ist die Arbeit jedes Mitarbeiters dokumentiert, sodass im Zweifel nachvollzogen werden kann, was als nächstes ansteht, sodass ein anderer Mitarbeiter einspringen kann?
• Wer ist berechtigt, Mitarbeiter an- bzw. abzumelden – sei es bei den Kassen oder Versicherungen? Fehlende Mitteilungen können zu Abrechnungsbetrug führen.
• Wer hat Zugang zu den Arbeitsverträgen?
• Wer ist für die Abrechnung der Leistungen zuständig? 
• Wer hat Zugang zum Unternehmenskonto und kann ggf. Überweisungen vornehmen?
• Wer darf rechtsverbindliche Erklärungen wie die Steuerklärung abgeben?

Tipp! Unternehmen sind sehr unterschiedlich aufgebaut. Notieren Sie deshalb ggf. weitere Fragen, die im Falle einer Krise wichtig werden können.

Viele Fragen, viele Antworten

Wie setze ich das um und schaffe Sicherheit für mein Unternehmen?

Die Frage, wie und wo Unterlagen aufbewahrt werden, ist sehr individuell und abhängig davon, wie groß der Betrieb ist. Wir erleben oft, dass Bankschließfächer genutzt werden. Aber gerade, wenn ein Inhaber verstirbt, ist das eine schlechte Aufbewahrung, weil sich die Banken in aller Regel weigern, den Inhalt sofort verfügbar zu machen. Deshalb bietet es sich an, Unterlagen bei einer Clearingstelle aufzubewahren. Das können Ehepartner, nahe Verwandte, aber Anwälte sein, die die Unterlagen aufbewahren. Keinesfalls sollten Sie die Unterlagen in Ihren Geschäftsräumen aufbewahren.

Wir sprechen immer von Unterlagen. Dabei ist aber keineswegs immer nur Papier gemeint. Sie können Prozesse, Passwörter, Vollmachten und Co. auch auf einer Festplatte oder einem USB-Stick sichern. Wichtig ist nur, dass Sie sensible Daten entsprechend schützen.

Welche Unterlagen dürfen nicht fehlen?

Die wichtigsten Unterlagen sind nach unserer Erfahrung: 

• Vorsorgevollmacht: Diese wird gerade dann wichtig, wenn der Inhaber auf längere Zeit ausfällt, aber nicht verstirbt. 
• Postvollmacht
• Kontovollmacht
• Übersicht über alle Prozesse
• Passwortliste
• Testament
• Übersicht, wo sich welche Unterlagen im Krisenfall befinden

Der letzte und zugleich wichtigste Tipp: Jederzeit aktuell halten

Wenn Sie die Unterlagen einmal zusammengestellt haben, ist das oberste Gebot: Pflegen! Es ist wichtig, die Dokumentation immer so aktuell wie möglich zu halten, damit im Krisenfall schnell und richtig reagiert werden kann.