Ratgeber Wirtschaft: Kosten einer Praxis – Ihre Liquidität

Teil fünf der Serie „Ratgeber Wirtschaft“ mit Praxisinhaber und Diplom-Kaufmann Rainer Klaeren. Diesmal: Die Kosten einer Praxis. So berechnen Sie Ihre Liquidität.

Eines vorweg: Eine gute Liquiditätsrechnung, also ein Einnahmen- und Ausgabenrechner kann meine Praxis vor Engpässen bewahren.  Unter Liquidität versteht man in diesem Zusammenhang nämlich die Fähigkeit und Bereitschaft eines Unternehmens, seinen bestehenden Zahlungsverpflichtungen termingerecht und betragsgenau nachzukommen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Liquidität berechnen können und, wie Sie ein Abrechnungszentrum dabei unterstützen kann. 

Ratgeber Wirtschaft

Die Serie und die Themen im Überblick: 

 

Liquidität meiner Praxis – So berechnen Sie Ihre Liquidität

Um die Liquidität berechnen zu können, müssen wir zuerst einmal klären, welche Aspekte in die Berechnung einfließen. Dazu gehören alle Bankkonten und in den meisten Fällen auch eine Barkasse. Keinen direkten Einfluss auf die Liquidität haben dagegen Wirtschaftsgüter wie beispielsweise Behandlungsliegen.

Jetzt geht es daran, alle Ausgaben zusammenzufassen. Dazu gehören u.a.: 

  • Miete(n) + Nebenkostenvorauszahlung(en)
  • Löhne (auch Urlaubs- / Weihnachtsgeld)
  • Fortbildungskosten
  • Abgaben (Steuern, Beiträge, …)
  • Materialkosten
  • Kredite & Leasingraten
  • Rechnungen von Dienstleistern
  • Versicherungen 
  • KfZ-Kosten
  • Steuervoraus- bzw. -nachzahlungen

(Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Prüfen Sie daher genau, welche Posten bei Ihnen anfallen.)

Im nächsten Schritt sortieren Sie diese Liste nach fixen Ausgaben (z.B. monatliche Mietausgaben) und variablen- bzw. Einmalzahlungen (z.B. Versicherungsbeiträge). Um zu sehen, in welchem/n Monat/en die höchsten Ausgaben anstehen, bietet es sich außerdem an, die Liste in einen Zeitstrahl zu überführen. So kann das aussehen: 

Steuerung Ihrer Liquidität – Ausgaben planen

Jetzt sehen Sie auf einem Blick, in welchem Monat bei Ihnen die höchsten Ausgaben anstehen. Optimalerweise stehen diesen Ausgaben höhere Einnahmen gegenüber. 

Praxistipp

Mit einem Abrechnungszentrum können Sie Ihre Einnahmen steuern. In Ihrem Vertrag wird festgelegt, wann Ihre Auszahlung erfolgt.

Auf Wunsch erhalten Sie Ihre Auszahlung auch schneller. Sie können die Zusatzleistung „Sofortauszahlung“ ganz einfach und nach Ihrem Bedarf hinzubuchen.

 

Zu unseren Leistungspaketen


Diese Gegenüberstellung ist nicht nur hilfreich, sondern auch in steuerlicher Hinsicht relevant. Denn in den meisten Praxen kommt es bei der Steuerberechnung auf den Zeitpunkt des Zahlungseingangs an – und nicht auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung. Genauere Tipps und Hinweise kann Ihnen sicher Ihr Steuerberater geben.

Weitere Hinweise, die Sie der Übersicht entnehmen und dann in Ihre Praxisplanung einfließen lassen können: 

  • Abstimmung von Urlaubsplänen: In welchen Monaten bietet sich Urlaub an? In welchen vielleicht nicht?
  • Zahlungsmodalitäten bei Leasing oder Versicherung: Macht es mehr Sinn, jährlich, monatlich oder quartalsweise zu zahlen?

Steuerung der Liquidität – Die Einnahmen-Seite

Etwas komplexer wird es auf der Einnahmen-Seite. Während die Ausgaben im Zeitverlauf weitestgehend unverändert weiterlaufen, kann z.B. ein Mitarbeiter kurzfristig für sechs Wochen ausfallen – wodurch zwangsläufig ein Rückgang der Einnahmen erfolgt. Da stellt sich manchem vielleicht die Frage, welche Vorteile eine Liquiditätsplanung bringt, wenn so etwas passiert. 
Einige. Denn eine gute Liquiditätsplanung hat nicht nur Vorteile in Bezug auf mögliche Überbrückungskredite bei Banken, sondern beinhaltet im besten Fall einen Puffer, um kurzfristige Ausfälle direkt auszugleichen. Denn Sie haben zumindest zum Teil solche Ausfälle im Jahresmittel ja bereits mit eingerechnet.

Hier ein konkretes Rechenbeispiel:
Ein Therapeut in Berlin (255 Arbeitstage) arbeitet durchschnittlich 212 Tage im Jahr. In dieser Rechnung sind bereits Urlaub (30 Tage), Fortbildung (ca. 5 Tage) und mögliche Krankheitstage (8 Tage) inkludiert. Wenn wir also davon ausgehen, dass unser Therapeut an fünf Tagen 38,5 Stunden arbeitet, sind das im Jahr 1.633 (Therapie-)Stunden. Mit dieser Rechnung können Sie also einen außerordentlichen Kapitalbedarf aufgrund eines Ausfalls leicht berechnen.

Lesetipp

Die hier verwendeten Zahlen basieren unter anderem auf dem kürzlich veröffentlichten WAT-Gutachten zur „Ermittlung der betriebswirtschaftlichen Grundlagen für eine leistungsgerechte und wirtschaftliche Heilmittelversorgung“. Dort finden Sie hilfreiche Informationen für die Berechnung des Inhabereinkommens und einen Ausblick auf die Handlungsfelder der Branche.

 

Zum vollständigen Gutachten

 

Ziel der Liquiditätsplanung

Sie erinnern sich noch an das Diagramm zu Beginn dieses Artikels? Auch diese Zahlen basieren auf dem WAT-Gutachten und zeigen die Grunderkenntnis einer jeden Liquiditätsplanung: Die Liquiditätskurve sollte möglichst flach verlaufen. Denn je flacher die Kurve, desto besser ist die Praxis auf besondere Ereignisse vorbereitet. Ein flacher Verlauf sollte deshalb angestrebt werden, um eine möglichst gleiche Verteilung des Jahresüberschusses auf die einzelnen Monate zu gewährleisten. Ein nahezu fixes Unternehmergehalt gibt Planungssicherheit. 

Exkurs: Inhabergehalt

Eine wesentliche Erkenntnis des WAT-Gutachtens: Viele Inhaber erzielen noch immer kein angemessenes Einkommen. Auch hier kann die Liquiditätsplanung helfen, um zu sehen, wann der Inhaber seinen Lohn am besten entnehmen kann – und wie viel. 

Bei dieser Berechnung ist Folgendes wichtig:
Der (durchschnittliche) Jahresüberschuss laut Gutachten beträgt ca. 63.000 Euro/Jahr – was aber wenn es drei oder vier Monate eine Liquiditätsunterdeckung (dauerhaftes Minus auf dem Konto) gibt? Sie laufen unter Umständen Gefahr, notwendige Investitionen nicht tätigen zu können oder im Schlimmsten Fall die Löhne nicht pünktlich zahlen zu können.

 

Zusammenfassung: Liquiditätsplanung als wichtiger Baustein

Sie sehen, die Liquiditätsplanung ist ein wichtiger Baustein in der Gesamtplanung für Ihre Praxis. Insbesondere fehlende Liquidität kann zu einer Kettenreaktion führen. Hier gilt wie in der Therapie auch folgender Grundsatz: 

Wenn Sie bereits zu Beginn einer Therapie wissen welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt erforderlich sind, können Sie entsprechend reagieren – auch wenn es einmal zu Abweichungen kommt.
Praxistipp: Überblick behalten mit MeinOptica

Mit unserem Kundenportal können Sie Ihre Abrechnungsstatistiken sowie den Kontoauszug jederzeit einsehen. So ist immer sofort ersichtlich, welche Monate besonders umsatzstark sind. So können Sie Ihre Liquidität besser planen.

 

Zu MeinOptica


Ein Hinweis in eigener Sache: 
Wie bei allen Beiträgen können an dieser Stelle die Vorgänge und Zahlen nur grob wiedergegeben werden. Berechnungen sind beispielhaft und in keinem Fall als Mustervorlage nutzbar.


 

Sie haben Fragen?

Rainer Klaeren ist Diplom-Kaufmann, Unternehmensberater, seit über 20 Jahren Geschäftsführer eines ambulanten Rehabilitationszentrums und Autor. Viele Disziplinen möchte man meinen, aber damit kennt er sich als ehemaliger deutscher Meister im Triathlon bestens aus. Von seiner fachlichen Beratung profitierte auch schon Henry Maske. Anfragen gerne per Mail an RKlaerenweb.de 


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