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Schreckgespenst „Absetzungen“ – wie Sie Kürzungen reduzieren

Lesen Sie hier, wie Sie Kürzungen wirksam reduzieren und wie Abrechnungszentren unterstützen können, dass selbst kritische Kassen Ihre Hilfsmittelverordnungen akzeptieren.

Wenn Kostenträger Rechnungen kürzen, bedeutet das für Leistungserbringer Einnahmeverluste und Arbeitsaufwand. Das große Interesse am Thema „Absetzungen vermeiden“ hat sich auch auf der diesjährigen OTWorld in Leipzig wieder gezeigt. Die Rezeptabrechnung ist für Leistungserbringer eine echte Herausforderung. So haben beispielsweise die Einführung des Heil- und Hilfsmittelversorgungsgesetzes (HHVG) oder der Rahmenvertrag zum Entlassmanagement nicht nur mehr Verwaltungsaufwand beschert, sondern auch viele Unsicherheiten in Abrechnungsfragen. Auch die große Zahl an Verträgen macht es Sanitätshäusern nicht einfach, alle abrechnungsrelevanten Details parat zu haben.

Absetzungen – oft durch Fehler in internen Prozessen verursacht

Bei Hilfsmittelverordnungen geht es schnell auch mal um größere Summen, wenn Patienten beispielsweise teure Prothesen oder Rollstühle benötigen. Selbst kleine Fehler in der Abrechnung verursachen hier unliebsame Absetzungen – und die belasten die Liquidität des Betriebes. Absetzungen sind meist das Ergebnis fehlerhafter Prozesse im Auftrags-, Verordnungs- und Vertragsmanagement des Betriebes. Deshalb genügt es nicht, Absetzungen zu bearbeiten. Um Kürzungen zu vermeiden, sollten Verträge vorab durchleuchtet und interne Prozesse für die Abrechnung definiert werden.

Absetzungen zu bearbeiten lohnt nur, wenn eine gute Chance für die Vergütung besteht. Dies ist beispielsweise nicht der Fall bei Verfristungen, Preiskürzungen aufgrund vertraglicher Änderungen oder Versorgungsende. Zudem sollte ein Mindestbetrag festgelegt werden, unter dem eine Absetzung nicht mehr eingereicht wird. Ein gutes Abrechnungszentrum berät Kunden zu effektiven Modellen gegen Absetzungen (siehe Abbildung).

Selbst abrechnen oder Abrechnungszentrum? 

Absetzungen verursachen viel Arbeitsaufwand, wenn man sich als Leistungserbringer mit den Begründungen im Detail auseinandersetzen und in Kommunikation mit der Krankenkasse treten muss. Grundsätzlich haben Selbstabrechner die gesamte Abrechnung mit den Kostenträgern selbst in der Hand. Ein Preis-Check nach dem 4-Augen-Prinzip erfolgt allerdings häufig nicht. Darüber hinaus müssen sie personelle Ressourcen vorhalten, um den gesamten Abrechnungsprozess abzuwickeln.

Ein Abrechnungszentrum bearbeitet monatlich Hunderttausende Rezepte. Durch Standardisieren und Automatisieren von Prozessen kann der Dienstleister effizient und effektiv arbeiten und so die Fixkosten pro Abrechnung niedrig halten. Ob an einen Kostenträger nur ein Datensatz oder mehrere Tausend Datensätze versendet werden, macht hier keinen Unterschied. Selbst spezielle Abrechnungskonstellationen kommen in einem großen Zentrum hundertfach vor und werden professionell bearbeitet. Ein Abrechnungszentrum kann beispielsweise durch das Vier-Augen-Prinzip entscheidende Prüfstufen doppelt absichern. Diese Expertise aufzubauen, ist im Sanitätshaus kaum möglich. Aus rein betriebs­wirtschaftlicher Sicht ist deshalb das Abrechnen über einen Dienstleister fast immer die günstigere Lösung.

Aufgrund der Vielzahl der Abrechnungsvorgänge erfahren Mitarbeiter des Abrechnungszentrums sehr schnell, wenn Kostenträger bestimmte Absetzungsgründe vermehrt anwenden, und können diese Informationen an Kunden weitergegeben. Noch wichtiger und wirksamer gegen Absetzungen sind Prüfstufen, die das Abrechnungszentrum standardmäßig in den Abrechnungsprozess integriert.

Prüfstufen, um Absetzungen zu vermeiden

Die ersten Prüfstufen gegen Absetzungen müssen bereits greifen, bevor die Rezepte an die Krankenkassen weitergegeben werden. Für Leistungserbringer ist es mehr als ärgerlich, wenn beispielsweise Leistungen zu falschen Preisen abgerechnet werden. Entweder sie verlieren Geld, wenn der Preis erhöht wurde, oder sie riskieren bei Preissenkungen eine Absetzung.

Ein gut aufgestelltes Abrechnungszentrum verfügt über eine umfangreiche Daten­bank mit aktuellen Verträgen der Krankenkassen und Leistungserbringergemeinschaften. Die gültigen Verträge inklusive Leistungserbringer-Gruppenschlüssel (LEGS) sind dabei für jeden Kunden hinterlegt. Auf dieser Basis erfolgt ein automatischer Abgleich der in der Verordnung eingetragenen Preise und Positionsnummern. Dieser Preis-Check sorgt dafür, dass Leistungen zu korrekten Preisen abgerechnet werden. Von diesem Prozessschritt bekommt der Leistungserbringer gar nichts mit, er muss nur dafür sorgen, dass er dem Dienstleister alle bestehenden und neuen Verträge mitteilt, denen er beigetreten ist.

Ein Abrechnungszentrum kann noch mehr anbieten, um fehlerhafte Rezepte zu retten, sodass es gar nicht erst zu Absetzungen kommt. Wenn grundsätzliche oder schwerwiegende Fehler in den Abrechnungsunterlagen auftauchen oder Rezepte wiederholt fehlerhaft sind, wird der Kunde umgehend informiert. So können Fehler rechtzeitig behoben werden.

Prüfen, um Absetzungen im Nachhinein zu „heilen“

Wenn Kostenträger Rechnungen kürzen, erfasst ein professionelles Abrechnungszentrum die Gründe für die Kürzung. Als Zusatzleistung bieten einige Abrechnungszentren eine Absetzungsprüfung an. Die Mitarbeiter des Abrechnungszentrums kennen die Ansprechpartner bei den Kostenträgern und erkennen schnell, ob eine Absetzung auf einen Bearbeitungsfehler der Kostenträger zurückzuführen ist. Unberechtigte Absetzungen können dann sofort bearbeitet werden, und das Abrechnungszentrum kümmert sich um die Erstattung.

Ist die Absetzung berechtigt, aber der Fehler korrigierbar – beispielsweise, wenn neue Positionsnummern eingeführt wurden oder fehlende Unterlagen nachgereicht werden müssen –, wird der Leistungserbringer umgehend kontaktiert, um den Sachverhalt zu klären und eine Nachberechnung zu ermöglichen.

Darauf müssen Sie bei einem Abrechnungszentrum achten

Mit diesen Prüfmechanismen vor der Weiterleitung an die Kostenträger und einer Prüfung der Absetzungen auf mögliche „Heilung“ kann das Abrechnungszentrum den Leistungserbringer erheblich entlasten und – wichtiger noch – ihm dabei helfen, Einkommensverluste zu vermeiden. Deshalb sollten Leistungserbringer da­rauf achten, dass das Abrechnungszentrum ihrer Wahl einen hohen Qualitätsstandard inklusive wirksamer Prüfstufen gegen Absetzungen etabliert hat, bevor sie sich für einen Dienstleister entscheiden. Die Leistungsbausteine des Dienstleisters sind idealerweise flexibel kombinierbar und auf individuelle Bedürfnisse der Leistungserbringer anpassbar.

Aber auch transparente Gebühren ohne versteckte Nebenkosten sollten Kriterien bei der Auswahl sein. Sonst kommt es zu unangenehmen Überraschungen, wenn man im Nachhinein erst feststellt, dass „alles extra kostet“ – beispielsweise der Abgleich der Rezeptdaten mit den hinterlegten Verträgen, schwer nachvollziehbare Pauschalen oder ein hoher Mindestrezeptwert, der wiederum bei niedrigeren Rezeptwerten zu einem unverhältnismäßig hohen Aufschlag führt.

Ein Angebot über eine Zusatzversicherung zur Erstattung von Absetzungen sollte stets gut überlegt sein. Hier gilt: Eine Versicherung kostet in der Regel eine Zusatzgebühr und bedeutet keinesfalls ein „Rundum-sorglos-Paket“ für den Leistungserbringer. Bei zu hohen Schadenquoten kündigt eine Versicherung in der Regel den Vertrag von sich aus. Zudem beseitigt eine Schadenversicherung nicht die Ursachen von Absetzungen, sondern „behandelt“ nur die Symptome.

Doch nicht allein der Preis ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Leistungserbringer und Abrechnungszentrum. Es lohnt sich auch ein Blick über den Tellerrand der Abrechnung hinaus: Was bietet der Dienstleister außer der professionellen Rezeptabrechnung an? Ist der Kundenservice bei Fragen zur Abrechnung gut erreichbar? Werden Schulungen oder Online-Services angeboten? Gibt es regel­mäßig hilfreiche Informationen rund um die Abrechnung? Letztendlich muss das Gesamtpaket aus Preis, Leistung, Servicequalität und zwischenmenschlicher Ebene passen.


Autoren: Anja Schué (Content Manager), Fabian Maier (Bereichsleiter Marketing und Vertrieb) und Matthias Reinhard (Vertriebsleiter Hilfsmittel – Optica Abrechnungszentrum Dr. Güldener GmbH

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift MTD – Medizintechnischer Dialog (MTD-Verlag), Ausgabe 8/2018, Seite 46 ff; www.mtd.de.
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