Bereit für die Betriebsprüfung

Mit der eigenen Praxis erfüllt sich für viele Therapeut:innen ein Traum – wäre da nicht die lästige Buchhaltung. Doch als Praxisinhaber:in gehört auch das zum Berufsalltag: Sie müssen Steuern und Krankenversicherungsbeiträge bezahlen und wenn Sie Angestellte haben auch Sozialabgaben an die Versicherungsträger abführen. Um zu kontrollieren, dass dabei alles mit rechten Dingen zugeht, kommt es immer wieder zu Betriebsprüfungen durch das Finanzamt und die Deutsche Rentenversicherung. Die Außenprüfungen des Finanzamtes müssen etwa 14 Tage vorher schriftlich angekündigt werden und finden am häufigsten statt.

Die Betriebsprüfer:innen konzentrieren sich dabei meist auf einen längeren Zeitraum, zum Beispiel drei oder fünf aufeinanderfolgende Jahre. Das Finanzamt kann jedoch auch unangekündigt sogenannte Nachschauen durchführen, wobei es dann meist um den aktuellen Stand geht und beispielsweise die Barkasse überprüft wird. Generell kommt es in kleineren Praxen aber eher selten zu Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Und wenn man den einen oder anderen Fehler vermeidet, kommt man vielleicht sogar ganz um eine Prüfung herum (siehe auch die untenstehende Info-Box).

Ganz anders sieht es bei der Rentenversicherung aus. Die Rentenversicherungsträger sind sogar gesetzlich beauftragt worden, alle Arbeitgeber:innen zu kontrollieren, ob diese ihren sozialversicherungsrechtlichen Pflichten nachkommen. Das gilt natürlich auch für Praxen, sofern diese mehrere Mitarbeiter:innen haben. Die Prüfer:innen sehen sich dabei an, ob die Sozial- und Unfallversicherungsbeiträge für die Angestellten korrekt berechnet und fristgerecht bezahlt wurden und ob es Auffälligkeiten in der Finanzbuchhaltung gibt. Zudem ist die Rentenversicherung dafür zuständig, die korrekte Abführung von Künstlersozialabgaben zu kontrollieren. Sollten Sie also beispielsweise mit einer selbstständigen Texterin oder einem freien Illustrator zusammengearbeitet haben, wird geprüft, ob hier Beiträge an die Künstlersozialkasse fällig waren. Für die Betriebsprüfung wird in der Regel ein Termin gemacht, sodass alle Parteien sich darauf vorbereiten können.

Bis zum Beginn der Corona-Pandemie fanden Betriebsprüfungen grundsätzlich vor Ort in den Praxen statt, die Praxisbetreiber:innen mussten oft stapelweise Aktenordner und Belege zur Verfügung stellen, die die Kontrolleur:innen dann sichten mussten. Inzwischen gibt es aber auch die Möglichkeit, dem Prüfdienst alle relevanten Unternehmensdaten wie Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten digital zur Verfügung zu stellen, die Entgeltabrechnung muss seit Januar 2022 sogar digital erfolgen. Viele Praxen haben deshalb bereits seit einiger Zeit auf eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) umgestellt. 

Der Vorteil: Statt sich durch Kisten voller Papiere zu wühlen, können die Prüfer:innen sich die relevanten Daten automatisch aus dem Programm auslesen lassen und mit einer entsprechenden Analysesoftware schnell und effizient überprüfen. Sofern sich keine Probleme ergeben, kann die Betriebsprüfung vor Ort sogar komplett entfallen. Das spart Zeit und Personal. Weil die euBP so gut funktioniert, sollen ab dem kommenden Jahr alle Betriebsprüfungen der Rentenversicherung digital vonstatten gehen. Weitere Informationen zum Prozedere und der etwaigen Anpassung der Abrechnungssoftware stellt die Rentenversicherung auf ihrer Website zu Verfügung (www.deutsche-rentenversicherung.de).

Unsere Checkliste

1. Prüfen Sie Ihren Jahresabschluss genau auf Fehler. Auch Ihre Bilanz sollte stimmen.
2. Halten Sie sich an die Fristen. Wer seine Steuerunterlagen regelmäßig zu spät einreicht oder Steuerschulden zu spät begleicht, macht das Finanzamt auf sich aufmerksam.
3. Auch überdurchschnittlich hohe oder unterdurchschnittlich niedrige Einnahmen können Prüfungen auslösen.
4. Praxen haben normalerweise keine hohen Bargeldbestände in den Kassen. Informieren Sie sich über branchenübliche Richtwerte, sprechen Sie mit Kolleg:innen, um einer Prüfung gut begegnen zu können.
5. Achten Sie bei der Ausstellung von Quittungen und Schriftverkehr auf Korrektheit.
6. Nutzen Sie die Möglichkeiten der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) – und ersparen Sie den Prüfer:innen und auch sich selbst unnötige Papierberge.