Funktioniert Selbstabrechnung mit einer Praxissoftware?

Abrechnungssoftware unterstützt die Selbstabrechnung und wird immer leistungsfähiger: Von der Rechnungsstellung, über die Rezeptprüfung bis hin zur Heilung von Absetzungen können Heilmittelerbringer:innen mit der passenden IT-Lösung viel Zeit, personelle und finanzielle Ressourcen einsparen. An ihre Grenzen kommt die Digitalisierung beim guten alten Papier: Wo Rezepte weiterhin in Papierform geprüft und bei den Krankenkassen eingereicht werden müssen, übernimmt die analoge Welt wieder das Ruder im Gesundheitssystem. Trotz großer Schritte hin zur Digitalisierung, spielt Papier in Heilmittelpraxen immer noch eine große Rolle: Rezepte müssen in Papierform bearbeitet, geprüft und archiviert werden und Dokumentationen, Therapiepläne, Anmeldebögen oder Einverständniserklärungen gehen meist weiterhin in Papierform von Hand zu Hand. Mit der Einführung von Telematikinfrastruktur, Praxisverwaltungssoftware und der elektronischen Verordnung (eVO) ab 2027 soll sich das künftig ändern. Ziel ist es, Papier zu reduzieren und Abläufe effizienter zu gestalten. Aber auch dann ist die Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware nicht für alle der passende Weg. Abrechnungsdienstleister bieten Heilmittelpraxen Vorteile, die sich auch in Zukunft für mehr Zeit und Liquidität bewähren.

Selbstabrechnung: Die volle Kontrolle über den eigenen Schreibtisch

Die Digitalisierung eröffnet der Selbstabrechnung viele Möglichkeiten und macht sie bedeutend leichter: Mit Abrechnungssoftware lässt sich die anstehende Schreibtischarbeit flexibel gestalten, Praxisinhaber:innen behalten die volle Kontrolle und können die Kosten für externe Dienstleister einsparen. Dabei sollte das Abrechnungstool kompatibel zur Praxisverwaltungssoftware und am besten als Modul direkt in ihr enthalten sein, wie bei Optica Viva. So können inzwischen fast alle abrechnungsrelevanten Arbeitsschritte digital abgebildet werden, von der automatisierten Rechnungsstellung über die Verwaltung und Pflege von Patientendaten und Kostenträgerinformationen bis hin zum Datenaustausch mit den Kostenträgern mittels integrierter DAKOTA-Schnittstelle. Regelmäßige Software-Updates halten alles stets auf dem aktuellsten Stand, so dass keine Zeit für manuelle Anpassungen, etwa an gesetzliche Änderungen, verloren geht. Zudem überwacht und verbucht das Modul Zahlungseingänge und unterstützt beim Mahnwesen. Größter Zeitfresser bei der Selbstabrechnung bleibt aber die Rezeptprüfung, zu der Therapeut:innen laut Heilmittelrichtlinie verpflichtet sind: Verordnungen müssen auf Vollständigkeit und fehlerhafte Eingaben geprüft werden. Optica Viva beispielsweise verfügt über integrierte Prüfregelwerke und gleicht gescannte Rezepte auf Übereinstimmung mit einer Vielzahl von Kriterien ab. So minimiert die automatisierte Rezeptprüfung Fehler und senkt die Rücklaufquote. Neben dem Papier benötigen die Krankenkassen auch einen digitalen Datensatz: Das ermöglicht eine Praxissoftware wie Optica Viva über entsprechende Schnittstellen zu Abrechnungsdienstleistern. 

Abrechnungszentrum: Für mehr Zeit und Liquidität im Praxisalltag

An die Grenze der Unterstützungsmöglichkeiten gerät die Abrechnungssoftware da, wo Papier weiterhin die Abläufe im Praxisalltag bestimmt: So beinhaltet die Prüfpflicht auch den kritischen Blick auf die Rezeptrückseite, eine ganz analoge Unterschrift der Ärzt:innen wird noch benötigt und die Originalverordnungen müssen sortiert, gepackt, versichert und postalisch an die Krankenkassen versendet werden. Das sind lästige Arbeitsschritte, die sich gut auslagern lassen. Dabei kümmern sich Abrechnungsdienstleister aber nicht nur um den Papierkram. Kommen die Kostenträger mit Beanstandungen um die Ecke, übernehmen sie auch die Heilung der Absetzungen und leiten alles Notwendige im Hintergrund in die Wege. Das spart Therapeut:innen viel Zeit, die am Ende bares Geld einbringt. Und auch darüber hinaus bringen sie finanziellen Spielraum in die Praxis: Sie übernehmen das Mahnwesen und schützen so die Patientenbindung und sorgen für Liquidität, indem Einnahmen vorfinanziert werden können. All das gibt den Therapeut:innen in den Praxen den nötigen Raum, die Patientenversorgung optimal zu gestalten. 

Typfrage: An des einen Grenze beginnt die Spielwiese des anderen

Sowohl die Selbstabrechnung mit Software als auch die Abrechnungszentren haben unabhängig vom Papier Grenzen und können umgedreht auch neue Horizonte eröffnen. Es ist eine Typfrage, wo die Spielwiese der eigenen Praxis mehr zum Tragen kommt: Für die einen passt die Auslagerung der Abrechnung und die Verteilung der wirtschaftlichen Verantwortung auf mehrere Schultern, die anderen nehmen die Abrechnung mit dem nötigen Interesse für Finanzen und Technik lieber mit der passenden Software selber in die Hand. Praxisinhaber:innen sollten sich dabei fragen, ob sie über die notwendigen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen für die ein oder andere Form der Abrechnung verfügen. Dabei hängt die Entscheidung auch von der Praxisgröße ab: Während sich die Selbstabrechnung in kleinen bis mittelgroßen Praxen mit überschaubarem Patientenvolumen und einem guten Zeitmanagement gut in einer Abrechnungssoftware abbilden lässt, ist es für große Praxen und Therapiezentren sinnvoll, ein Abrechnungszentrum zu beauftragen. Auch neugegründete und stark wachsende Praxen profitieren vom hinzugebuchten Know-how. In jedem Fall lohnt sich die Beschäftigung mit den Vorteilen beider Varianten, denn vorausschauend zeichnet sich ab, dass Praxisinhaber:innen in Zukunft von einer Kombination profitieren können. 

Das Beste aus beiden Welten: Software und Auslagerung kombinieren

Mit zunehmender Digitalisierung des Gesundheitswesens und der Möglichkeit, mehr und mehr Prozesse im Praxisalltag zu automatisieren, rückt eine weitere Alternative ins Spannungsfeld zwischen Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware und Abrechnungsdienstleister: Die Kombination von Softwaremodulen, die Abrechnungsprozesse weitgehend automatisiert übernehmen und ausgelagerten Diensten, für die Zeit und Know-how intern fehlen. Das Papier, das Abrechnungssoftware bisher an ihre Grenzen bringt, wird die Praxen auf absehbare Zeit verlassen. Mit der Einführung der Telematikinfrastruktur werden Prozesse zunehmend digitalisiert werden. Starken Auftrieb wird dies durch die Einführung der eVO 2027 erfahren. Dabei entwickeln sich auch die Abrechnungslösungen weiter und werden weitere Arbeitsschritte automatisiert übernehmen. Beispielsweise könnte die digitale Rezeptprüfung für Therapeut:innen deutlich vereinfacht werden. Und auch die Dienste der Abrechnungszentren werden sich weiterentwickeln. Die Liquidität der Praxis und die Schaffung von Freiräumen für die Patientenversorgung bleibt dabei ihr oberstes Gebot. 

Grenzen überwinden: Vom Papier zum Menschen

Mit der Einführung der eVO überwindet die Abrechnungssoftware ihre Grenze aus Papier: Die Zettelwirtschaft in den Praxen neigt sich dem Ende zu. Das bringt viele Vorteile und legt den Grundstein für effizientere Prozesse in der Heilmittelversorgung. Aber auch, wenn Verordnungen zukünftig digital ausgestellt werden, bleibt die Abrechnung komplex und die eVO vermag es nicht, diese vollständig zu automatisieren. Krankenkassen haben unterschiedliche Anforderungen und Vorgaben an die Rezeptprüfung, die eingehalten werden müssen, auch elektronische Verordnungen sind nicht automatisch fehlerfrei und wenn die Krankenkasse die Abrechnung beanstandet, verlangt die Heilung der Absetzung weiterhin menschliche Aufmerksamkeit. So bietet die Weiterentwicklung von Abrechnungssoftware im Zuge der Digitalisierung des Gesundheitssystems zwar spannende Potenziale, personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen und Bürokratie abzubauen, der Faktor Mensch bleibt aber gerade in der Heilmittelversorgung unverzichtbar. Wo es um die Behandlung von Menschen geht, gerät die Abrechnungssoftware genau da auch in Zukunft an ihre Grenzen – der Mensch bleibt letztlich unverzichtbar bei der Rezeptprüfung, Fehlerkorrektur und Optimierung von Prozessen, die seinem Wohle dienen sollen. Da ist es sinnvoll, individuellen Bedürfnissen mit Unterstützung von Abrechnungsdienstleistern nachzukommen, die Praxisinhaber:innen den Rücken freihalten.