Die Vertragsdatenbank: alles auf Knopfdruck.

Um schnell und korrekt abrechnen zu können, ist es für Hilfsmittelerbringer:innen entscheidend, die jeweils zu Grunde liegenden Verträge der Kostenträger zu kennen. Doch das ist leichter gesagt als getan angesichts der immer weiter zunehmenden Zahl an Verträgen und Sondervereinbarungen, die teils nur für bestimmte Produkt- und Kundengruppen gelten. Nur wer in diesem Dschungel den Überblick behält und die jeweils richtigen Preise ermittelt, kann sich wirksam vor Absetzungen schützen. Mit einer Branchensoftware, die eine stets aktuelle Vertragsdatenbank enthält, lässt sich diese Herausforderung mit wenigen Klicks meistern.

Tausende von Verträgen und kein Ende in Sicht.

Alleine im Hilfsmittelbereich existieren in Deutschland über 5.000 Verträge der verschiedenen Kostenträger – und es werden beinahe täglich mehr. Denn der Trend geht leider zu immer mehr Verträgen und Sondervereinbarungen, die teilweise nur in ganz bestimmten Situationen gelten. Hier auf dem Laufenden zu bleiben und die richtigen Verträge beziehungsweise Preise zu kennen, ist ohne computergestützte Hilfe nahezu unmöglich.

Was eine Vertragsdatenbank leisten kann – am Beispiel von Optica Omnia.

Als eine der leistungsfähigsten Branchensoftwarelösungen für Hilfsmittelerbringer:innen verfügt Optica Omnia über eine Vertragsdatenbank, die mehr als 5.500 aktuelle Verträge enthält. Damit gehört die Datenbank zu den größten und umfangreichsten in der Branche. Das Besondere daran: Der Datenbestand beziehungsweise die Preise werden kontinuierlich aktualisiert und für die Nutzung der Datenbank fallen keine Zusatzkosten an. 

Mit der Vertragsdatenbank von Optica Omnia lassen sich aber nicht nur aktuelle Preise in kürzester Zeit ermitteln. Es stehen darüber hinaus weitere Funktionen zur Verfügung, die die tägliche Arbeit als Hilfsmittelerbringer:in enorm erleichtern – nicht nur bei der Abrechnung. Hierzu zählt zum Beispiel eine komfortable Freitextsuche. Auch wenn eine bestimmte HMV-Nummer nicht bekannt ist, kann die gesamte Datenbank nach einzelnen Begriffen - z. B. „Schiene“ - durchsucht werden, um den passenden Vertrag zu finden.

Auch bei der Berechnung von Versorgungszeiträumen spart die Omnia-Vertragsdatenbank jede Menge Zeit. Sind die Versorgungszeiträume in einem Vertrag hinterlegt, werden diese automatisch in den Vorgang übernommen. Der Anwender muss nur noch angeben, wann die Versorgung beginnt – das Ende wird automatisch von Omnia berechnet. Gleiches gilt bei der Preisfindung beziehungsweise bei Auf- und Abschlägen auf den Einkaufspreis. Enthält ein Vertrag einen prozentualen oder absoluten Auf-/Abschlag, zeigt die Datenbank dies an, ebenso falls es einen Einzelpreis oder eine EK-Kalkulation gibt. In jedem Fall erhält der Anwender immer den korrekten Preis, da sämtliche Fälle der EK-Kalkulation abgedeckt werden.

Wie nützlich die Omnia-Vertragsdatenbank ist, zeigt sich auch bei der Einreichung von elektronischen Kostenvoranschlägen (eKV). Wenn zum Beispiel für eine Position ein KV oder eine Versorgungsanzeige erstellt werden muss, wird dem Anwender ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Fazit: Die Vertragsdatenbank von Optica Omnia spart Zeit und Geld.

Wer einmal mit der Vertragsdatenbank von Optica Omnia gearbeitet hat, wird diese Unterstützung nicht mehr missen wollen. Zum einen, weil man nicht mehr selbst jederzeit die aktuellsten Verträge kennen muss. Und zum anderen, weil man sich darauf verlassen kann, stets die richtigen Preise für Kalkulationen und Abrechnungen zur Hand zu haben. Ein entscheidender wirtschaftlicher Vorteil, denn dadurch lassen sich nicht nur Absetzungen vermeiden, sondern auch Minderumsätze, die aufgrund zu gering angesetzter Preise entstehen können. Unter dem Strich lohnt sich der Einsatz der Omnia-Vertragsdatenbank in jeder Beziehung – vor allem, weil die Nutzung in Optica Omnia inbegriffen ist und keine Zusatzkosten verursacht.

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