Selbst abrechnen = Kosten sparen? Hinter der Abrechnung steckt mehr als nur das Versenden der Verordnungen an die Kostenträger. Wir werfen deshalb einen Blick auf Sonderfälle in der Abrechnung, die nicht jeden Monat gleich ablaufen oder auftreten - mit denen Praxen aber umgehen müssen. Dabei geht es um Themen wie Absetzungen, Zuzahlungen, Privatliquidation und den Einsatz von Abrechnungsdienstleistern im Vergleich zur Selbstabrechnung in der Therapiepraxis.

Absetzungen in der Praxisabrechnung

Ohne gründliche, nicht selten aufwändige Prüfung ist in der Rezeptabrechnung mit einigen Absetzungen zu rechnen. Die Gründe reichen von falschen Positionsnummern über fehlerhafte oder fehlende Diagnosegruppen bis hin zu beanstandeten Behandlungszeiten. Die Vermeidung von Absetzungen zählt zu den komplexesten Teilen der Abrechnung, bei denen ein genauer Blick besonders lohnt.

Ein Abrechnungsdienstleister wie Optica prüft Ihre Verordnungen und Abrechnungen auf Vollständigkeit und Korrektheit, um Absetzungen zu minimieren.

Zuzahlungen verwalten

Etwa 15 Prozent von Kürzungen durch Kostenträger betreffen die Zuzahlung. Dass die Zuzahlungen pünktlich erfolgen, ist leider nicht selbstverständlich. Das Forderungsmanagement von Zuzahlungen kostet viel Zeit, verursacht weitere Kosten und ist mit einigem Aufwand verbunden. Ob die Zahlungen dann auch tatsächlich eingehen, muss besonders überwacht werden.

Ein Abrechnungszentrum für Physiotherapie, Ergotherapie oder Logopädie kann Mahnwesen und Zahlungskontrolle übernehmen, sodass Sie Ihre Zeit für Patient:innen nutzen können.

Privatliquidation in der Therapiepraxis

Das Forderungsmanagement ist ein sensibles Feld. Viele Patient:innen reagieren auf Mahnungen mit einem Praxiswechsel oder beschweren sich zumindest über die Mahnung direkt in der Praxis. Beide Situationen sind kontraproduktiv. Ein Dienstleister kann Ihnen dabei helfen und viel Druck aus der Situation nehmen. Professionelle Privatliquidation ist für alle Beteiligten von Vorteil: sie sorgt für klare Abläufe und reduziert Konflikte.

Abrechnungsdienstleister wickeln die Privatliquidation diskret und professionell ab, um die Beziehung zu Ihren Patient:innen zu schützen.

Mitarbeiter:innen mit Abrechnungswissen – Chancen & Risiken

Abrechnungsprozesse lassen sich durch gut geschulte Mitarbeiter:innen optimieren. Allerdings kann eine zu große Abhängigkeit von Einzelpersonen riskant sein – etwa bei Krankheit oder Kündigung. Die Kostenanalyse zeigt, dass Selbstabrechnung nicht automatisch günstiger ist als die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister. 

Beispiel: Bei einem angenommenen Verdienst eines Praxisangestellten von monatlich 2.500 Euro mit 160 Arbeitsstunden ergibt sich ein Stundenlohn von 15,63 Euro, bei 35 Prozent Lohnnebenkosten kommt man auf 21,09 Euro. 5 Minuten haben somit schon einen Wert von rund 1,76 Euro.

Ein Abrechnungszentrum stellt sicher, dass Ihre Abrechnung auch bei Personalausfällen reibungslos läuft – unabhängig von der Größe Ihrer Praxis.

Selbstabrechnung vs. Abrechnungszentrum: Kosten, Zeit & Qualität

Viele Faktoren beeinflussen, ob Sie Ihre Abrechnung selbst durchführen oder an ein Abrechnungszentrum wie Optica auslagern. Neben den Kosten sollten Sie auch Zeitaufwand, Fachwissen und persönliche Prioritäten berücksichtigen.Schauen Sie genau hin: Was können Sie selbst schaffen? Wo fühlen Sie sich sicher und kompetent? Was können Ihnen Dienstleister bieten? Finanzielle Fragen sind für Sie natürlich zentral. Aber wägen Sie auch ab, wie Sie Ihre Zeit nutzen wollen. Eventuell ist die Büroarbeit rund um die Abrechnung für Sie genau das Richtige. Schließlich sind Sie es als Praxisinhaber:in gewohnt, unternehmerische Verantwortung zu übernehmen. Vielleicht möchten Sie Ihre Praxis aber lieber anders vorantreiben, als über Zahlen und Rechnungen zu sitzen – etwa mit der Kontaktpflege zu Ärzt:innen oder mit der Entwicklung gemeinsamer, innovativer Angebote mit Sportvereinen. Finden Sie für Ihre Praxis die passende Lösung bei der Abrechnung, damit sich Ihre wertvolle Arbeit auch wirklich lohnt.

Selbsttest: Welches Abrechnungsmodell passt zu Ihrer Praxis?

1. Haben Sie die Zeit, die Abrechnung selbst zu machen? 
   Prüfen Sie Ihren Kalender gründlich, um die Zeitfenster für die Abrechnung zu identifizieren.
    
2. Wie wollen Sie Ihre Zeit nutzen? 
   Lässt sich die Abrechnung gut in Ihren Arbeitsalltag integrieren? Oder müssen Sie auf etwas verzichten, das Ihnen ebenfalls wichtig ist?
    
3. Fühlen Sie sich sicher genug für Buchhaltung und Controlling? 
   Ihre Buchhaltung und Ihr Controlling werden durch die Selbstabrechnung anspruchsvoller, ebenso die Kontrolle über Ihre Liquidität.
    
4. Wo möchten Sie Kosten sparen – und lohnt sich das langfristig? 
   Prüfen Sie: Rechnet es sich langfristig, wenn Sie auf einen Dienstleister verzichten? Berücksichtigen Sie bei der Kostenrechnung auch den Wert Ihrer eigenen Arbeitszeit.
    
5. Kennen Sie Ihre Optionen? 
   Verschaffen Sie sich einen guten Überblick. Abrechnungszentrum ist nicht gleich Abrechnungszentrum. Für die Beantwortung der Frage, ob Sie selbst abrechnen oder mit einem Dienstleister zusammenarbeiten, sollten Sie die Angebotsvielfalt kennen.