Optica Viva: Die Praxissoftware für Therapeut:innen.

Optica Viva ist Ihre leistungsstarke Praxissoftware für die Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie. Mit Optica Viva können Sie alle Prozesse in Ihrer Praxisverwaltung mit wenigen Klicks steuern und so Ihren Praxisalltag effizienter managen. Optica Viva ist intuitiv gestaltet und kann ohne Vorkenntnisse sicher bedient werden. 

✓ Digitale Patientenakte & Dokumentation

✓ Betriebswirtschaftliche Statistiken

✓ Abrechnung 

Eine Praxissoftware für alles! Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Profitieren Sie von einer All-in-One Praxissoftware mit praktischen Verwaltungstools, Terminkalender, Patienten- und Rezeptverwaltung, Abrechnung und vielem mehr.

Karteikarten durchwühlen, um den letzten Bericht zu finden? Das war einmal! In Optica Viva haben Sie jederzeit alle Informationen zu Ihren Patient:innen im Blick. Mithilfe der Verlaufsdokumentation können sich Ihre Mitarbeiter:innen gegenseitig ohne Informationsverlust vertreten. Patienten- und Rezeptdaten können effizient über die eGK bzw. einen Barcode-Scanner erfasst werden. Die Briefvorlagen und eine elektronische Dokumentenablage unterstützen Sie zusätzlich.

Optica Viva stellt Ihnen jederzeit aktuelle Tarife für alle Tarifregionen bereit. Mit integrierten Funktionen können Sie Zuzahlungen und Privatrezepte selbst abrechnen, Kostenvoranschläge und Mahnungen erstellen. Die Abrechnung der Rezepte ist über angeschlossene Abrechnungszentren oder per Direktabrechnung möglich.

Im übersichtlichen Terminkalender verwalten Sie die Therapietermine, Teamsitzungen, An- und Abwesenheiten der Therapeuten und andere Ereignisse. Senden Sie die Terminlisten per E-Mail oder drucken Sie sie aus. Den passenden Ferien- und Feiertagskalender liefern wir aktuell dazu. Außerdem können Ihre Patienten per SMS-Versand an den vereinbarten Termin erinnert werden. Eine Warteliste und eine komfortable Terminsuche unterstützen Sie zusützlich bei der Terminfindung.

Befreien Sie sich von gelben Klebezetteln und verwalten Sie Ihre Aufgaben mit Optica Viva. Erstellen Sie To-Do-Listen für sich oder delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter:innen. Die Software erinnert Sie rechtzeitig an die bevorstehenden Aufgaben und generiert automatische Erinnerungen für Dokumentation oder Abrechnung. 

Mit den Möglichkeiten des Absagemanagement können Sie schnell auf ungeplante Ausfälle (Praxis, Therapeut) reagieren. Alle betroffenen Patienten können gesammelt über den Ausfall informiert werden, Kommunikationslisten helfen dabei den Überblick zu behalten und entlasten Ihren Empfang.  

Für ein wirtschaftliches Praxismanagement: Optica Viva unterstützt Sie mit verschiedenen Statistiken und Auswertungsmöglichkeiten bei Ihrem betriebswirtschaftlichen Blick auf die Praxis. Werten Sie alle Kennzahlen, die für die Steuerung Ihrer Praxis wichtig sind, per Knopfdruck aus: Mithilfe der Therapeutenstatistik können Sie ganz leicht und flexibel die Monatsabrechnung gestalten und Umsätze vergleichen. Oder Sie werten aus, mit welchen Ärzt:innen, Kostenträgern und Organisationen Sie am meisten zusammenarbeiten. Die Möglichkeiten sind groß!

Mit den umfangreichen Funktionen für Anamnese und Dokumentation können Sie Ihre Patientendokumentation ganz sicher digital erstellen und aufbewahren. Nutzen Sie dabei unter anderen digitale Anamnesebögen, Messreihen, um bestimmte Werte regelmäßig zu prüfen oder Bodycharts, auf denen Körperstellen, Schmerzpunkte und Symptome etc. markiert und beschriftet werden können. Funktionen wie ein Dokumentationsassistent, Textbausteine und ein elektronischer Therapieverlauf erleichtern Ihnen die Arbeit zusätzlich. 

Optica Viva integriert Arbeitszeiterfassung, Gleizteitkonto und Urlaubskalender. Ihr Team kann seine Arbeitszeit direkt in der Praxissoftware mit wenigen Klicks erfassen - und Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Auch Gleitzeitkonten sind möglich. Optica Viva gibt Ihnen mit Urlaubskonten und Urlaubskalender außerdem ein adäquates Werkzeug an die Hand, den Urlaub und den Urlaubsanspruch einfach zu verwalten.

Das individuelle Dashboard ist der Start in einen erfolgreichen Tag. Es ist mit allen Informationen bestückt, die Sie zur Organisation und Durchführung der Therapien an diesem Tag benötigen. Es bietet auch eine Übersicht Ihrer aktuellen Aufgaben und einen Ausblick auf den nächsten Tag.

Importieren und exportieren Sie Ihre Daten ganz leicht mittels Tabellenkalkulation im .csv-Format. Dadurch vereinfacht Ihnen Optica Viva den Wechsel aus einer anderen Software. Sie müssen Ihre Daten nicht komplett neu eingeben, sondern fügen Sie mit wenigen Klicks ein. Die Exportfunktion hilft Ihnen, Serienbriefe an Patient:innen und Ärzt:innen zu senden.

In Optica Viva ist eine zentrale Ärztedatenbank hinterlegt, die Ihnen die Anlage von Ärzten erleichtert und Arztdaten über Updates aus der zentralen Datenbank stets aktuell hält.

Ordnungsgemäßes Kassieren mit einer zertifizierten TSE (Technische Schutzeinrichtung) und Vorhalten der Daten für die Kassenschau (DSFinV-K) sind mit Optica Viva möglich. Die Software unterstützt Sie dabei, Zuzahlungen und andere Bareinnahmen richtig zu verbuchen, und offene Posten im Blick zu behalten. Journale, Kontenrahmen und Einnahmeprognosen mit Handlungsempfehlungen vervollständigen den Finanzbereich.

Auch ein DATEV-Export-Dienst sowie die Möglichkeit für Girocodes sind in Optica Viva integriert.

Wann finden Ihre Patient:innen Zeit Termine zu buchen? In der Bahn, am Wochenende oder Abends. Mit der Online-Terminbuchung kann Ihre Praxis über ein Buchungsformular jederzeit Terminbuchungen entgegen nehmen. Spezifizieren Sie Leistungen für die Termine und binden Sie das Formular z.B. auf Ihrer Website ein, um Ihr Empfangsteam zu entlasten und den Patienten eine komfortable Terminbuchung rund um die Uhr zu ermöglichen.

Nutzen Sie Optica Viva für beliebig viele Filialen - ohne Zusatzkosten. Wächst ihre Praxis, wächst Optica Viva ganz einfach mit.

Alles im Überblick! Mit dem Ressourcenkalenender lassen sich Therapieräume, Fuhrpark, Materialien, Geräte und alles weitere zuweisen oder buchen, was in Ihrer Praxis von mehreren Therapeut:innen benutzt wird. Die Ressourcen können Sie selbstständig erfassen und verwalten.

Finden Sie schnell und komfortabel freie Termine. So schließen Sie die Lücken in Ihrem Kalender und können Patienten aus Ihrer Warteliste schnell nachrücken lassen.

Kennzeichnen und verwalten Sie Termine, die als telemedizinischen Leistungen stattfinden. Optica Viva hält eine Vorlage zur Einwilligung in telemedizinische Behandlung für Sie vor und unterstützt Sie bei der Prüfung von Rezepten mit TML. Auch der Erhalt der Teilnahmebestätigung kann in der Software hinterlegt werden.

Eine integrierte Videotherapie wird die Funktionen zur Telemedizin zukünftig ergänzen.

Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur wird aktuell für Heilmittelerbringende ausgerollt. Physiotherapiepraxen können sich bereits anbinden und profitieren von einer vollen Integration des Kommunikaitonsdienstes KIM direkt in Optica Viva. Über KIM können Sie direkt mit einem oder einer an der TI angeschlossenen Arzt zu kommunizieren, um die Korrektur einer Verordnung zu bitten eine Dokumentation oder einen Bericht sicher zuzusenden oder Rückfragen zu Patienten zu stellen. 

Wechseln Sie im Rahmen des Optica TI-Pakets zu Optica Viva, so können Sie Optica Viva für bis zu 6 Monate kostenfrei nutzen*.

*Um eine Doppelbelastung zu vermeiden bzw. zu vermindern können Sie, wenn Sie sich für den TI-Anschluss von Optica entscheiden (Vertragsschluss) und von Ihrer bisherigen Praxissoftware auf Optica Viva, die Praxissoftware unserer Tochtergesellschaft PRAXINO GmbH umsteigen, gegen Vorlage der Kündigungsbestätigung Ihres bisherigen Praxissoftwareanbieters sowie unserer TI-Vertragsschlussbestätigung bei der PRAXINO GmbH Optica Viva bis zur Beendigung des Praxissoftwarevertrages mit Ihrem bisherigen Anbieter, längstens jedoch für 6 Monate ab Anmeldung bei Optica Viva, kostenlos – Zusatzdienste ausgenommen – nutzen.

Kommunizieren Sie mit Ihren Patient:innen über E-Mail und SMS. Versenden Sie Terminerinnerungen ganz automatisch und zu dem Zeitpunkt, wann Sie wollen. Individuell für jede:n Patient:in einstellbar.

Optica Viva überprüft Ihre Eingaben, um Absetzungen zu vermeiden. Dazu kontrolliert die Software, ob die Verordnungen richtig ausgestellt wurde und nach der Heilmittelrichtlinie richtig abgerechnet werden kann. Fristen und die Verordnungsmenge werden dabei genauso berücksichtigt, wie die Kombination von Diagnosegruppe und ICD-10-Code. Außerdem erkennt Optica Viva Tarifänderungen und hilft dabei, stets zu den aktuellen Tarifen abzurechnen. Auch werden nicht bearbeitete Kassen- und Privatrezepte sowie nicht gestellte Zuzahlungen geprüft. Die Software erinnert sie zudem an fehlende und ausstehende Therapieberichte.

Preise

Faires Preismodell nach Ihrem Bedarf

Wir bieten Ihnen faire Preise pro Benutzerzugang. Ihr Vorteil: Sie zahlen weder Installations-, Lizenz-, Backup-, oder Cloud-Kosten. Der bei Einrichtung laufende Kalendermonat ist kostenfrei. Danach gilt: Bei Zusatzlizenzen die nach dem 15. eines Monats zugebucht werden, beginnt die Berechnung erst ab dem 1. des Folgemonats! 

Durch verschiedene Benutzerrollen erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen im Praxisalltag Unterstützung - individuell und bedarfsgerecht. Ganz nach Ihren Bedürfnissen ist Optica Viva dabei jederzeit monatlich erweiterbar oder kündbar.

Die Benutzerrollen im Überblick:

Basispaket

Praxisinhaber:in

38 €

pro Monat / Lizenz

Die Basislizenz

  • Termin- und Ressourcenkalender
  • Dokumentation und Abrechnung
  • Kontoverwaltung
+

Zusatzlizenz

Verwalter:in

38 €

pro Monat / Lizenz

Verwaltungsrechte

  • Termin- und Ressourcenkalender
  • Therapiedokumentation
  • Verwaltung und Abrechnung

Zusatzlizenz

(In Vollzeit)

Therapeut:in

30 €

pro Monat / Lizenz

Therapierechte

  • Terminverwaltung und Kalender
  • Therapiedokumentation
  • Rezeptverwaltung

Zusatzlizenz

(In Teilzeit)

Therapeut:in

17 €

pro Monat / Lizenz

Therapierechte

  • Terminverwaltung und Kalender
  • Therapiedokumentation
  • Rezeptverwaltung

Zusatzlizenz

Empfang

17 €

pro Monat / Lizenz

Für Rezeptionskräfte

  • Terminverwaltung
  • Patientenbetreuung
  • reduzierter Umfang (keine Kalenderspalte)

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung von Optica Viva die Basislizenz „Praxisinhaber:in“ benötigen und nur diese bei Vertragsabschluss buchen können. 
Alle weiteren Lizenzen können Sie nach Vertragsabschluss direkt in der Software dazu buchen.

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. und pro Therapeut bei monatlicher Abrechnung.
Rabatt von 3 € pro Benutzer und Monat, wenn der entsprechende Benutzer Mitglied in einem der folgenden Verbände ist: Deutscher Bundesverband für Logopädie e. V. / Logo Deutschland e. V. (außer Empfang)

Jetzt bestellen Zur Live-Demo

Optionale Zusatzleistungen

Zusatzleistungen wie ein Kassendienst, die Schnittstelle zur Direktabrechnung oder der SMS-Dienst können direkt über die Software zugebucht werden.

Das ordnungsgemäße Kassieren von Zuzahlungen oder Rechnungsbeträgen mit technischer Schutzeinrichtung (TSE) und Export nach DSFinV-K ist mit Optica Viva ebenso möglich. Der Kassendienst (TSE/DSFinV-K) kostet 12,50 € im Monat und pro Kasse. Es entstehen keine Einrichtungsgebühren.

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung

12,50 €

pro Monat / Kasse

Für die Direktabrechnung mit Optica Viva benötigen Sie unsere Zusatzsoftware Optica Viva Tools, welche die Rezepte bedruckt und bei der Direktabrechnung an die Kostenträger mittels Dakota überträgt. Die Lizenz für Dakota bei der Direktabrechnung ist in den Kosten enthalten. Nur ein Zertifikat des ITSG Trust Center wird noch benötigt und kann über Optica Viva beantragt werden. Bitte beachten Sie, dass Dakota nur Windows 10 und Windows 11 unterstützt.

1. IK: 35 € pro Monat, jede weitere IK 15€ pro Monat.

Dakota-Zertifikat: 99,- € für die ersten drei Jahre, danach 72,- € für jeweils weitere drei Jahre.

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung

ab 35 €

pro Monat (zzgl. einmalige & jährliche Kosten)

Optica Viva erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Patient:innen per SMS. Neben freien Nachrichten können Sie mit diesem Dienst Terminerinnerungen versenden. Lediglich der Versand der SMS erfordert eine Transaktionsgebühr. Ohne Vorauszahlung bei monatlicher Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs.

Keine Einrichtungsgebühr. Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung.

0,12 €

pro SMS

Optica Viva erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Patient:innen per E-Mail. Neben freien Nachrichten können Sie mit diesem Dienst Terminerinnerungen versenden. Für die Nutzung des E-Mail-Dienstes entstehen keine Zusatzkosten.

kostenlos

Profitieren Sie vom Praxiswissen erfahrener Optica Viva Profis.

In Kooperation mit unserem langjährigen und erfolgreichen Partner Physiobusiness Ahlhorn & Pschick bieten wir exklusive Software-Schulungen an, um Ihre Praxisverwaltung mit Optica Viva zu optimieren. Das erfahrene Team von Physiobusiness, Betreiber mehrerer Therapiezentren, teilt sein umfassendes und praxiserprobtes Wissen.

Praxisnahes Know-how von erfahrenen Power-Usern

Umfassende Einblicke in den Verwaltungsprozess eines renommierten Branchenkollegen

Effektive Lösungen auf individuelle Herausforderungen des Praxisalltags

Kosten: 300,— € (zzgl. MwSt.)

Dauer: 2–2,5 Stunden

Schulung buchen

Schulungspartner ist Physiobusiness Ahlhorn & Pschick GbR, Unterlindhofstr. 24 93173 Wenzenbach

Blick in die Software

Optica Viva ist benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist dabei entscheidend. Erhalten Sie hier Einblicke in Optica Viva und überzeugen Sie sich selbst - oder klicken Sie sich durch unser kostenloses Demoportal.

Zur Live-Demo

Warum Optica Viva?

Optica Viva vereint alle relevanten Funktionen in einer Software, ist besonders einfach zu bedienen und bietet höchsten Schutz für sensible Daten. Das Besondere daran: Die Software kann ohne aufwendige Installation mit praktisch jedem Computer, Smartphone oder Tablet genutzt werden. Alles was Sie dafür benötigen ist ein Internetbrowser und eine Internetverbindung.

Von der Praxisgründung über das Filialnetz bis zur interdisziplinären Praxis: Die Software bleibt gleich. Dabei ist sie auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Fachausrichtungen zugeschnitten. Sie können ungestört in Ruhe oder mit dem ganzen Team arbeiten. Wer dabei welchen Zugang hat, entscheiden zu jeder Zeit nur Sie.

Laptop mit W-Lan Signal für Internetverbindung

All-in-One Cloudlösung

Ob Terminplan oder digitale Patientenakte, Rezeptverwaltung, Abrechnung oder Dokumentation: Optica Viva vereint alle relevanten Funktionen in einer Software. 

Als Cloud-Lösung muss die Praxissoftware nicht aufwändig installiert und gewartet werden und ist sofort einsatzbereit. Alles, was Sie dafür benötigen sind ein aktueller Internetbrowser und eine Internetverbindung. Bei der Hardware haben Sie freie Wahl: Windows, MacOS, Linux iOS oder Android.

Illustration: TI-Komponenten und Therapeutin

Fit für die Digitalisierung: Optica Viva ist TI-ready.

Mit Optica Viva und dem Optica TI-Paket können Sie sofort von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren – zu einem attraktiven Preis und dank Online-Lösung ohne aufwendige Installation. Einfach mit PC, Smartphone oder Laptop einloggen und loslegen: der Kommunikationsdienst KIM ist bereits in Optica Viva integriert.

Illustration: Laptop, Cloud und geschützter Datenordner

Höchste Datensicherheit

Ihre patientenbezogenen Daten sind sicher in der Cloud nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur von Ihnen durch Eingabe eines individuellen Praxisschlüssels möglich. 

Wir sichern Ihre Daten in regelmäßigen Abständen vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands. Damit sind Ihre Patienten- und Therapiedaten sowie alle hochgeladenen Dokumente vor totalem Datenverlust geschützt und die Existenzgrundlage Ihrer Praxis garantiert.

Illustration mobil arbeiten: Handy, Tablet und Server

Mobil arbeiten

Sie entscheiden, ob Sie am Computer oder unterwegs mit Tablet oder Smartphone arbeiten. Die zentrale Datenspeicherung ermöglicht jederzeit den Wechsel zwischen den Endgeräten. Ob in der Praxis, auf einem Hausbesuch oder zu Hause: Eine Internetverbindung reicht aus. Einfach app.opticaviva.de aufrufen und mit den individuellen Zugangsdaten einloggen.

ERFAHRUNGEN MIT OPTICA VIVA

Stimmen aus der Praxis

Das sagen unsere Kund:innen: Wie nutzen Therapeut:innen Optica Viva in ihren Praxen und warum?

Nadine Kiene, Theralingua

„Aus Erfahrung kann ich berichten, dass Optica Viva wirklich super selbsterklärend ist und man das Programm in kürzester Zeit verstanden hat. Es ist sehr übersichtlich, sehr einfach und verbessert unsere tägliche Arbeit.“

Nadine Kiene
Kaufmännische Leitung, Theralingua Hamburg

Dayan Raheem und Lucas Roos

„Optica Viva ist intuitiv bedienbar, auch von unterwegs. Das hilft uns unter anderem bei der Betreuung von Sportmannschaften.“

Lucas Roos & Dayan Raheem
Inhaber Körpernahr Physiotherapie, Bad Neuenahr-Ahrweiler

Logopädin Stefanie Munoz

„Der Rezeptbereich und die Rezeptprüffunktionen von Optica Viva erleichtern mir die Vorbereitung für meine Abrechnung.“

Stefanie Muñoz-Valenzuela
Inhaberin Logopädische Praxis Stefanie Muñoz Valenzuela, Schriesheim

Mediathek

Optica Viva kennen lernen

Webinar

Lernen Sie die Möglichkeiten rund um Dokumentation und Anamnese mit Optica Viva kennen.

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Webinar

Lernen Sie die Möglichkeiten der Finanzverwaltung mit Optica Viva kennen.

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Webinar

Langjährige Optica Viva Nutzer berichten von ihren Erfahrungen.

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Tutorials und Webinare: Optica Viva für Einsteiger und Fortgeschrittene

Auch wenn Optica Viva sehr intuitiv ist, erhalten Sie beim Einstieg und der täglichen Nutzung Unterstützung. Regelmäßig bietet PRAXINO deshalb regelmäßig kostenfreie Webinare für Einsteiger und  Fortgeschrittene mit wechselnden Themen an. Umfassende Tutorials zu dem Grundlagen von Optica Viva finden Sie außerdem auf YouTube.

Zu den Webinarterminen Optica Viva Tutorials

Software Releases

Damit Optica Viva Sie in Ihrem Praxisalltag noch besser unterstützen und Sie Ihre Prozesse noch einfacher gestalten können, wird die Software für Sie konsequent weiterentwickelt. Alle neuen und vergangenen Releases finden Sie immer aktuell im Release-Bereich. 

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PRAXINO GmbH

Kontakt

Marienstraße 10
70178 Stuttgart

Kontakt zum Support für Kund:innen

E-Mail: support@opticaviva.de (8 bis 17 Uhr)  
Ticket direkt aus Optica Viva: https://app.opticaviva.de/support/
Support-Telefon: 0711 99373-8540 (9:30 bis 12:30 Uhr und 13:30 bis 16:30 Uhr)

Optica Viva ist eine Software der PRAXINO GmbH

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