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Optica Viva: die neue Software für alle Heilmittelerbringer:innen.

Vom Terminkalender bis zur Abrechnung: Mit Optica Viva können Sie alle Prozesse in Ihrer Praxis mit wenigen Klicks steuern und dabei Zeit und Aufwand sparen. Optica Viva ist intuitiv gestaltet und kann ohne Vorkenntnisse sicher bedient werden. 

Theralingua

Das sagen unsere Kund:innen

„Zu meinen Aufgaben in der Verwaltung gehört es auch, neue Mitarbeiter:innen in Optica Viva einzuarbeiten. Aus Erfahrung kann ich berichten, dass Optica Viva wirklich super selbsterklärend ist und man das Programm in kürzester Zeit verstanden hat. Es ist sehr übersichtlich, sehr einfach und verbessert unsere tägliche Arbeit.“

Nadine Kiene, kaufmännische Leitung Theralingua in Hamburg

Funktionen, Features, Vorteile.

Ob Terminplan oder digitale Patientenakte, Rezeptverwaltung, Abrechnung oder Dokumentation: Optica Viva vereint alle relevanten Funktionen in einer Software, ist besonders einfach zu bedienen und bietet höchsten Schutz für sensible Daten. Das Besondere daran: Die Software kann ohne aufwendige Installation mit praktisch jedem Computer, Smartphone oder Tablet genutzt werden. Alles was Sie dafür benötigen ist ein Internetbrowser und eine Internetverbindung.

Von der Praxisgründung über das Filialnetz bis zur interdisziplinären Praxis: Die Software bleibt gleich. Dabei ist sie auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Fachausrichtungen zugeschnitten. Sie können ungestört in Ruhe oder mit dem ganzen Team arbeiten. Wer dabei welchen Zugang hat, entscheiden zu jeder Zeit nur Sie.

Ihre Vorteile

Sofort Startklar

Als Cloud-Lösung muss Optica Viva nicht aufwendig installiert werden und ist sofort einsatzbereit. Alles, was Sie dafür benötigen sind ein aktueller Internetbrowser und eine Internetverbindung. Bei der Hardware haben Sie freie Wahl: Windows, MacOS, Linux iOS oder Android.

Mobil arbeiten

Sie entscheiden, ob Sie am Computer oder unterwegs mit Tablet oder Smartphone arbeiten. Die zentrale Datenspeicherung ermöglicht jederzeit den Wechsel zwischen den Endgeräten. Ob in der Praxis, auf einem Hausbesuch oder zu Hause: Eine Internetverbindung reicht aus.

TI-ready

Mit Optica Viva und unserem TI-Paket können Sie sofort von allen Vorteilen der Digitalisierung profitieren – zu einem attraktiven Preis und dank Online-Lösung ohne aufwendige Installation. Einfach mit PC, Smartphone oder Laptop einloggen und loslegen: der Kommunikationsdienst KIM ist bereits in Optica Viva integriert. 

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Karteikarten durchwühlen, um den letzten Bericht zu finden? Bei Optica Viva suchen Sie nicht; Sie finden! Durch perfekte Organisation haben Sie jederzeit alle Informationen zu Ihren Patient:innen im Blick. Mithilfe der Verlaufsdokumentation können sich Ihre Mitarbeiter:innen gegenseitig ohne Informationsverlust vertreten. Die Briefvorlagen und eine elektronische Dokumentenablage unterstützen Sie zusätzlich.

Optica Viva stellt Ihnen jederzeit aktuelle Tarife für alle Tarifregionen bereit. Mit integrierten Funktionen können Sie Zuzahlungen und Privatrezepte selbst abrechnen, Kostenvoranschläge und Mahnungen erstellen. Die Abrechnung der Rezepte ist über angeschlossene Abrechnungszentren oder per Direktabrechnung möglich.

Im übersichtlichen Terminkalender verwalten Sie die Therapietermine, Teamsitzungen, An- und Abwesenheiten der Therapeuten und andere Ereignisse. Senden Sie die Terminlisten per E-Mail oder drucken Sie sie aus. Den passenden Ferien- und Feiertagskalender liefern wir aktuell dazu. Außerdem können Ihre Patienten per SMS-Versand an den vereinbarten Termin erinnert werden.

Befreien Sie sich von gelben Klebezetteln und verwalten Sie Ihre Aufgaben mit Optica Viva. Erstellen Sie To-Do-Listen für sich oder delegieren Sie sie an Ihre Mitarbeiter:innen. Die Software erinnert Sie rechtzeitig an die bevorstehenden Aufgaben und generiert automatische Erinnerungen für Dokumentation oder Abrechnung.

Alles im Überblick! Mit dem Ressourcenkalenender lassen sich Therapieräume, Fuhrpark, Materialien, Geräte und alles weitere zuweisen oder buchen, was in Ihrer Praxis von mehreren Therapeut:innen benutzt wird. Die Ressourcen können Sie selbstständig erfassen und verwalten.

Optica Viva hilft Ihnen, Ihre Praxisausrichtung und Kommunikation kontinuierlich zu verbessern. Die Daten sind nach Tag, Woche oder Jahr selektierbar. Mithilfe der Therapeutenstatistik können Sie ganz leicht und flexibel die Monatsabrechnung gestalten und Umsätze vergleichen. Außerdem erfahren Sie, mit welchen Ärzt:innen, Kostenträgern und Organisationen Sie am meisten zusammenarbeiten. Daraus ergeben sich Ihre Stärken und Chancen.

Das individuelle Dashboard ist der Start in einen erfolgreichen Tag. Es ist mit allen Informationen bestückt, die Sie zur Organisation und Durchführung der Therapien an diesem Tag benötigen. Es bietet auch eine Übersicht Ihrer aktuellen Aufgaben und einen Ausblick auf den nächsten Tag.

Importieren und exportieren Sie Ihre Daten ganz leicht mittels Tabellenkalkulation im .csv-Format. Dadurch vereinfacht Ihnen Optica Viva den Wechsel aus einer anderen Software. Sie müssen Ihre Daten nicht komplett neu eingeben, sondern fügen Sie mit wenigen Klicks ein. Die Exportfunktion hilft Ihnen, Serienbriefe an Patient:innen und Ärzt:innen zu senden.

Kommunizieren Sie mit Ihren Patient:innen über E-Mail und SMS. Versenden Sie Terminerinnerungen ganz automatisch und zu dem Zeitpunkt, wann Sie wollen. Individuell für jede:n Patient:in einstellbar.

Optica Viva überprüft Ihre Eingaben, um Absetzungen zu vermeiden. Dazu kontrolliert die Software, ob nach der Heilmittelrichtlinie richtig abgerechnet wurde. Fristen und die Verordnungsmenge werden dabei berücksichtigt. Außerdem erkennt Optica Viva Fehler, die durch Tarif-Updates entstehen können, und bewertet diese neu. Auch werden nicht bearbeitete Kassen- und Privatrezepte sowie nicht gestellte Zuzahlungen geprüft. Die Software erinnert sie zudem an fehlende und ausstehende Therapieberichte.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Optica Viva Einsteiger-Webinar

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen von Optica Viva, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern. Unser Experte führt Sie durch die Software und zeigt Ihnen u.a. Kalender und Termine, das Anlegen von Patient:innen, Rezepten oder Ärzten sowie die Dokumentation mit Optica Viva.

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Beim Laden dieser Inhalte werden Daten an den Anbieter und ggf. an Dritte übertragen. Weitere Informationen können sie in unseren Datenschutzbestimmungen nachlesen.

Impressionen

Optica Viva ist benutzerfreundlich und übersichtlich gestaltet. Eine intuitive Benutzeroberfläche ist dabei entscheidend. Erhalten Sie hier Einblicke in Optica Viva und überzeugen Sie sich selbst.

Preise

Exakt nach Ihrem Bedarf: die Optica Viva Benutzerrollen

Ganz nach Ihren Bedürfnissen ist Optica Viva jederzeit monatlich erweiterbar oder kündbar.

Wir gehen andere Wege im Vertrieb, da wir keine Produktions- und Versandkosten von Werbematerial und Boxprodukten haben. Updates werden bei uns zentral durchgeführt. Die dadurch entstehenden Einsparungen spiegeln sich im Preis wieder. Wir bieten Ihnen die Software pro Benutzer und Monat an. Wir berechnen weder Installations-, Lizenz-, Backup- noch Cloudkosten. Einzig die Benutzerzugänge werden pro Monat berechnet. Unser Serviceversprechen: Bei Therapeuten-Zugängen, die nach dem 15. eines Monats eingerichtet werden, beginnt die Berechnung erst ab dem 1. des Folgemonats!

Mit den Optica Viva Benutzerrollen erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen im Praxisalltag Unterstützung - individuell und bedarfsgerecht.

Die Benutzerrollen im Überblick:

Praxisinhaber:in

38 €

pro Monat / Lizenz

Voller Funktionsumfang

  • Termin- und Ressourcenkalender
  • Dokumentation und Abrechnung
  • Kontoverwaltung

Verwalter:in

38 €

pro Monat / Lizenz

Voller Funktionsumfang

  • Termin- und Ressourcenkalender
  • Therapiedokumentation
  • Verwaltung und Abrechnung

(In Vollzeit)

Therapeut:in

30 €

pro Monat / Lizenz

Therapierechte

  • Terminverwaltung und Kalender
  • Therapiedokumentation
  • Rezeptverwaltung

(In Teilzeit)

Therapeut:in

17 €

pro Monat / Lizenz

Voller Funktionsumfang

  • Terminverwaltung und Kalender
  • Therapiedokumentation
  • Rezeptverwaltung

Empfang

17 €

pro Monat / Lizenz

Für Rezeptionskräfte

  • Terminverwaltung
  • Patientenbetreuung
  • reduzierter Umfang (keine Kalenderspalte)

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. und pro Therapeut bei monatlicher Abrechnung.
Rabatt von 3 € pro Benutzer und Monat bei Mitgliedschaft in folgenden Verbänden: Deutscher Bundesverband für Logopädie e. V. / Logo Deutschland e. V. (außer Empfang)

Optionale Zusatzleistungen

Das ordnungsgemäße Kassieren von Zuzahlungen oder Rechnungsbeträgen mit technischer Schutzeinrichtung (TSE) und Export nach DSFinV-K ist mit Optica Viva ebenso möglich. Der Kassendienst (TSE/DSFinV-K) kostet 12,50 € im Monat und pro Kasse. Es entstehen keine Einrichtungsgebühren.

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung

17 €

pro Monat / Kasse

Für die Direktabrechnung mit Optica Viva benötigen Sie unsere Zusatzsoftware Optica Viva Tools, welche die Rezepte bedruckt und bei der Direktabrechnung an die Kostenträger mittels Dakota überträgt. Die Lizenz für Dakota bei der Direktabrechnung ist in den Kosten enthalten. Nur ein Zertifikat des ITSG Trust Center wird noch benötigt und kann über Optica Viva beantragt werden.

1. IK: 35 € pro Monat, jede weitere IK 15€ pro Monat.

Dakota-Zertifikat: 60,- € für die ersten drei Jahre, danach 48,- € für jeweils weitere drei Jahre.

Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung

ab 35 €

pro Monat (zzgl. einmalige & jährliche Kosten)

Optica Viva erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Patient:innen per SMS. Neben freien Nachrichten können Sie mit diesem Dienst Terminerinnerungen versenden. Lediglich der Versand der SMS erfordert eine Transaktionsgebühr. Ohne Vorauszahlung bei monatlicher Abrechnung des tatsächlichen Verbrauchs.

Keine Einrichtungsgebühr. Preise zuzüglich der derzeit gültigen MwSt. bei monatlicher Abrechnung.

0,12 €

pro SMS

Optica Viva erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Patient:innen per E-Mail. Neben freien Nachrichten können Sie mit diesem Dienst Terminerinnerungen versenden. Für die Nutzung des E-Mail-Dienstes entstehen keine Zusatzkosten.

kostenlos

Sicherheit

Höchster Schutz für Ihre Daten

Wir bieten Ihnen höchsten Schutz für Ihre sensiblen Daten. Datenschutz und -sicherheit sind Vertrauenssache! Ihre Patientenbezogenen Daten sind auch wirklich nur Ihnen bekannt.

Sicher in der Cloud

Wir nutzen die Vorteile eines Cloud-basierten Systems, um Optica Viva für Sie immer und überall mit ausreichenden Kapazitäten verfügbar zu halten, ohne dabei die Sicherheitsaspekte aus den Augen zu verlieren. Deshalb werden die Datencontainer in der Cloud zusätzlich nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt. 

Daten und Dokumente verschlüsselt

Alle patientenbezogenen Daten und Dokumente wie Fotos, Anamnese- und Diagnosedateien werden nach höchsten Sicherheitsanforderungen verschlüsselt erfasst, übertragen und gespeichert. Die Entschlüsselung der Daten ist nur von den Praxismitarbeitern durch Eingabe eines individuellen Praxisschlüssels möglich. Eine Decodierung ohne den Sicherheitsschlüssel ist ausgeschlossen – auch für Optica Viva.

Mehrfach gegen Verlust gesichert

Dreifach hält besser! Deshalb sichern wir Ihre Daten in regelmäßigen Abständen vollständig an drei verschiedenen Standorten innerhalb Deutschlands. Damit sind Ihre Patienten- und Therapiedaten sowie alle hochgeladenen Dokumente vor totalem Datenverlust geschützt und die Existenzgrundlage Ihrer Praxis garantiert.

Optica Viva Webinare: Optica Viva für Einsteiger und Fortgeschrittene

Auch wenn Optica Viva sehr intuitiv ist, erhalten Sie beim Einstieg und der täglichen Nutzung Unterstützung. Regelmäßig bietet PRAXINO deshalb je ein Grundlagen-Webinar für Einsteiger und ein Webinar für Fortgeschrittene mit wechselnden Themen an. Die Teilnahme ist kostenlos.

Anmeldung und Termine im Überblick 

Mediathek

Video

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Software Releases

Damit Optica Viva Sie in Ihrem Praxisalltag noch besser unterstützen und Sie Ihre Prozesse noch einfacher gestalten können, wird die Software für Sie konsequent weiterentwickelt. Alle neuen und vergangenen Releases finden Sie immer aktuell im Release-Bereich. 

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Mit Optica in die TI: Von der Ausstattung über die Kartenbeantragung bis zum Betrieb unterstützen wir Sie mit dem Optica TI-Paket bei allen wichtigen Schritten rund um den Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Von A bis Z und mit öffentlicher Förderung: 

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