Mit Praxissoftware punkten: Warum sich eine Praxissoftware angesichts der Blankoverordnung weiterentwickeln muss.

Wenn etwas in der Praxis perfekt funktionieren soll, fragt man am besten diejenigen, die täglich damit arbeiten. Ihre Einblicke liefern die entscheidenden Informationen, die für jede Art von Produktentwicklung unbezahlbar sind. So ging Optica vor, als die Branchensoftware Optica Viva auf die Blankoverordnung in der Ergotherapie fit gemacht werden sollte. In die Entwicklung flossen so auch einige Punkte ein, die sich der Deutsche Verband Ergotherapie (DVE) gewünscht hat. Denn digitale Prozesse müssen nicht nur technisch gut programmiert, sicher und einfach zu bedienen sein, sondern sollten auch einen echten Mehrwert gegenüber der Papierform bieten.

Ein gutes Beispiel dafür ist das neue Ampelsystem mit seinen Phasen grün, gelb und rot, das eine der größten Veränderungen durch die Blankoverordnung darstellt. Mit seiner Hilfe sollen die Praxen selbst auf die Wirtschaftlichkeit ihrer Behandlungen achten. Statt wie bisher in Behandlungseinheiten wird nun in Zeitintervallen von jeweils 15 Minuten gerechnet. Für jede Ampelphase wurde pro Diagnosegruppe eine bestimmte Anzahl von Zeitintervallen festgelegt, die über den Zeitraum von 16 Wochen pro Blankoverordnung aufsummiert werden. Beispiel: In der Diagnosegruppe SB1 (Erkrankungen der Wirbelsäule, Gelenke und Extremitäten) zählen bis zu 128 Zeitintervalle zur grünen Phase, alles zwischen 129 und 176 zur gelben Phase und alle Zeitintervalle ab 177 zur roten Phase – inklusive Vor- und Nachbereitung.

Die Praxissoftware – die perfekte Lösung für das neue Ampelsystem

Dies auf Papier zu dokumentieren und zu berechnen, wäre mühsam, fehleranfällig und im Zweifelsfall auch teuer. Schließlich müssen Ergotherapeut:innen für alle Zeitintervalle, die sie in der roten Phase geleistet haben, einen Abschlag von 9 Prozent hinnehmen. Mag sein, dass einige sich absichtlich dazu entscheiden, mehr zu leisten, als in der grünen und gelben Phase vorgesehen ist. Aus Versehen sollte dies jedoch nicht passieren. Eine Software ist das perfekte Werkzeug, um den Überblick zu behalten. Denn mit Optica Viva lassen sich nicht nur die Blankoverordnungen mit ihren Zeitintervallen erfassen. Viva zählt auch mit und bildet natürlich die Ampelphasen automatisch ab. Das heißt, die Software warnt, wenn die jeweilige Höchstmenge in der grünen und gelben Phase erreicht ist.

Und nicht nur das: Auf Anregung des DVE wurde Optica Viva so programmiert, dass bei jeder Eingabe eines stattgefundenen Therapietermins und der dabei absolvierten Zeitintervalle automatisch ein Zeitintervall zur Vor- und Nachbereitung hinzugefügt wird. Es ist ein Automatismus, den die Therapeut:innen auf Wunsch und per Klick aktivieren können. Besonders wichtig war dem DVE auch, dass Zwischenrechnungen für Zuzahlungen der Versicherten erstellt werden können. Diese Möglichkeit trägt zu einer vertrauensvollen Kundenbeziehung bei, da die Praxis zu Beginn der Behandlung keine verbindlichen Angaben machen kann, welcher Betrag hier innerhalb der 16 Wochen gültigen Blankoverordnung aufläuft.

Alles bleibt im Fluss: Weitere Funktionen folgen

In vielen weiteren Punkten wurde Optica Viva auf die Blankoverordnung in der Ergotherapie vorbereitet. Die Prüfungen wurden den Anforderungen entsprechend angepasst, ebenso die Hinweise. Das Formular für die Therapieplanung wurde in die Software integriert, das Formular für die Verlaufsdokumentation modifiziert. Bei all diesen Änderungen gilt: Alles ist im Fluss. Mit den ersten Erfahrungen der Therapeut:innen mit der Blankoverordnung und der Software ab dem 1. April 2024 werden sicherlich neue Anforderungen hinzukommen. Optica Viva wird in Funktionalität und Nutzbarkeit mit diesen neuen Anforderungen wachsen.

Das Schöne an einer Cloud-basierten Software ist aber, dass Funktionen einfach nachgereicht werden können, ohne umständliche Update-Prozesse anstoßen zu müssen. Dies ist auch vor dem Hintergrund der weiteren Verhandlungen zwischen dem GKV-Spitzenverband und den beiden Ergotherapieverbänden DVE und BED zu sehen. Einzelne Aspekte der Blankoverordnung werden erst in den kommenden Wochen und Monaten zu klären sein. Wir halten Sie mit Beiträgen auf optica.de/wissenswert auf dem Laufenden.

Mit Optica Viva in die Blankoverordnung starten

Optica Viva kann vom Start weg die Rahmenbedingungen der Blanko-VO abbilden und unterstützt Sie aktiv dabei, diese einfach zu verwalten und sicher abzurechnen. Dabei behält Optica Viva auch das neue Ampelsystem für Sie im Blick und denkt wie gewohnt auch bei der Rezeptprüfung und Dokumentation für Sie mit.

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