Terminplanung und Praxisauslastung: Was bringt eine Online-Terminvereinbarung?

Terminvereinbarung ist nicht immer einfach. Warum ein digitaler Kalender und eine Online-Terminvereinbarung Sie dabei unterstützen können.

Zwei Empfangskräfte beraten sich

Die Terminplanung kann im Praxisalltag oft herausfordernd sein: neue Patient:innen, die um einen Termin bitten, die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter:innen, Absagen, Verschiebungen und vieles mehr stehen hierbei auf der Tagesordnung. Damit der Praxisalltag reibungslos verläuft braucht es eine strukturierte Terminplanung und ein gutes Praxismanagement. 

Da die Digitalisierung auch im Gesundheitswesen voranschreitet verlagern sich viele Aufgaben der Praxisorganisation ins Digitale – mit einigen Vorteilen: Behandlungen können auf der Basis von Daten noch besser werden, Prozesse werden schneller und einfacher und viele alltäglichen Aufgaben können digital mit geringeren Kosten und deutlich effizienter bearbeitet bzw. gelöst werden. 
Ein besonders umfangreiches Instrument auf diesem Weg ist eine Praxissoftware: sie kann viele Prozesse und Aufgaben digital abbilden, unter anderem auch den Terminkalender und die Terminvereinbarung.

Terminkalender in der Praxissoftware vs. Papierkalender

Nutzen Sie eine Praxissoftware mit Terminkalender profitieren Sie zunächst einmal davon, dass mit diesem Termine ganz einfach verschoben oder gelöscht werden können, ohne dass es unübersichtlich wird. Zeitraster können genauso individuell angelegt werden wie Farbcodierungen und auch Doppelbelegungen können vermieden werden, wenn der Kalender einer ständigen Synchronisierung unterliegt. Hinzu kommt, dass das Anlegen von Serienterminen deutlich einfacher geht und auch Lücken über eine Wartelistenfuktion schnell gefüllt werden können.
Den Kalender über die Praxissoftware zu bieten hat zudem den Vorteil, dass Sie Patient:innen automatisch an Termine erinnern lassen können – was nicht nur ein zusätzlicher Service für Ihre Patient:innen ist, sondern auch Ausfallgebühren und teure Lücken im Terminplan vermeidet.

Was ist eine Online-Terminvereinbarung?

Bei einer Online-Terminvereinbarung können Ihre Patient:innen digital und jederzeit einen Termin in der Praxis planen, buchen und bei Bedarf auch wieder stornieren oder verschieben. Aufrufbar ist die Online-Terminvereinbarung entweder über einen direkten Link oder kann auf Ihrer Praxis-Website eingebunden werden. Dort werden den Patient:innen die Termine zur Buchung dargestellt, die zuvor im Kalender Ihrer Software als buchbare Online-Termine ausgewiesen wurden.

Patient:innen können dann über ein Buchungstermin einen passenden Termin auswählen und unter Angabe Ihrer Daten buchen. Sobald ein:e Patient:in einen Termin gebucht hat, wird dieser in den Kalender Ihrer Praxissoftware übernommen. 

Zwar unterliegt das Terminieren von Behandlungen zu einer Verordnung aktuell noch einigen Bedingungen wie der Diagnose und der Frequenz, dennoch können Patient:innen den ersten Termin direkt online vereinbaren. Die Folgetermine können dann in der Praxis festgelegt werden.
 

Optimal ausgelastet: Terminplanung mit Optica Viva 

Optica Viva verfügt über einen integrierten Terminkalender mit vielen Funktionen. Auch die Online-Terminvereinbarung ist in Optica Viva bereits integriert und kann kostenfrei aktiviert werden. 

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Diese Vorteile haben ein digitaler Kalender und eine Online-Terminvereinbarung 

1. Aufgeräumter Schreibtisch

Ein digitaler Kalender bereitet der Zettelwirtschaft am Schreibtisch ein Ende: Post-Its und Notizzettel zu Terminerinnerungen oder –Änderungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen sind alle wichtigen Daten an einem Ort in der Software gesammelt.

2. Patient:innen buchen ihre Termine selbst

Patient:innen profitieren davon, dass sie sich in einer Online-Terminvereinbarung unabhängig von den Öffnungszeiten der Praxis, der telefonischen Erreichbarkeit oder eigenen Verpflichtungen (z.B. im Beruf) einen Termin buchen können. 

Sie als Therapeut sparen sich vor allem Zeit – es entfällt das telefonische Abgleichen der Kalender und die Suche nach einem passenden Termin. Missverständnisse durch Flüchtigkeitsfehler, weil man einen Termin mal eben kurz zwischen zwei Behandlungen vereinbaren möchte können so vermieden werden. Beschäftigen Sie eine Empfangskraft, ist diese bei nur 50 Anrufen am Tag mehr als vier Arbeitsstunden nur mit Telefonaten beschäftigt, nimmt man für jede Terminvereinbarung 5 Minuten Aufwand an. In der Realität liegt er meist sogar höher. Dieser Aufwand verringert sich durch eine Online-Terminvereinbarung und Ihre Bürokraft kann sich stärker anderen organisatorischen Aufgaben widmen.

3. Eine Buchung ist jederzeit möglich

Sind Patient:innen an Ihre Öffnungszeiten oder Telefonzeiten gebunden, um einen Termin zu vereinbaren ist die Arbeitslast im Tagesverlauf sehr ungleich verteilt. Gerade erwachsene Patient:innen, die selbst berufstätig sind, rufen vor allem in der Mittagszeit oder nach Feierabend an. 

4. Den Überblick behalten und Lücken füllen

Bei einem digitalen Kalender entfallen das Entziffern von unleserlich geschriebenen Termininformationen oder durchgestrichene und überschriebene Termine: im Kalender einer Praxissoftware sind Termine immer übersichtlich sortiert und klar erkennbar. Lücken können intelligent gefüllt werden und Räume und Therapiematerialien ohne Mehraufwand berücksichtigt werden.

5. Patienteninformationen vorab abfragen

Vereinbart ein:e Patient:in den ersten Termin über eine Online-Terminvereinbarung können Sie direkt einige Hintergrundinformationen abfragen und können sich so schon auf den Termin vorbereiten und diesen besser nutzen. Und weil Sie Termine in Ihrer Praxissoftware direkt mit den entsprechenden Patient:innen verknüpfen können, haben Sie alle relevanten Informationen direkt zur Hand.

6. Kosten einsparen

Durch die Erinnerungsfunktion können Terminausfälle reduziert werden. Da nur geleistete Behandlungseinheiten vergütet werden ist jeder vermiedene Terminausfall bares Geld wert. Auch Lücken können so gefüllt und die Praxis gut ausgelastet werden – was sich wiederum finanziell auszahlt. Hinzu kommen ggf. Kostenersparnisse bei den Personalkosten. 

7. Aktualität

Informationen im Kalender sind durch eine kontinuierliche Synchronisierung immer auf dem aktuellen Stand. Das vermeidet Doppelbuchungen und zeigt Lücken direkt auf, sodass diese einfach gefüllt werden können. Und auch auf Hausbesuchen kann direkt ein Folgetermin vereinbart werden.

 8. Individuelle Kalendereinstellungen 

Im Kalender der Software können Sie Zeiträume bzw. Zeitraster individuell anlegen. Bei der Online-Terminvereinbarung können Sie zudem verschiedenen Leistungen und Behandlungsarten hinterlegen, sodass automatisch der richtige Zeitraum für diese Leistung gebucht wird - eine flexible Taktung ist selbstverständlich auch möglich.