Nicht zuletzt mit der Telematikinfrastruktur hält die Digitalisierung mit großen Schritten Einzug in die Therapiepraxen. Eine digitale Praxis bietet dabei viele Vorteile: Behandlungen können datenbasiert weiter verbessert werden, Prozesse werden beschleunigt und viele alltägliche Schritte und Abläufe in der Praxis können effizienter und kostensparender umgesetzt werden. 

Wie digital eine Praxis sein sollte, kann oder auch muss, ist dabei von verschiedenen Faktoren abhängig: 

• gesetzliche Vorgaben, z.B. durch die Abrechnung mit der GKV (§302 SGB V), der TI und DVPMG
• Wünsche/Erwartungen der Patient:innen
• Bereitschaft der Mitarbeiter:innen

Werden Sie sich also bewusst darüber, was zwingend getan werden muss, was Patient:innen von Ihrer Praxis erwarten und womit Ihre Mitarbeiter:innen umgehen können. 

Den Status Quo herausfinden: der digitale Reifegrad meiner Praxis

Um zu erkennen, wo Sie in Bezug auf die Digitalisierung schon gut aufgestellt sind und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt, sollten Sie eine Bestandaufnahme aller Prozesse Ihrer Praxis vornehmen. So finden Sie heraus, welche Bereiche Ihrer Praxis bereits digital arbeiten und welche (noch) nicht. 

Listen Sie hierzu zunächst alle vorhandenen Prozesse Ihrer Praxis auf. Dazu zählen zum Beispiel Terminvereinbarungen, Erstaufnahme der Patientendaten und die Dokumentation des Therapieverlaufs, aber auch der Dienstplan, die Lohnbuchhaltung oder die Abrechnung.

Im zweiten Schritt müssen alle Prozesse drei Kategorien zugeordnet werden: 

In der ersten Kategorie sammeln Sie analoge Prozesse, bei welchen die Daten manuell erhoben und manuell verarbeitet werden. Der zweiten Kategorie ordnen Sie Prozesse zu, die in Teilen digitalisiert sind. Ein Beispiel wären hier Daten, die digital erhoben, aber noch manuell verarbeitet und übermittelt werden. In die letzte Kategorie fallen alle Prozesse, die bereits komplett digital und im besten Fall auch automatisiert ablaufen. Hier werden Daten nur digital erhoben und digital verarbeitet.

Je nach Kategorie vergibt man dann Punkte für jeden Prozess (Kategorie 1: 1 Punkt, Kategorie 2: 2 Punkte und Kategoire 3: 3 Punkte). Danach wird die Gesamtpunktzahl durch die Anzahl der betrachteten Prozesse geteilt. Ein niedriges Ergebnis bedeutet also, dass noch viel Potenzial vorhanden ist und erkennt auch gleich Prozesse, in denen durch die Digitalisierung Verbesserungen möglich werden. 

Je nach Ergebnis erkennen Sie also, ob für Ihre Praxis ein dringender Handlungsbedarf besteht, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ob Sie an der ein oder anderen Stelle noch optimieren können oder ob Ihre Praxis digital bereits sehr gut aufgestellt ist. 

Wo ist Digitalisierung sinnvoll?

Unabhängig davon, welche Prozesse sich in Ihrer Analyse als verbesserungswürdig herausgestellt haben, gibt es ganz allgemein verschiedene Bereiche Ihrer Praxis, in denen sich Digitalisierung gut umsetzen lässt. Entsprechende Endgeräte wie Computer und Tablets mit einer passenden Praxissoftware bilden die Basis hierfür. Eine gute Praxissoftware ist einfach zu bedienen und kann eine Vielzahl der Prozesse in Ihrer Praxis digital abbilden und effizienter gestalten.

Mit Nutzung einer Praxissoftware wird im ersten Schritt meist Ihr Terminkalender digital. Je nach Software (z.B. mit Optica Viva) ist dieser auch immer synchron, sodass Termindopplungen der Vergangenheit angehören. Über eine Online-Terminvereinbarung könnten Patient:innen Ihre Termine auch direkt selbst auswählen. Ein digitaler Terminservice bietet eine effizientere Praxisführung und erleichtert den Praxisalltag: Wie wäre wohl ein Arbeitstag, an dem das Telefon nicht ständig klingelt, weil Patient:innen Termine vereinbaren, verschieben oder absagen wollen? Auch die Kommunikation mit Patient:innen kann digital erfolgen, zum Beispiel für Terminerinnerungen oder Rechnungen.

In Verbindung mit der Behandlung bietet Digitalisierung Vorteile z.B. in der Dokumentation und Patientenverwaltung: Wer über ein Tablet direkt in seiner Praxissoftware dokumentieren kann sammelt alle Informationen zu einem Patienten oder einer Patientin zentral an einem Ort. Das spart nicht nur Papier und Platz, welche bei einer physischen Patientenakte anfallen sondern erleichtert auch die Übergabe an Kolleg:innen – zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit. Sobald die elektronische Patientenakte als Anwendung der Telematikinfrastruktur da ist, werden auch Hintergrunddaten über die Krankheitsbilder der Patient:innen einsehbar. Auch das Thema Videotherapie ist hier zu nennen. Diese bietet nicht nur den Vorteil Patient:innen aus vulnerablen Gruppen behandeln zu können ohne diese zu gefährden, sondern kann auch eingesetzt werden, sollte ein:e Patient:in einen Präsenztermin nicht wahrnehmen können (z.B. Aufgrund eines Urlaubs o.ä.). Hier kann dann auf Videotherapie umgestiegen werden – und der Termin muss nicht ausfallen. 

Mit der Telematikinfrastruktur rücken Sie, wie bereits erwähnt, näher mit Ärzt:innen und Patient:innen zusammen. Wer Hintergründe zum Krankheitsbild kennt kann besser behandeln und wer einen direkten digitalen Draht zum Arzt oder der Ärztin hat (Stichwort KIM) kann Rezepte oder Arztbriefe schnell und unkomplziert abstimmen oder korrigieren lassen.

In der Praxisverwaltung bietet die Digitalisierung ebenfalls ein großes Potenzial: Verträge und können effizient und platzsparend papierlos verwaltet, Dienstpläne digital gepflegt und einfach angepasst und Abrechnungen durchgeführt bzw. archiviert werden. Da die Krankenkassen die Leistungserbringer:innen gesetzlich verflichtet haben, Abrechnungsdaten elektronisch zu liefern, ist eine digitale Vorgehensweise bei der Abrechnung sogar verpflichtend. Optica-Kund:innen bekommen Ihre Abrechnungsunterlagen, genauso wie die Scans abgerechneter Rezepte beispielsweise schon heute digital im Kundenportal MeinOptica zur Verfügung gestellt. 

Durch die Digitalisierung wird auch das Monitoring Ihrer Praxis einfacher: wer alle relevanten Zahlen digital zur Verfügung hat (z.B. aus der Praxissoftware, bei Optica Kund:innen zusätzlich aus dem Kundenportal) kann den Erfolg seiner Praxis ganz einfach überwachen, die Finanzen im Blick behalten und Zeiträume vergleichen, ohne dabei Papierberge wälzen zu müssen.

Zu guter Letzt gehört auch ein professioneller digitaler Auftritt zur Digitalisierung. Website und Social Media Auftritt sind Ihre digitale Visitenkarte gegenüber (potenziellen) Patient:innen. Hier lässt sich auch die bereits erwähnte Online-Terminvereinbarung einbinden. Inhaltlich können Sie Ihre Website und Facebook oder Instagram auch vor allem dazu nutzen, sich und Ihre Praxis vorszustellen: Sie haben die Möglichkeit, das Team zu zeigen und mit Patient:innen offen zu kommunizieren. Unterhaltsame und spannende Inhalte in Bild- und Videoformaten machen Sie und Ihr Praxisteam sympathisch und unterhaltsam.