Wie können Praxisinhaber:innen Ihre Finanzen einfach im Blick behalten?

Zwischen Patientenbehandlungen, Dokumentation und Teamplanung gehen Praxisinhaber:innen ihren Finanzen gerne aus dem Weg: Es bleibt auch oft wenig Raum, in die eher unliebsame Zahlen einzutauchen. Dabei ist ein solides Finanzmanagement gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten mit steigenden Ausgaben und sinkender Kaufkraft von entscheidender Bedeutung für einen nachhaltigen Praxiserfolg. Deswegen lohnt es sich, den Blick für die Finanzen zu schärfen. In der Ausbildung wird das Wissen um eine wirtschaftliche Praxisführung eher stiefmütterlich behandelt. So fehlen vielfach auch die Kompetenzen, wichtige Kennzahlen zu analysieren und Rückschlüsse für mehr Geld am Ende des Monats zu ziehen.

Durchblick in Finanzen: Die wichtigsten Kennzahlen kennen

Beim Thema Finanzen dreht sich alles um Zahlen: Eine der wichtigsten Kennzahlen, die Praxisinhaber:innen im Blick haben sollten, ist die Liquidität. Es gilt sicherzustellen, dass genügend Geld auf dem Konto ist, um laufende Kosten zu decken und unvorhergesehene Ausgaben zu stemmen. Damit einher geht der Durchblick über die Außenstände: Welche Rechnungen sind noch offen und wann muss gegengesteuert werden, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Entscheidend ist dabei ein etabliertes Mahnwesen. Auch die Abrechnung mit den Krankenkassen sollte sorgsam betrieben werden: Es gilt, Fehler zu vermeiden, um Absetzungen aus dem Weg zu gehen. Denn das trägt zu einer positiven Umsatz- und Kostenentwicklung bei. Der Deckungsbeitrag gibt dabei Aufschluss darüber, was nach Abzug aller variablen Kosten zur Deckung der Fixkosten bleibt. Seine positive Entwicklung steht für die Rentabilität der Praxis. Eine detaillierte Analyse der Kennzahlen zeigt schließlich, wo Einsparpotenziale genutzt werden können. 

Die wichtigsten Kennzahlen für das Finanzmanagement von Heilmittelpraxen:

• Liquide Mittel
• Außenstände und offene Rechnungen
• Laufende Kosten
• Umsatzentwicklung
• Deckungsbeitrag
• Absetzungsquote
• Rentabilität

Rentabilität steigern leicht gemacht: Mehr Erfolg und Wachstum

Ist der Blick für die wichtigsten Kennzahlen geschärft, können Praxisinhaber:innen ihn weiten: für ein Mehr an Erfolg und Wachstum. Oberstes Gut ist dabei die Patientenzufriedenheit: Eine passgenaue Behandlung, gute Kommunikation und ein Service, der die Patient:innen da abholt, wo sie stehen, trägt bei zu Kundenbindung und Empfehlungen. Zentral für guten Service sind effiziente Praxisabläufe: Es lohnt sich, über eine automatisierte Personalplanung, ein effizienteres Terminmanagement sowie eine gut geplante Raum- und Materialnutzung nachzudenken. Hier kann eine Praxisverwaltungssoftware (z.B. Optica Viva) Sie vielfältigunterstützen. Bei neuen Umsatzpotenzialen schwenkt der Blick auf mögliche zusätzliche Dienstleistungen sowie Spezialisierungen, etwa Gesundheitschecks oder Wellnessangebote. Ein gezieltes Marketing und eine aktive Öffentlichkeitsarbeit, etwa durch eine Website, Flyer, Messebesuche oder die Organisation von Infoveranstaltungen, trägt all das nach außen und erhöht die Sichtbarkeit der Praxis.

Fragen für ein effizientes Finanzmanagement in Ihrer Praxis:

• Was sind die größten Ausgabenposten?
• Welche Ausgaben können eingespart, welche Prozesse wie optimiert werden?
• Gibt es für laufende Kosten günstigere Alternativen, etwa andere Lieferanten?
• Welche zusätzlichen Einnahmequellen können für mehr Wachstum erschlossen werden?
• Welches Wissen rund um ein solides Finanzmanagement in der Praxisführung fehlt noch und wo kann man es erwerben?

Blickrichtung Praxisverwaltungssoftware: Eine Software kann Räume schaffen und Ihr Finanzmanagement entlasten

Den Blick auf die Finanzen schweifen zu lassen, erfordert Zeit. Wo diese im Alltag fehlt, verschafft eine Praxisverwaltungssoftware Raum und Durchblick. Lösungen wie die Praxissoftware Optica Viva bieten eine Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Rechnungen, zur Überwachung von Zahlungseingängen sowie ein Mahnwesen. Durch die Automatisierung von Abrechnungsprozessen und die Integration von Datenbanken mit aktuellen Tarifen können dabei Absetzungen reduziert werden. Die optimale Auslastung der Praxis sichern neben einem übersichtlichen Terminkalender Funktionen zur Verwaltung von Therapieräumen, Personalressourcen und Materialien. Auch eine digitale Patientenverwaltung mit Patientenakte, Terminerinnerungen und Kommunikationsfunktionen trägt dazu bei. Zudem bietet die Lösung umfangreiche Funktionen zur Anamnese- und Therapiedokumentation sowie zur Erstellung von Berichten und Auswertungen. Mit verschiedenen Analyse- und Reporting-Tools haben Praxisinhaber:innen dabei alle relevanten wirtschaftlichen Kennzahlen wie Umsatzentwicklung, Patientenzahlen und Behandlungszeiten im Visier. Auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzrichtlinien unterstützt die Software und minimiert so Compliance-Risiken und beugt Datenschutzverstößen vor. Die Integration von Steuerfunktionen und ein DATEV-Export erleichtern die Steuererklärung und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei.

Optica Viva: Ihre einfache Praxisverwaltungssoftware