Der Abrechnungsprozess für Hilfsmittel: Das korrekt ausgefüllte Kassenrezept – Worauf ist zu achten?
Im dynamischen Umfeld des Sanitätsfachhandels stellt der Abrechnungsprozess mit den gesetzlichen Krankenkassen einen essenziellen Bestandteil der täglichen Arbeit dar. Ein zentrales Element ist dabei das Rezept, dessen korrekte Ausfüllung über die reibungslose Abwicklung der Kostenübernahme entscheidet. Diese Verordnung ist der Dreh- und Angelpunkt für die erfolgreiche Versorgung der Patient:innen mit medizinischen Hilfsmitteln. Damit das Rezept seine Funktion erfüllen und später korrekt abgerechnet werden kann, müssen einige Kriterien erfüllt sein. Doch was gehört zu einem korrekt ausgestellten und vollständig ausgefüllten Kassenrezept? Dieser Artikel nimmt Sie mit auf eine detaillierte Reise durch die Anforderungen und gibt praxisnahe Tipps für die optimale Gestaltung des Abrechnungsprozesses.
Das rosa Kassenrezept – ein kurzer Überblick
Die Verordnung von medizinischen Hilfsmitteln erfolgt, mit Ausnahme von Hör- und Sehhilfen, mit der Ziffer 7 auf dem Muster 16 – dem rosa Kassenrezept. Das Formular ermöglicht eine klare und standardisierte Kommunikation zwischen Ärzt:innen, Leistungserbringern:innen und Patient:innen. Es stellt sicher, dass Patient:innen das für sie optimale Hilfsmittel zur Therapie erhalten. Durch das korrekte Ausfüllen des Muster 16 wird auch eine Basis für die Kostenübernahme durch Krankenkassen geschaffen, indem spezifische Informationen und Begründungen für die Notwendigkeit des Hilfsmittels dokumentiert werden. Während verschreibungspflichtige Medikamente bereits seit diesem Jahr als E-Rezept verordnet werden müssen, gilt das noch nicht generell für alle Verordnungen. Erst im Jahr 2027 wird voraussichtlich im Hilfsmittelbereich das E-Rezept eingeführt. Die korrekte Rezeptausstellung für Hilfsmittel bleibt bis dahin bei der Muster-16-Verordnung in Papierform.
Checkliste für eingereichte Kassenrezepte – Was ist zu beachten?
Auf einem Muster 16 können maximal drei verschiedene Arznei-, Verband- sowie Hilfsmittel verordnet werden. Ist neben Hilfsmitteln eine zusätzliche Verordnung von beispielsweise Arzneimitteln oder Verbandstoffen notwendig, so dürfen diese nicht auf dem gleichen Rezept aufgeführt werden, da Mischrezepte unzulässig sind. Auf der Verordnung müssen Ärzt:innen verschiedene Informationen ausfüllen, um eine klare Anweisung für die Versorgung der Patiet:innen mit dem benötigten Hilfsmittel zu geben. Wichtig ist, dass alle Daten auf dem Muster 16 korrekt ausgefüllt sind (siehe Abbildung 1).
1 Gebührenfrei / Gebührenpflichtig
2 Kostenträger / Krankenkasse
3 Patientendaten
4 Geburtsdatum des Patienten
5 9-stellige Kassen-IK
6 Versicherten-Nr. / Buchstabe + 9 Ziffern
7 Status des Patienten
8 Betriebsstätten-Nr.
9 Arztnummer
10 Ausstellungsdatum
11 BVG
12 Hilfsmittel
13 Impfstoffe
14 Sprechstundenbedarf
15 Verordnungsfeld
16 Arztstempel und -unterschrift
Zunächst sind persönliche Daten des Patienten, wie Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer anzugeben. Dies gewährleistet eine eindeutige Identifikation der Patient:innen. Zudem müssen Ärzt:innen die medizinische Diagnose und die spezifische Indikation für das Hilfsmittel detailliert und nachvollziehbar beschreiben, um die Notwendigkeit und Eignung des verordneten Hilfsmittel zu unterstreichen. Die Diagnose bei Rezepten ist nach §302 SGB V (Hilfsmittel) als ICD10 oder im Klartext anzugeben. Zudem ist zu beachten, dass die Hilfsmittel- oder Produktbezeichnung vollständig sein muss und dem individuellen Bedarf der Patient:innen entsprechen. Notwendige Zusätze sind auf dem Rezept explizit zu verordnen. Ist beispielsweise bei der Verordnung eines Rollstuhls ein Leichtgewicht- anstelle eines Standard-Rollstuhls medizinisch erforderlich, muss das auf der Verordnung vermerkt werden. Ebenso ist die genaue Mengenbeschreibung analog zur Artikelbeschreibung des PZN-Stammes aufzuführen.
Die Verordnung stellt eine Urkunde dar und ist aus diesem Grund nur abrechenbar, wenn es die handschriftliche Unterschrift des verordneten Arztes zusammen mit dem Arztstempel inklusive Kontaktdaten aufweist. Sollte es notwendig sein, sind Rezeptänderungen oder -ergänzungen ausschließlich von den verordneten Ärzt:innen durchzuführen und mit Stempel, Unterschrift und Änderungsdatum zu dokumentieren.
Dem Ausstellungsdatum kommt eine besondere Bedeutung zu, denn das Datum ist für die Gültigkeit des Rezepts und somit für die Abrechenbarkeit entscheidend. Das Abgabedatum darf nicht vor dem Ausstellungsdatum und gemäß § 8 Abs. 2 HilfsM-RL nicht mehr als 28 Tagen danach liegen. Eine Vor- oder Rückdatieren ist unzulässig.
Es sollte darauf geachtet werden, dass die Versorgungszeiträume korrekt nach Kassenvorgaben angegeben und ggf. Dauerverordnungen auf dem Rezept vermerkt sind. Bei einem Arbeitsunfall ist es zudem notwendig, dass der Tag des Unfalles datiert ist – denn hier übernimmt ggf. nicht die Krankenversicherung die Kosten der Therapie, sondern die gesetzliche Unfallversicherung oder ein anderer Kostenträger (z.B. im Rahmen eines Regresses).
Pflichtfelder für Leistungserbringer:innen
Auf der Vorderseite der Verordnung im rechten oberen Teil finden sich die Abrechnungsfelder, die von den Leistungserbringer:innen ausgefüllt werden. Neben dem Institutionskennzeichen (IK), welches als Identifikation zur Abrechnung mit den Kostenträgern dient, werden hier mögliche Zuzahlungen durch die Kund:innen sowie Gesamtbrutto, die 10-stellige Hilfsmittel-Positionsnummer, der Faktor Anzahl des abgegebenen Hilfsmittels und der Preis pro Position eingetragen. Die Taxierung der Hilfsmittel durch die Leistungserbringer:innen erfolgt nach der verordneten Menge und mit korrekter Angabe der vertraglichen vorgegebenen Hilfsmittel- oder PZN-Nummer. Die Abrechnung einer höheren Menge ist nicht möglich.
Hilfsmittelrezepte müssen auf der Rückseite von den Kund:innen unterschrieben werden – damit wird der Empfang des verordneten Hilfsmittel bestätigt. Beim Datum der Abgabe ist darauf zu achten, dass die 28-Tage-Frist nach Ausstellungsdatum eingehalten wird. Alternativ ist ein zusätzlicher Lieferschein mit der Unterschrift des Patienten anzugeben. Zudem ist auf der Rückseite ein Feld vorgesehen, in das der Stempel der Leistungserbringer:innen gesetzt wird.
Tipps und Tricks für die Praxis
Ein fehlerfrei und vollständig ausgestelltes Rezept vermeidet Rückfragen sowie Absetzungen durch die Kostenträger und optimiert damit den Abrechnungsprozess. Dafür ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Leistungserbringer:innen, den verordnenden Ärzt:innen sowie den Kostenträgern ratsam. Sanitätshäuser können Arztpraxen in der Umgebung beim Ausfüllen der Verordnung unterstützen, indem sie auf häufige Fehler und Beachtenswertes hinweisen. So müssen langfristig weniger Änderungen vorgenommen werden.
Zudem ist die Integration eines Kontrollmechanimus, beispielsweise durch ein Vier-Augen-Prinzip, empfehlenswert. Die Verordnung sollte bei Vorlage auf Vollständigkeit geprüft werden: Produktverordnung, Mengenangabe, Diagnose, Unterschritt, Stempel – alles korrekt ausgefüllt? Diese zusätzliche Überprüfung des Rezeptes nimmt kurzfristig etwas Zeit in Anspruch, zahlt sich aber im Nachgang durch eine deutliche Ersparnis an Arbeit, Nerven und Zeit aus.
Zusammenfassung:
Das korrekte Ausfüllen eines Kassenrezepts ist im Sanitätsfachhandel für die effiziente Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen von zentraler Bedeutung. Ein fehlerfrei ausgefülltes Rezept ist entscheidend für die Versorgung der Patient:innen mit medizinischen Hilfsmitteln und der nahtlosen Kostenübernahme. Die Verordnung von medizinischen Hilfsmitteln erfolgt, mit Ausnahme von Hör- und Sehhilfen, mit dem Muster 16. Ärzt:innen müssen auf dem Rezept wichtige Informationen wie persönliche Patientendaten, medizinische Diagnose, spezifische Indikation für das Hilfsmittel und die genaue Hilfsmittel- oder Produktbezeichnung eintragen. Alle Angaben müssen korrekt und vollständig sein, einschließlich der handschriftlichen Unterschrift der Ärzt:innen inklusive Arztstempel, um die Abrechenbarkeit zu gewährleisten. Der Artikel gibt wertvolle Tipps, auf was bei der sorgfältigen Rezeptausstellung zu achten ist und empfiehlt neben einer engen Zusammenarbeit zwischen Sanitätshaus, verordneten Ärzt:innen sowie Kostenträgern auch einen Prüfmechanismus der Rezepte auf Vollständigkeit im Betrieb zu integrieren. Liegt das Abgabedatum beispielsweise innerhalb der 28-Tage-Frist? Wurde eine Diagnose auf das Rezept geschrieben? Diese zusätzliche Überprüfung des Rezeptes nimmt kurzfristig etwas Zeit in Anspruch, zahlt sich aber im Nachgang durch eine deutliche Ersparnis an Arbeit, Nerven und Zeit aus.