Der Herbst ist in großen Unternehmen traditionell die Zeit für Planungsprozesse: Es werden Ziele und Pläne festgelegt, die im folgenden Jahr angegangen werden sollen. Auch Ihre Praxis ist ein Unternehmen - und sollte sich deshalb ebenfalls Zeit für Reflexion, Analyse, Zielsetzung und Planung nehmen. In manch einer Praxis wird darauf jedoch verzichtet. Die einen Inhaber:innen halten eine solche Jahresplanung für überflüssig („Der Laden brummt doch ohnehin“). Die anderen finden sie lästig („Ich habe Besseres zu tun, als Zahlen zu schieben“). Einige wissen jedoch auch nicht, wie sie dabei überhaupt vorgehen sollen – und sind schlicht überfordert mit betriebswirtschaftlichen Instrumenten, die in der therapeutischen Ausbildung nun einmal nicht im Fokus stehen.

Stefan Österreicher, auf Physiotherapiepraxen spezialisierter Unternehmensberater aus Freiburg, versucht den Menschen die Angst vor diesen Hürden zu nehmen. „Ein gesunder Menschverstand – und den setze ich bei jedem Praxisinhaber und jeder Praxisinhaberin voraus – ist für eine Jahresplanung völlig ausreichend“, zeigt er sich überzeugt. Die herkömmlichen betriebswirtschaftlichen Instrumente, von der SWOT- bis zur ABC-Analyse, wären dafür zwar vielleicht hilfreich, gerade kleinere oder mittlere Praxen könnten aber auch gut darauf verzichten. Das Einzige, was für den Unternehmensberater neben einem Zettel und einem Stift unerlässlich ist: „Man muss sich dafür einfach etwas Zeit nehmen.“ Zeit, die sich aber lohnen und letztlich auszahlen würde.

Ähnlichkeit mit dem Therapieprozess

Für Österreicher beginnt dieser Prozess stets mit einem allumfassenden Rückblick auf das vergangene Jahr. Hier sollte die Praxissoftware (z.B. Optica Viva) helfen, aus dem sich in der Regel diverse Vorjahresstatistiken herausziehen lassen. Eine Überprüfung der Zahlen auf die Frage hin, was funktioniert hat und was nicht, ist wichtig, um daraus die richtigen Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. Dabei sollte sich die Planung an folgenden vier Fragen orientieren:

1. Wo steht die Praxis heute?
2. Wo soll die Praxis hin? (Möchte ich erweitern? Einen neuen Schwerpunkt einführen? Mich spezialisieren?, ...)
3. Wie kommt sie da hin?
4. Was braucht sie dafür?

Im Prinzip ähnelt das dem Therapieprozess: Zunächst wird ein Befund erhoben, im Sinne einer umfassenden Bestandsaufnahme. Durch diese werden dann erst die Hauptproblempunkte identifiziert, sodass danach die Ziele der Praxis konkret benannt werden können.
 

Im nächsten Schritt wird der Plan für die Zielerreichung festgelegt, inklusive der notwendigen Ressourcen (Mitarbeiterstunden und Budget). Und dann geht es los. Auch hier gilt wie in der Therapie: Bei unvorhergesehenen Problemen muss der Plan verändert oder das Ziel neu bestimmt werden. Dadurch sollte man sich nicht verunsichern lassen, denn eine Plan- oder Zieländerung ist schließlich nur der Beweis dafür, dass man als Inhaber:in in der Lage ist, nachzujustieren und auf aktuelle Ereignisse – wie die Corona-Pandemie – zu reagieren.

Praxisinhaber:innen müssen und sollten die Jahresplanung auch nicht zwingend alleine machen. Zum einen kann der oder die Steuerberater:in eine hilfreiche Unterstützung sein. So wie bei Hartwig Stedefeder: „Das gemeinsame Jahresabschlussgespräch ist für mich immer der erste Schritt meiner eigenen Planung für das nächste Jahr, quasi die Basis für alle weiteren Gedankenspiele“, erklärt der Physiotherapeut aus Oelde in Nordrhein-Westfalen. Dabei helfe ihm sein Steuerberater, die Zahlen einzuordnen und zu erkennen, an welchen Stellschrauben – zum Beispiel bei den Personal-, Betriebs- oder Fortbildungskosten – man drehen muss und wo vielleicht noch Spielräume bestehen. Entscheidend sei dabei die sogenannte BWA, also die „Betriebswirtschaftliche Auswertung“. Sie gibt einen Überblick über Umsatz, Kosten sowie wichtige Finanzkennzahlen der Praxis, etwa zu Gewinnen oder Verlusten. Damit ist die BWA nicht nur eines der wichtigsten Controlling-Tools für Praxisinhaber:innen, sondern eben auch das entscheidende Planungs-Tool für das kommende Jahr.

Vom wahren Wert des Praxisteams

Zum anderen sollten in der Jahresendplanung aber auch die Mitarbeiter:innen eine wichtige Rolle spielen. Als „Human Resources“ stehen sie ohnehin im Fokus der Jahresplanung, allerdings sollte das Team dabei eben nicht auf seinen ökonomischen Wert reduziert werden. Im Gegenteil: Viel sinnvoller ist es, die Mitarbeiter:innen als Subjekt und nicht als Objekt im Entwicklungsplan für das kommende Jahr zu behandeln. „Gerade in den Gesprächen am Anfang des Jahres geht es darum, meine Ziele und die der Praxis mit denen der einzelnen Mitarbeiter:innen abzugleichen“, meint auch Hartwig Stedefeder. Gemeinsam wird dann besprochen, wer sich in welche Richtung entwickeln will, – Stichwort: Qualifizierungen und Fortbildungen –, aber natürlich auch, was die Praxis von dem oder der Mitarbeiter:in erwarten kann. Das schafft Planungssicherheit und Zufriedenheit auf beiden Seiten.
 

Drei gute Gründe für Ihre Jahresplanung

1. Konzentration auf das Wesentliche
   Im Praxisalltag gehen grundsätzliche Fragen schnell unter. Man muss oft aus dem Bauch heraus reagieren. Viel besser ist es jedoch, einen Plan zu haben, der dabei hilft, sich auf das Wesentliche – Ihre Ziele! – zu konzentrieren. Noch besser ist es, wenn dieser Plan auch schriftlich fixiert und dabei möglichst konkret ist. Dann können Sie im Laufe des Jahres immer wieder überprüfen, wo Sie gerade stehen.

2. Das ganze Team mitnehmen
   Sie müssen nicht nur alle Mitarbeiter:innen ins Boot holen, sondern ihnen auch sagen, wo die Reise hingehen soll. Erst dann fühlen sie sich als Teil der Mannschaft und fangen richtig an zu rudern. Natürlich ist dies nicht mit einer einzigen Ansprache getan, aber einmal im Jahr den Kurs festzulegen – besser: gemeinsam zu besprechen! – ist ein guter Anfang.

3. Die Zukunft gestalten
   Menschen, die nach der Devise leben „Mal sehen, was so kommt“, reagieren eher auf die Zukunft, als sie aktiv zu gestalten. Als Mensch mit Führungsverantwortung rächt sich eine solche Haltung jedoch leicht, weil man unvorhergesehene Ereignisse selbst „ausbaden“ muss. Planen heißt dagegen, eine eigene Vorstellung von künftigen Ereignissen zu entwickeln und so Unabhängigkeit zu erreichen.