Abrechnung mit Optica: „Wir können alle Fragen beantworten“

Frau König, täglich melden sich bei Ihnen Kund:innen mit Fragen zur Abrechnung. Worum geht es dabei konkret?

Die Therapeut:innen bewegen sich in einem sehr engen Rahmen, in dem sie ihre Leistungen abrechnen können. Einerseits müssen sie genau prüfen, ob das Rezept seitens der Arztpraxis korrekt ausgestellt wurde, andererseits gibt es Rahmenverträge und einen Heilmittelkatalog, an die sie sich penibel halten müssen. Im Eifer des Praxisalltags kann da schon einmal etwas schiefgehen: Ein Stempel oder eine Unterschrift wurde vergessen, ein Patient hat nicht alles abgezeichnet, das Behandlungsdatum fehlt oder die Behandlung wurde zu spät begonnen, um nur einige Beispiele zu nennen. Das führt dann dazu, dass die Krankenkassen die Rezepte teilweise oder gar nicht bezahlen.

Warum kommt es immer wieder zu solchen Problemen?

Für die Praxen und Therapeut:innen ist es nur schwer möglich, alle Regularien im Einzelnen im Kopf zu haben. Seit über 20 Jahren ist der Heilmittelkatalog die Grundlage für das Ausstellen von Heilmittelverordnungen durch den Arzt, aber zum einen ändert sich daran ständig etwas, zum anderen ist vieles tatsächlich auch Auslegungssache. Es ist sehr schwierig, sich hier sicher zu sein. Deshalb rufen uns auch viele Therapeut:innen an, wenn sie ein Rezept erhalten haben und fragen, ob sie es so annehmen können oder ob sie es ändern lassen müssen. Solche Fragen zu den Heilmittelrichtlinien machen etwa die Hälfte unserer Beratungsgespräche aus.

Gibt es auch für Sie knifflige Fragen?

Eigentlich nicht. Durch die ständige Auseinandersetzung mit dem Thema können wir auf einen sehr soliden Erfahrungsschatz zurückgreifen und daher alle Fragen beantworten. Oft finden wir auch Möglichkeiten, die Abrechnung eines Rezepts doch noch zu retten. Wir halten uns ständig auf dem Laufenden, was Änderungen im Heilmittelkatalog oder bei den Krankenkassen betrifft. Vieles wissen wir quasi aus dem Kopf, aber wir pflegen auch eine Wissensdatenbank bei uns, sozusagen unser Abrechnungs-Wikipedia, in dem wir alle Rahmenverträge, alle Sonderregelungen und unser internes Wissen gespeichert haben.

Wie funktionieren Abrechnung und Auszahlung über Optica?

Unsere Kund:innen schicken uns ihre gesammelten Rezepte per Post zu, meistens einmal pro Monat. Zunächst informieren wir sie über das Kundenportal MeinOptica über den Eingang der Belege. Da wir durch die Bundesaufsicht für Finanzdienstleistungen (BaFin) reguliert werden und über ein entsprechendes Finanzierungsvolumen verfügen, können wir für unsere Kund:innen entsprechende Finanzdienstleistungen anbieten. Haben die Kund:innen beispielsweise mit uns eine Sofortauszahlung vereinbart, überweisen wir bis zu 90 Prozent des voraussichtlichen Belegwertes innerhalb von 48 Stunden. Im nächsten Schritt werden die Rezepte beidseitig eingescannt, von einer Erkennungssoftware ausgelesen und geprüft. Die Texterkennung ist bereits sehr treffsicher, aber dennoch wird jedes einzelne Rezept noch einmal händisch geprüft. Gerade auf der Rückseite gibt es oft schwer lesbare handschriftliche Notizen. Dann rechnen wir mit den Krankenkassen ab und zahlen den Forderungsbetrag vertragsgemäß aus. Auch dabei treten wir finanziell in Vorleistung, da die Auszahlung der Krankenkassen wie rahmenvertraglich vorgesehen, erst nach drei Wochen erfolgt. Der Vorteil für unsere Kund:innen ist: Sie müssen nicht lange auf ihr Geld warten und sind mit Blick auf ihre Liquidität sorgenfrei.

Sie bieten auch eine Vorab-Rezept-Prüfung an. Was ist das genau?

Das ist ein Service, der optional hinzugebucht werden kann und seit Inkrafttreten der neuen Rahmenverträge enorm an Bedeutung gewonnen hat. Wir kontrollieren dabei nicht nur, ob ein Rezept formal plausibel und abrechnungsfähig ist, sondern prüfen es auch genau auf eine Vielzahl an Kriterien, die dazu führen könnten, dass Krankenkassen hier eine Absetzung vornehmen. Entdecken wir einen Fehler, reichen wir das Rezept nicht bei der Krankenkasse ein, sondern schicken es zurück an die Praxis, damit es dort korrigiert werden kann.

Die Rezepte kommen per Post zu Ihnen, und bei Korrekturbedarf schicken Sie sie per Post zurück. Ist das nicht umständlich und risikoreich?

Rezepte sind Urkunden und müssen daher im Original versendet werden, aber wir haben eine eigene Transportversicherung für den Fall, dass Rezepte auf dem Postweg verloren gehen. Rezepte sind also Unikate und für die Praxen bares Geld. Dennoch gibt es immer noch viele Praxen, die nicht genau wissen, wie viele Rezepte sie mit welchem Wert in einen Umschlag packen. Im Falle eines Transportverlustes wäre es natürlich gut, das zu wissen. Für 2027 ist die Einführung der E-Verordnung geplant. Ein versicherter Transport würde dann entfallen. Wie genau die E-Verordnung ausgestaltet sein wird, bleibt aber im Moment noch abzuwarten.

So vermeiden Sie Fehler bei der Abrechnung

Konsequent gegen Absetzungen vorgehen: Welche Schritte Ihnen bei der Vermeidung des finanziellen Ausfalls weiterhelfen haben wir für Sie zusammengestellt.

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