Eine Software für jeden Tag: Das sollte Ihre Praxissoftware können.

Die Praxissoftware ist für Therapeut:innen, was das Schweizer Taschenmesser für Abenteurer:innen darstellt: ein nahezu universales Hilfsmittel. Unter einer leicht zu bedienenden Oberfläche bildet sie die im Praxisalltag anfallenden Prozesse ab, hilft bei Abrechnung, Kommunikation und Dokumentation und bietet dabei den sensiblen Patient:innendaten den nötigen Schutz. Früher wäre noch ein PC auf dem Schreibtisch nötig gewesen. Heute überlässt eine gute Praxissoftware ihren Nutzer:innen auch die freie Wahl des Gerätes, zum Beispiel Laptop, Smartphone oder Tablet. Möglich wird das, wenn die Software nicht installiert werden muss, sondern im Webbrowser läuft. Und die wertvollen Daten liegen praktischerweise in der sicheren Cloud.

Mit dem Dashboard das Wichtigste mit einem Blick erfassen

Wer ein Auto steuert, will nicht von Informationen abgelenkt werden, die für die Fahrt nicht nötig sind. Deshalb sind Armaturenbretter – die englisch „Dashboards“ heißen – auch einfach aufgebaut: Geschwindigkeit, Drehzahl, Tankfüllung, vielleicht Einblendungen des Navigationssystems – mehr braucht es nicht. Bei einer Praxissoftware ist es genauso. Beim Start am Morgen sollte alles sofort sichtbar sein, was an diesem Tag wichtig werden wird. Welche Patient:innen kommen wann, welcher Behandlungsraum ist ihnen zugewiesen, wie sind sie im Zweifelsfall zu erreichen? Welche Aufgaben stehen davon abgesehen sonst noch an: Therapieberichte, Fortbildungen oder die Steuererklärung? Und ein kleiner Ausblick auf den nächsten Tag kann auch nicht schaden.

Fokus auf wesentliche Funktionen und gute Bedienbarkeit

Auch „hinter“ dem Dashboard sollte es so einfach weitergehen. Eine Software, die zu viel Wert auf kleinste Eventualitäten legt, ihre Funktionen in verschachtelten Menüs versteckt und bei der Nutzung überhaupt keine Freude macht, hilft nicht weiter. Wichtiger ist, dass die Software zum Arbeitsalltag passt, die dafür relevanten Funktionen bietet und ihre Bedienung so leicht wie möglich ist. Gefragt ist eine Fokussierung auf das Wesentliche, und das ist in jeder therapeutischen Praxis der Umgang mit den Patient:innen und ihren Verordnungen. Deshalb ist eine digitale Patient:innenakte eine der wichtigsten Funktionen. Sie enthält nicht nur alle wesentlichen Informationen wie Name, Kontaktdaten und Versicherung. Auch vereinbarte Termine, Abrechnungsstatus, Befundung, Verordnungen, Berichte und Details zum Kostenträger zeigen sich auf einen Blick – oder spätestens nach einem gezielten Klick.

Wie im wahren Leben: Kommunikation ist die halbe Miete

Eine weitere wichtige Funktion einer guten Praxissoftware ist die Möglichkeit zur Kommunikation aus dem Programm heraus – vor allem mit Patient:innen, aber auch mit Ärzt:innen. Wird ein Termin vereinbart, verschickt die Software automatisch eine Mail an den oder die Patient:in. Dasselbe geschieht, wenn der Termin verschoben oder storniert wird. Daten müssen nicht zwischen Anwendungen hin- und herkopiert werden, kleine gelbe Zettel oder Notizblöcke gehören der Vergangenheit an. Sie sind auch nicht mehr nötig, wenn die Praxissoftware eine leistungsfähige Aufgabenverwaltung bietet. To-do-Listen lassen sich erstellen und an Mitarbeiter:innen delegieren. Die Software erinnert aktiv an alle anstehenden Aufgaben und Termine und zeigt auch an, wenn eine Dokumentation oder eine Abrechnung erstellt werden muss.

Keine Angst vor dem Tag der Abrechnung

Wie alle anderen administrativen Funktionen, die eine Praxissoftware bietet, sollte auch das Abrechnen so einfach wie möglich sein. Da hilft es sehr, wenn Tarife und Tarifregionen jederzeit aktuell und automatisch von der Software bereitgestellt werden. Auch müssen bei Abrechnungen viele individuelle Details beachtet werden: Privatrezepte oder Zuzahlungen sollten unkompliziert in die Rechnung integriert werden können. Dasselbe gilt für Kostenvoranschläge oder auch Mahnungen, sollte die Zahlung einer Patientin oder eines Patienten einmal ausbleiben.

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