Lohnt sich Selbstabrechnung?

Früher hieß es, Klappern gehört zum Handwerk. Heute wird das sprichwörtliche Klappern allzu oft vom Rascheln des Papiers übertönt, das sich in Form von Rezepten und Abrechnungen auf dem Schreibtisch stapelt. Die meisten Sanitätshäuser haben mittlerweile bei der Abrechnung den Schritt zur Software vollzogen. Aber Achtung: Wenn die eVerordnung ab Anfang 2027 eingeführt wird, muss die Software damit umgehen können. Immer mehr Betriebe entscheiden sich ohnehin dafür, diese Arbeit einem Abrechnungszentrum zu überlassen.

Es gibt nur die Alternativen Software oder Abrechnungszentrum

Die Vorteile überwiegen die Kosten dafür bei Weitem. Denn wer noch alles selbst erledigen will, muss sich auf eine ständig verändernde Preis- und Vertragslandschaft einstellen. Ohne viel Engagement ist das kaum noch zu überblicken und für den Einzelnen schon heute kaum noch zu leisten. Zudem geht der Trend in allen Bereichen des Gesundheitswesens in Richtung Digitalisierung. Bereits heute müssen Kostenvoranschläge elektronisch eingereicht werden, Stichwort eKV. Gleiches gilt für Abrechnungsdaten und -belege, die elektronisch zu übermitteln und zu konsolidieren sind. Hier wäre ein Ablauf, der von vorneherein auf digitale Dokumente setzt, von Vorteil.

Kostenträger fordern regelgerechte Daten und elektronische Übermittlung

Eine der Hauptaufgaben eines Abrechnungszentrums wie Optica ist es, Abrechnungsdaten zu erfassen, Rezepte zu sortieren und Rechnungen sowie Abrechnungen zu erstellen. Erbrachte Leistungen und Kosten werden in ein Format gebracht, das für die Übermittlung an Krankenkassen oder andere Kostenträger vorgeschrieben ist. Maßgeblich sind die geltenden Abrechnungsrichtlinien der §§ 300, 302 SGB V sowie § 105 SGB XI, die eine elektronische Übermittlung in einem bestimmten Datenformat vorschreiben. 

Der Trend in allen Bereichen des Gesundheitswesens geht in Richtung Digitalisierung. Bereits heute müssen Kostenvoranschläge elektronisch eingereicht werden, Stichwort eKV.

Die Erstellung korrekter Abrechnungen wird immer aufwendiger. Daten müssen im richtigen Format geliefert werden, für die Einreichung sind bestimmte Fristen zu beachten. Was für Abrechnungsspezialisten das Tagesgeschäft ist, stellt die selbstabrechnenden Betriebe immer wieder vor Herausforderungen, zum Beispiel bei der Preisermittlung, die knifflig und zeitaufwendig sein kann.

Bei Abrechnungsdienstleistern kommt es deshalb erfahrungsgemäß auch zu weniger Kürzungen als bei Selbstabrechnern, die Fehlerquote ist deutlich geringer. Rechnet ein Sanitätshaus selbst einen höheren Betrag ab als vertraglich vereinbart, kürzt die Krankenkasse. Rechnet es zu wenig ab, korrigiert die Krankenkasse den Betrag aber nicht nach oben – das Sanitätshaus verliert also Geld. Ein Abrechnungszentrum wie Optica greift hier ein und macht das Sanitätshaus auf den zu geringen Betrag aufmerksam und korrigiert ihn. Das spart Zeit und vor allem Geld. Ein weiterer Vorteil der Zusammenarbeit mit einem Abrechnungsdienstleister ist die Möglichkeit der Vorfinanzierung: Statt die Zahlungsfristen der Kostenträger abzuwarten, erhält der Betrieb auf Wunsch bereits nach 48 Stunden circa 90 Prozent seiner Forderung. Das schafft Liquidität und schont das Umlaufvermögen.

Die eVerordnung wird vieles verändern und vereinfachen

Die für 2027 geplante Einführung der eVerordnung wird für die Abrechnung eine große Veränderung mit sich bringen. Denn damit fällt zumindest ein Dokument in Papierform weg, das bisher seinen Weg von der Arztpraxis zu den Patient:innen über die Leistungserbringenden bis ins Archiv bei den Kostenträger:innen finden musste. Die Bearbeitung, Verwaltung und Abrechnung von Verordnungen wird damit einfacher: Fehlt eine Verordnung, muss sie neu beschafft, korrigiert oder an den Kostenträger:innen geschickt werden, ist dies in digitaler Form deutlich einfacher als in Papierform.

Die eVerordnung ist zwar ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung des Informationsflusses zwischen Arztpraxen und Leistungserbringer:innen. Es ist aber davon auszugehen, dass die heute gültigen Regeln für die Abrechnung und die Vertragsgestaltung auch in Zukunft gelten werden. Dies zeigen die bisherigen Erfahrungen mit dem elektronischen Rezept für Arzneimittel. Die eVerordnung müsste dann um die vorgeschriebenen Unterlagen wie Lieferscheine oder andere Dokumente ergänzt werden. Ob und wie dieser Schritt ebenfalls digitalisiert werden kann, ist noch nicht geklärt und bleibt abzuwarten.

Die Abrechnung wird auch in Zukunft nicht einfacher werden

Die Zeichen stehen eindeutig auf Digitalisierung: Immer mehr Berufsgruppen im Gesundheitswesen werden an die Telematikinfrastruktur angeschlossen, viele Vorgänge sind bereits digitalisiert wie zum Beispiel elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder das eRezept für verschreibungspflichtige Arzneimittel, von dem allein in den ersten sechs Wochen dieses Jahres über 50 Millionen Stück eingelöst wurden. Die überwiegende Mehrheit der Betriebe hat sich zwar längst für eine softwaregestützte Abrechnung entschieden. Doch die Abrechnung im Hilfsmittelbereich wird zukünftig nicht wesentlich einfacher werden. Es spricht also vieles dafür, sie in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters zu legen.

Vorteile der Fremdabrechnung

Die Abrechnung per Software oder mit einem Abrechnungsdienstleister hat viele Vorteile:

• Gesparte Zeit: Die softwaregestützte Abrechnung geschieht automatisch, das spart eine Menge Verwaltungsaufwand und Handarbeit.
• Weniger Fehler: Die händische Bearbeitung ist fehleranfällig und kann zu mehr Absetzungen und echtem Umsatzverlust führen.
• Immer aktuell: Abrechnungsstandards und Regularien ändern sich ständig. Abrechnungsspezialisten sind immer auf dem aktuellen Stand.
• Schnelleres Geld: Vorfinanzierung durch den Abrechnungsdienstleister schafft Liquidität und schont Umlaufvermögen wie Kreditlinie.
• Sichere Daten: Bei der Abrechnung muss der Datenschutz nach DSGVO eingehalten werden. Spezialisierte Abrechnungsdienstleister können das.
• Bereit für die eVerordnung: Wenn voraussichtlich 2027 die eVerordnung kommt, kann sie ohne eine geeignete Software nicht bearbeitet werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Rubrik "Abrechnung"