Was müssen Homecare-Anbieter bei der Wahl einer Software beachten?

Viele Homecare-Leistungsanbieter stehen beim Stichwort Digitalisierung zunächst vor der Herausforderung, ihre Arbeitsabläufe rund um Patientenakte, Dokumentation und Abrechnung vom Papier auf die Datenautobahn umzuleiten. Dabei erreichen sie irgendwann die Weggabelung, welche zum Etappenziel Homecare-Software führt. Bei der Entscheidung, mit welcher Lösung der Weg in die TI weitergehen soll, gilt es, einige Überlegungen einzubeziehen:

Welche Anforderungen muss eine Homecare-Software abbilden?

Die Reise Richtung Homecare-Software beginnt bei den Leistungserbringer:innen selber: Sie sollten sich fragen, wie ihr Arbeitsalltag aussieht, welche Aufgaben und Abläufe täglich anstehen und welche Prozesse digital abgebildet werden können. Dabei steht die optimale Patientenversorgung im Zentrum: Gerade Dauerversorgungen stellen besondere Anforderungen an Homecarer. Eine Softwarelösung, die auf die spezifischen Anforderungen im Homecare-Bereich spezialisiert ist, kann Arbeitsabläufe effizienter gestalten: Von der Hilfsmittel- und Stammdatenverwaltung, über Zahlungen, Ladenkasse und elektronische Kostenvoranschläge (eKV) bis hin zum mobilen und standortübergreifenden Arbeiten über mehrere Filialen hinweg.  

Unterstützt die Software mobiles und standortübergreifendes Arbeiten?

Homecare-Leistungserbringer sind das Reisen gewöhnt: Sie sind viel unterwegs, ob bei Pflegebedürftigen zu Hause, im Seniorenheim, in der Maßkabine im Ladengeschäft oder im Homeoffice. Überall da kann eine Software Arbeitsabläufe optimieren, alle notwendigen Informationen zu Patient:innen und Therapie bereitstellen und Aktualisierungen und Dokumentationen direkt vor Ort eingegeben werden. Homecare-Anbieter sollten sich fragen, ob die Lösung in der engeren Auswahl die anfallenden Arbeitsabläufe auch mobil und automatisch in Echtzeit synchronisiert unterstützt. Dabei sollte sie nahtlos in mobile Geräte integriert werden können, etwa über Cloud oder App. Das vermeidet unterschiedliche Datensätze und doppelte Daten unterwegs. Dabei sichert eine zentrale, cloudbasierte Datenverwaltung auch die Zusammenarbeit über mehrere Filialen hinweg. 

Welche Möglichkeiten zur Überwachung und Dokumentation bietet die Lösung?

Die Hilfsmittelversorgung zu Hause erfordert ein hohes Maß an Überwachung und Mitwirkung durch die Patient:innen. Eine optimale Versorgung ist dann gewährleistet, wenn wichtige Parameter wie die regelmäßige Medikamenteneinnahme oder Vitalwerte verfolgt werden. Eine Homecare-Software kann Überwachungsfunktionen bereitstellen und ermöglicht eine einfache und transparente Dokumentation von Behandlungserfolgen und Therapieergebnissen. Leistungserbringer:innen können im Sinne einer besseren Patientenversorgung basierend auf den gesammelten Daten dann interdisziplinär weitere Anpassungen am digitalen Behandlungsplan vornehmen. Das vermindert auch die Reaktionszeiten bei unvorhergesehenen Ereignissen.  

Ist die Software einfach zu bedienen und gibt es Schulungsangebote?

Eine Software ist nur so gut, wie die über sie getätigten Eingaben. Damit Homecare-Anbieter:innen ihr volles Potenzial nutzen können, sollte sie intuitiv bedienbar sein. Eine selbsterklärende übersichtlich gestaltete Benutzeroberfläche ist da nur ein Aspekt: Individuelle Anpassungsmöglichkeiten sowie eine nachvollziehbare Anzeige über den aktuellen Stand von Aufgaben sollten ebenso möglich sein, wie Filterfunktionen und das Hinterlegen beliebiger Dokumente in einem Vorgang. Auch der Anschluss handelsüblicher Drucker und Scanner sowie die Kompatibilität mit gängigen Betriebssystemen dürfen in die Überlegungen einfließen. Über eine Internetverbindung schließlich sollten alle Geräte und Funktionen auch mobil angesteuert werden können. Die meisten Softwareanbieter ermöglichen Schulungen und Weiterbildungen zu ihren Lösungen – oft auch über Online-Formate, damit sich alle Anwender:innen dann mit den digitalen Funktionen vertraut machen können, wenn sie sich im für sie passenden Lernumfeld befinden.

Sind die nötigen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit abgedeckt?

Die Daten der Homecare-Branche sind sensibel: Leistungserbringer:innen hantieren mit Patientendaten, Verträgen und Preislisten, Lagerbeständen und Abrechnungen. Deswegen stehen Datenschutz und Datensicherheit gemäß den Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Wahl einer Homecare-Software ganz oben auf der Prioritätenliste. Eine Homecare-Software sollte umfangreiche Standards an Datenschutz erfüllen. Empfehlenswert ist dabei ein cloudbasierter Dienst. Damit können anfällige lokale Serverlösungen und filialübergreifende VPN-Verbindungen gekappt werden. Gleichzeitig senkt das die Betriebskosten. 

Welche Abrechnungsfunktionen bietet die Homecare-Lösung?

Eine wirtschaftliche Unternehmensführung steht und fällt mit der Abrechnung. Die Software sollte dabei die verschiedenen Abrechnungsszenarien wie Direktabrechnung, Zuzahlung und Privatrechnung unterstützen, Gutschriften, Stornorechnungen und Gutscheine erstellen und den DATEV-Export erlauben. Integriert in die Ladenkasse sollte sie zudem den Rezeptdruck und damit das Taxieren sowie Erfassen im OCR-Verfahren, den Barverkauf und die Kassenverwaltung abbilden und mit einer automatischen Preisfindung immer den korrekten Preis ermitteln können. Lohnenswert ist auch die Abbildung elektronischer Kostenvoranschläge (eKV), denn das vereinfacht das Genehmigungsverfahren zur Kostenübernahme und ein Wechsel zwischen verschiedenen Portalen entfällt. Dabei sollte die Software für eine schnellere, ressourcenschonende Abwicklung auch den elektronischen Draht zu den Leistungsträgern herstellen können. 

Kann man mit der Lösung interdisziplinär zusammenarbeiten?

Ein guter Draht sichert zum Wohle der Patient:innen auch den nahtlosen Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Akteur:innen im Gesundheitswesen – interdisziplinäre Zusammenarbeit ist eine Schlüsselfunktion, welche die Einführung der TI in Zukunft zunehmend unterstützen soll. Dazu tragen die elektronische Patientenakte (ePA) sowie der sichere Kommunikationsdienst KIM (Kommunikation im Medizinwesen) maßgeblich bei. Eine Homecare-Software sollte dazu bereits heute in der Lage sein, auch wenn der Draht für die Hilfsmittelbranche erst in ein paar Jahren mit der flächendeckenden Einführung der TI heiß glühen soll. 

Ist die Homecare-Software anpassungsfähig für zukünftige technische Entwicklungen? 

In ein paar Jahren: Auch das ist auf dem Weg zur Homecare-Software ein wichtiger Gedankengang. Die Gesundheitsbranche entwickelt sich mit zunehmendem Digitalisierungsgrad rasant weiter. Eine Softwarelösung sollte so beschaffen sein, dass sie an zukünftige technische und regulatorische Entwicklungen angepasst werden kann. So sollte die Software vom Anbieter regelmäßig mit Updates versorgt werden, es sollte einen guten Draht zum Support geben und die Lösung sollte erweiterbar und TI-fähig sein. Dieser Blick nach vorn verspricht eine zukunftsfähige Software.

Mit wachem Blick den Weg zur interdisziplinären Zusammenarbeit abkürzen

Ist die Weggabelung genommen und mit der Wahl der richtigen Homecare-Software ein wichtiges Etappenziel auf dem Weg Richtung Datenautobahn im Gesundheitswesen erreicht, können die nächsten Meilensteine in den Blick genommen werden: Ab 2027 können Hilfsmittelerbringer:innen an die TI angebunden werden. Auch wenn der Weg noch lang scheint, ist man am Ende doch bekanntermaßen meist überrascht, wie kurzweilig die Reise war: Deswegen lohnt es sich, die Entwicklungen in den bereits angeschlossenen Bereichen des Gesundheitswesens zu verfolgen. Das verspricht vielleicht die ein oder andere Abkürzung auf dem Weg zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

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