Smart durch den Tag: Praxissoftware Optica Viva im Test

8:00 Uhr

Noch zu Hause beim Kaffee checke ich meine Termine mit Optica Viva: Wäre eine Kollegin heute krank, hätte ich ihre Patient:innen verlegt oder ihnen abgesagt, da alle Telefonnummern der Patient:innen im Programm zu finden sind.

8:50 Uhr

Da der erste Patient noch nicht anwesend ist, übertrage ich schon einmal alle Zahlungseingänge von unserem Praxiskonto in der Belegliste bei Optica Viva. Das ist ein sehr übersichtlicher Vorgang und die Belegliste wandert monatlich auch an den Steuerberater.

9:00 Uhr

Ein Patientenkind kommt in die Praxis: Ich scanne die übergebene Verordnung ein, lasse mir von der Mutter noch die Telefonnummer geben und die Verordnung ist sofort im Programm erfasst. Nach dem Aufnahmegespräch trage ich die vereinbarten Termine mit Optica Viva ein. Das ist in wenigen Sekunden erledigt, da ich aufgrund des regelmäßigen Termins auf "Serientermin" drücken kann und mit einem Mausklick alle Termine der Verordnung erfasst sind. Die Mutter bekommt die Termine ausgedruckt.

9:45 Uhr

Ein Parkinson-Patient will seine Termine auf sein Handy gesendet und dort gleich ins Terminbuch eingetragen haben – mit Optica Viva kein Problem. Nach der Behandlung bekommt er außerdem seine Rezeptzuzahlung ausgedruckt. Die Zuzahlung für die jeweiligen Behandlungen findet man auf einem Reiter direkt beim eingescannten Rezept. Das Programm rechnet die Zuzahlungen exakt aus.

10:30 Uhr

Von 10:30 Uhr bis 13:30 Uhr befinden sich heute durchgängig neurologisch erwachsene Patient:innen in der Praxis. Jede stattgefundene Behandlung kann ich mit einem Mausklick im Kalender von Optica Viva abhaken. Verlaufsdokumentationen kann ich in Optica Viva ebenfalls anlegen. Manchmal schreibe ich frei, manchmal nutze ich die Textbausteine der Software.

13:30 Uhr

Von 13:30 Uhr bis 14:00 Uhr verfasse ich heute pädiatrische Berichte in Optica Viva. Ich finde die vorgegebenen Spalten, die man dafür nutzen kann, sehr praktisch. Sie strukturieren den Bericht an den Arzt schon so, dass dieser beim Ausdrucken ordentlich aussieht. Man kann alle Spalten nutzen, muss aber für einen vollständigen Bericht nicht die vorgegebene Maske benutzen. Es reichen manchmal Teilbereiche, und der Bericht erscheint trotzdem gegliedert und aussagekräftig auf Papier.

Anschließend vermerke ich in Optica Viva meinen Sommerurlaub, sodass auch meine Kolleg:innen diesen einsehen können. Ich schaue mir kurz die Umsätze der angestellten Therapeut:innen an und ob diese die Termine ihrer Patient:innen eingetragen hatten.

14:00 Uhr

Von 14:00 Uhr bis 15:00 Uhr erhole ich mich in meiner Mittagspause, die ich in den Terminplan von Optica Viva eingetragen hatte. Praktisch finde ich, dass eine rote Linie im Terminkalender immer anzeigt, bei welcher Uhrzeit man sich gerade befindet. Dies erleichtert mir den strukturellen Überblick.

15:00 Uhr

Von 15:00 Uhr bis 17:15 Uhr habe ich an diesem Tag durchgängig Kinderbehandlungen, zu Beginn ein Kind mit Trisomie 21. Im Anschluss an die Behandlung trage ich eine kurze Dokumentation in Optiva Viva ein. Bei Kindern verwende ich aufgrund ihrer großen Entwicklungsspanne nicht immer Textbausteine, bei zahlreichen anderen Behandlungsverfahren sind diese allerdings sehr hilfreich.

15:45 Uhr

Um 15:45 Uhr verknüpfe ich den Termin des nächsten Kindes mit dem mitgebrachten Rezept. Durch das Einscannen der Rezepte sind die meisten Daten sofort eingetragen. Die Mutter war auch davon fasziniert, dass ich ihr abweichende Termine aufs Handy senden kann. Um feste Termine zu blocken, gehe ich einfach auf den Punkt "Serientermin" in Optica Viva, kann die Anzahl der Termine eingegeben und mit einem Klick die folgenden Wochen zur angegebenen Uhrzeit aufstellen. Außerdem klicke ich bei jedem Termin, den ich vergebe, die benötigten Räume an. Für alle Kolleg:innen in der Praxis ist dies über den Kalender einsehbar.

Ich kann über den Ressoucenplaner auch spezielle Therapiematerialien reservieren, sodass diese auf jeden Fall für die Behandlung zur Verfügung stehen, zum Beispiel das Neurofeedbackgerät oder ein Rollbrett. Das geht schnell und problemlos direkt im Termin, den ich anlege.

16:30 Uhr

Mit Abschluss des Termins um 16:30 Uhr war das Privatrezept des Kindes mit den zehn aufgeschriebenen Behandlungen abgearbeitet. Die Eltern bekommen die Rechnung auf unser Praxisbriefpapier ausgeduckt und übergeben.

Dadurch, dass alle Termine eingegeben waren, muss ich nur noch auf den Reiter zum Erstellen der Rechnung gehen und kann mit einem Mausklick die Rechnung mit den eigens festgesetzten Sätzen aufrufen. Weil das so schnell geht, benötigen wir in der Praxis keine Rezeptionskraft. Optica Viva läuft spielend einfach nebenher und erfüllt die Funktionen, die im Praxisbetrieb anfallen.

Fast Feierabend

Zu Hause aktualisiere ich noch die zuletzt eingezahlten Rezeptgebühren in der Belegliste von Optica Viva. Anschließend geht noch eine Zahlungserinnerung für ein Privatrezept raus, welches nicht in der vorgesehenen Zeitspanne überwiesen wurde.

Außerdem checke über die Zeiterfassung, die Arbeits- und Urlaubszeiten der Angestellten. Auch für die Pflicht der Arbeitszeiterfassung eignet sich Optica Viva hervorragend! Schließlich werfe ich im Programm noch einen Blick auf den Terminkalender des kommenden Arbeitstages – und weiß dank der guten Übersicht in Optica Viva genau, was mich erwartet.

Optica Viva ist eine Software der PRAXINO GmbH