Zeitmanagement: in elf Etappen zur optimalen Selbstorganisation

Die To-do-Liste wird länger statt kürzer und das Ablagefach scheint sich wie von selbst zu füllen: Können Therapeut:innen zaubern? Es scheint so. Einige bräuchten mehr als 24 Stunden pro Tag, höre ich oft, doch das hat noch niemand hingezaubert bekommen. Begleiten Sie mich auf einer kleinen Wandertour: Die Route führt uns in elf Etappen auf einen Berg und zurück ins Tal. Der Weg ist gespickt mit nützlichen Hinweisen und Tricks, wie Sie besser mit Ihrer Zeit zurechtkommen – ganz ohne größeres Zeitkontingent.  

Das frustrierende Gefühl, wieder nicht alles geschafft zu haben, obwohl man stundenlang beschäftigt war, die Arbeit, die kein richtiges Ende nimmt, und immer neue Aufgaben, die dazukommen: Das kann ganz schön stressen und setzt tagtäglich viele Menschen unter Druck. 

Viele Praxisinhaber:innen wünschen sich ausreichend Zeit, um an neuen Projekten zu arbeiten oder „einfach ihrer ganz normalen Arbeit“ nachkommen zu können. Doch das „Daily Business“ übermannt sie. Wie Sie die Lage in den Griff bekommen – ohne Zauberei, aber vielleicht mit ein paar Tricks –, erfahren Sie auf unserer gemeinsamen Reise. Lassen Sie uns zusammen die Alpen überqueren und dabei insgesamt elf Stationen durchlaufen. Ziehen Sie sich bequeme Wanderschuhe an und packen Sie ausreichend Proviant ein. Wenn Sie so weit sind, geht es los. 

Station 1: Die Zwei-Minuten-Regel

Egal wie gut Sie den Tag geplant haben, es kommt ständig irgendwas dazwischen, oder? Diese vielen kleinen Zwischenfälle können die sorgfältig vorbereitete To-do-Liste ganz schön zerpflücken. Und schon ist er dahin, der schöne Plan. Orientieren Sie sich an der Zwei-Minuten- Regel. Ist die Aufgabe innerhalb von zwei Minuten zu erledigen, dann machen Sie es ruhig sofort. Sobald es länger als zwei Minuten dauert, schreiben Sie auf oder geben Sie die Aufgabe weiter. 

Station 2: Eat the frog

Wir überqueren einen kleinen Bach. Sie nehmen das Quaken der Kröten wahr und genießen den Ausblick, den Sie von der kleinen Holzbrücke haben. Sie sind an der zweiten Station „eat the frog“ angelangt. „Eat the frog“ meint, zuerst die unangenehmste Aufgabe zu erledigen, sonst schieben Sie diese immer weiter auf. Ihr Unterbewusstsein wird es Ihnen danken, denn andernfalls „schleppen“ Sie diese unerledigte, unangenehme Aufgabe durch den Tag, durch die Nacht und schlimmstenfalls durch die Woche. Oftmals stellt es sich als gar nicht so schlimm heraus, wie vorerst angenommen. 

Station 3: Die 10-10-10-Methode 

Sie kommen an einer Weggabelung an. Die Frage ist, für welchen Weg Sie sich entscheiden: rechts oder links? Auch in Ihrem (Praxis-) Alltag sind Sie ständig gefordert, Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen bestimmen über Ihre Zeit und den weiteren Weg. Ein kleiner Trick, der Ihnen dabei behilflich sein kann, Entscheidungen zu treffen, ist die 10-10-10-Methode. Die Frage, die Sie sich vor der Entscheidung stellen, lautet: „Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in zehn Minuten, zehn Monaten und in zehn Jahren?“ 

Station 4: Die ABC-Methode

Bevor Sie den Aufgabenberg oder die Arbeitsalpen erklimmen, empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen. Es ist nicht alles gleich wichtig und es muss auch nicht alles sofort erledigt werden. Unterteilen Sie deshalb die Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben. A-Aufgaben sind sehr wichtig, haben einen hohen Wert, sind meistens auch dringend, können nicht delegiert werden und nehmen den größten Teil Ihrer Arbeitszeit ein. B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und oft nicht so dringend. Diese Aufgaben können teilweise delegiert oder terminiert. C-Aufgaben haben den geringsten Mehrwert und kosten meistens sehr viel Zeit, dazu gehören zum Beispiel Telefonate oder den Materialschrank aufzuräumen. 

Station 5: Die ALPEN-Methode 

Jetzt kommt ein ganz schöner Anstieg. In kürzester Zeit erklimmen wir gemeinsam ein großes Gebirge: Die Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben kommt Ihnen vielleicht auch manchmal vor wie die Besteigung der Alpen. Damit sind wir auch schon bei der nächsten Methode – der ALPEN-Methode. 

Was sich hinter der ALPEN-Methode verbirgt und welche Tipps Sie auf den übrigen sechs Etappen mitnehmen können, lesen Sie auf thieme-connect.de.