Wer sich mit der Anschaffung einer Praxissoftware beschäftigt hat im Heilmittelbereich die Qual der Wahl: auf dem Markt tummeln sich verschiedenste Anbieter unterschiedlicher Systeme mit unterschiedlichsten Ansätzen. Dabei haben Therapeut:innen zum Beispiel die Wahl zwischen einer Software, die lokal installiert wird oder einer Cloud-Lösung. 

Das System: Server oder Cloud?

Lokal installierte Softwares werden vor Ort in der Praxis auf dem Computer oder Laptop installiert, die Daten werden direkt auf dem Gerät oder auf einem Server in Ihren Praxisräumen gespeichert. Diese Lösung sorgt zwar dafür, dass alle Informationen in einem geschlossenen System direkt bei Ihnen gespeichert werden, hat jedoch den großen Nachteil, dass diese vermeintlich sicheren Daten bei einer Beschädigung des Servers (z.B. durch einen Brand, Hochwasser, defekte Endgeräte oder einen Hackerangriff) vollständig verloren sein können. 

Eine Cloud-Lösung speichert alle Daten auf gesicherten Servern des Anbieters – mit automatischen Backups und höchsten Sicherheitsstandards. Aus Ihrer Praxis können Sie trotzdem auf alle Daten zugreifen: über eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung von Ihrem Praxisrechner zur Cloud. Dieses Modell wird auch „Software as a Service“ genannt, da der Anbieter Ihnen die Software bereitstellt. 

Die Investition: Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Vergleicht man die Anschaffungskosten für beide Systeme, so ergibt sich ein klarer Preisvorteil auf der Seite einer cloudbasierten Praxissoftware: In der Regel genügt hier lediglich eine Anmeldung, um starten zu können, wohingegen ein lokales System zunächst einmal aufgebaut und angeschlossen sein will. Um die hohen Sicherheitsstandards einzuhalten, die bei Gesundheitsdaten notwendig sind muss die Installation eines Servers meist von einem Fachmann vorgenommen werden, auch die Kosten für die Hardware des Servers an sich sind dabei zu berücksichtigen. 

Hat Ihre Praxis mehrere Filialen müssen diese bei einem lokalen System zusätzlich über eine sogenannte VPN-Verbindung sicher miteinander vernetzt und mit dem Server verbunden werden. Auch hierfür fallen Kosten für einen Profi an, der diese Vernetzung vornimmt. Sollten Sie sich später erweitern und eine neue Filiale eröffnen oder eine weitere Praxis übernehmen, muss natürlich auch diese professionell angebunden werden. Eine Cloud-Lösung erfordert keinerlei IT-Vorkenntnisse, die meisten Praxisverwaltungssoftware-Lösungen sind direkt einsatzbereit.

Ein zusätzlicher Kostenfaktor zeigt sich im laufenden Betrieb beim Vergleich der Stromrechnungen: diese fällt höher aus, sollten Sie eine Praxissoftware nutzen, die einen eigenen Server nutzt und Daten lokal speichert: Die Infrastruktur eines Servers benötigt deutlich mehr Energie als ein sogenannter Client, der bei einer cloudbasierten Praxissoftware die Verbindung zwischen Cloud und Praxis herstellt. Entsprechend fallen hier keine Betriebskosten an. 

Aktualität: Wie steht es um Softwareupdates?

Fortschitte bei der Datensicherheit, neue Preise oder neue Funktionalitäten: Um Ihre Praxissoftware immer auf dem aktuellsten Stand zu halten ist hin und wieder ein Softwareupdate notwendig. Während diese bei Cloud-Lösungen für alle Nutzer:innen automatisiert eingespielt werden können, muss diese bei einer lokal installierten Praxissoftware entweder durch den Softwareanbieter oder Sie manuell vorgenommen werden. Bei vielen Anbietern ist das Update auf eine neuere Version der Praxissoftware zudem kostenpflichtig – was dazu führt das Updates seltener vorgenommen werden. Entwickelt sich die Software wesentlich weiter, profitieren Nutzer:innen einer vor Ort installierten Praxissoftware nicht automatisch davon.

Lokale Praxissoftware oder Praxissoftware aus der Cloud: die Argumente im Überblick

Eine cloudbasierte Praxissoftware hat im Vergleich zu standortbasierten Lösungen entscheidende Vorteile: nicht nur in Bezug auf die Datensicherheit, sondern vor allem beim Blick auf Kosten und Aufwand sowie der Flexibilität und Aktualität im Arbeitsalltag.