Branchensoftware – ein vermeidbarer Kostenfaktor?

Das Gesundheitswesen wird zunehmend digitaler. Softwaregestützte Tools sollen uns den Arbeitsalltag erleichtern, Prozesse optimieren und kostbare Zeit einsparen. So auch spezialisierte Softwares für Hilfsmittelerbringer:innen, die betriebliche Aufgaben und Anforderungen der Branche aufgreifen und darauf abgestimmt, digitale Lösungen bieten. Klingt vielversprechend, jedoch verursacht die Anschaffung und Implementierung einer Branchensoftware auch Kosten - beispielsweise für die Nutzungs- bzw. Lizenzgebühr, Schulungen der Mitarbeiter, oder notwendige Hardware. Gerade in Zeiten von steigenden Betriebskosten stellt sich die Frage, ob eine Branchensoftware wirklich notwendig ist oder doch ein vermeidbarer Kostenfaktor? 

Branchensoftware - ein kritischer Blick 

Die meisten Hilfsmittelerbringer:innen, die sich gegen eine Branchenlösung aussprechen, nennen die anfallenden Kosten und die potenzielle Abhängigkeit vom Anbieter als Hauptargument. Dies zeigt die aktuelle Branchenumfrage von MTD, OST und Optica,  bei der 325 Leistungserbringer:innen befragt wurden. „Zu wenig Transparenz. Zu stark fremdgesteuert“, so eine der Stimmen. Für die Implementierung werden Betriebe häufig an Plattformen und Hardware gebunden, die von Seiten der Anbieter vorgegeben werden. Zusätzliche Geräte, Schnittstellen und Programme bedeuten nicht nur weitere Investitionskosten, sondern führen auch zu einer uneinheitlichen IT-Landschaft. Die intuitive Nutzung im täglichen Umgang wird erschwert und die gewünschte Datenverarbeitung unübersichtlicher. Ein weiterer Nachteil einer Branchensoftware ist der mögliche Produktivitätsverlust am Anfang der Umstellung, da sich die Mitarbeiter erst mit den neuen Abläufen vertraut machen und sich in der neuen digitalen Umgebung zurechtfinden müssen. 

Diese Problematiken lassen sich jedoch bei der Auswahl einer geeigneten Branchensoftware umgehen: Bei der Entscheidung für einen Anbieter ist es ratsam darauf zu achten, dass eine größtmögliche Flexibilität für die Hardware und intuitive Bedienbarkeit geboten wird. Ebenso sollte die Softwarelösung über notwendige und kompatible Schnittstellen verfügen, so dass die Programme ohne zusätzlichen Aufwand miteinander kommunizieren können. Unnötige Komplexität und Investitionen werden so von Beginn an vermieden und die Umstellung auf eine Branchensoftware gelingt reibungslos.

Nostalgie vs. innovativer Branchensoftware

„Damals hatten wir nur einen Rechenschieber“

Stimme aus dem aktuellen Stimmungsbild Hilfsmittelmarkt

Der nostalgische Einwand, dass es früher auch ohne Software ging, ist korrekt – aber nicht zukunftsgerichtet weitergeführt. Denn früher gab es kein Internet. Keine Digitalisierung. Aktuelle Themen wie Telematikinfrastruktur, eRezept oder Künstlicher Intelligenz zeigen deutlich den Fortschritt im Gesundheitswesen. Wenn es aktuell noch irgendwie ohne Branchensoftware geht, wird das zeitnah nicht mehr funktionieren. Deshalb ist es ratsam, sich bereits heute damit auseinanderzusetzen und die digitale Entlastung im (Arbeits-)Alltag wahrzunehmen. Ja, es sind zusätzliche Kosten. Aber Kosten, die auf der anderen Seite durch Berücksichtigung der Opportunitätskosten deutlich eingespart werden. „Automatisierung verschlankt Prozesse und damit die Kosten“, so ein:e Teilnehmer:in der aktuellen Branchenumfrage. Die optimierten Prozesse und schnelleren Arbeitsabläufe sparen wertvolle Arbeitszeit, die wieder dort eingesetzt werden kann, wo sie eigentlich hingehört ist: Direkt beim Kunden für die persönliche und kompetente Beratung! 

Kostspielige Fehlerquellen wie beispielsweise durch Tippfehler, Zahlendreher oder inkorrekte Übertragung von Daten bei Medienbrüchen werden nahezu eliminiert. Eine clevere Branchensoftware wie Optica Omnia gleicht die Eingaben auf Ungereimtheiten automatisiert ab und hat im Hintergrund branchenspezifische Datensätze, sowie immer aktuelle Stammdaten von Ärzten und Kostenträgern. 

Ist Standard besser?

„Mit einer modernen Standartsoftware ist ohne viel Aufwand […] alles abgedeckt.“, heißt es in der aktuellen Branchenumfrage von Optica.

Im Gegensatz zu einer Standardsoftware, die keinen definierten Anwendungsbereich abdeckt, geht eine Branchensoftware auf spezifische Anforderungen des Hilfsmittelmarkt ein und bietet digitale Lösungen für praxisrelevante Herausforderungen an. Langjährige Branchenerfahrung der Anbieter und die praxisnahe Entwicklung ermöglicht einen enormen Wissenstransfer, von dem Leistungserbringer:innen profitieren. So gehören verschenkte Umsätze durch zu gering berechnete Preise dank Preis-Check einer leistungsstarken Branchensoftware der Vergangenheit an. Eine integrierte Datenbank mit über 5.500 Hilfsmittelverträgen wie bei Optica Omnia zeigt tagesaktuelle Preise an, berechnet Zuzahlungen automatisch und berücksichtigt individuelle wirtschaftliche Aufzahlungen. Das branchenspezifische Know-how der Software ist zudem eine tolle „Unterstützung neuer, ungelernter Mitarbeiter“, so ein:e Umfrageteilnehmer:in und eine deutliche „Hilfe bei der Digitalisierung, um dem steigendem Verwaltungsaufwand gerecht zu werden“. Rezepte können dank OCR, also einer automatisierten Texterkennung, beispielsweise in Sekundenschnelle digitalisiert werden. 

Erfolgsfaktor Branchensoftware

„Ohne eine gute Software können wir unseren Betrieb nicht mehr steuern, das Bestellwesen nicht zentralisieren, Auftragswesen verwalten, Arbeitszeiten planen und verwalten.“

Stimme aus dem aktuellen Stimmungsbild Hilfsmittelmarkt

„Mit der passenden Branchensoftware findet man einfacher durch den Bürokratiedschungel.“

Stimme aus dem aktuellen Stimmungsbild Hilfsmittelmarkt

Insgesamt sind sich 70,8 % der befragten Hilfsmittelerbringer:innen einig, dass eine leistungsstarke Branchensoftware ein zentraler Erfolgsfaktor ist und sich die Kosten dafür lohnen. Eine Implementierung steigert die Effizienz durch die Optimierung von Prozessen, unterstützt bei der Einhaltung von bürokratischen und gesetzlichen Vorgaben und senkt sowohl den Einsatz von Arbeitszeit als auch Material- und Verbrauchskosten. So wird nicht nur die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs erhöht, sondern es werden auch wertvolle Ressourcen gespart und der CO2-Fußabdruck reduziert.