Gesponserte Mittagspause

Mit einem Verpflegungszuschuss können Praxisinhaber:innen ihren Angestellten verbilligte oder kostenfreie Mahlzeiten gewähren. Ein Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit, der auch steuerlich interessant ist.

zwei Kollegen beim Mittagessen

Es gibt mehrere Gründe, warum Praxisinhaber:innen das Mittagessen ihrer Mitarbeiter:innen bezuschussen sollten: Der Gesetzgeber hat die Zuschüsse so geregelt, dass sie sogar Steuervorteile mit sich bringen und Lohnnebenkosten sparen. Wie Teammitglieder ihre Mittagspause verbringen, wirkt sich direkt auf ihre Leistungsfähigkeit aus – und eine gesunde Mittagessenskultur passt nicht zuletzt zur Branche der Heilmittelerbringer:innen. Arbeitgeber:innen, die auf eine erholsame Mittagspause achten, stärken zusätzlich auch ihr Image.

Lange Zeit geschah dies vor allem über vorgedruckte Essensgutscheine oder Guthabenkarten für bestimmte Restaurants, die vom Arbeitgeber im Vorfeld bezahlt wurden. Der Nachteil an dieser Methode: Oft ist die Auswahl stark eingeschränkt. Zunehmend beliebter wird ein anderes Modell: Mitarbeiter:innen bezahlen selbst ein Essen ihrer Wahl, reichen die Belege anschließend ein (etwa schnell und direkt über eine App) und erhalten im Anschluss die Erstattung. Das geht bei jedem beliebigen Restaurant oder sogar Bäcker. Wer sich also in Pausen von Behandlungen oder Schreibarbeit kostengünstig stärken will, hat die freie Auswahl.

Grundsätzlich setzt sich der Verpflegungszuschuss aus zwei Teilen zusammen: dem Pflichtanteil, also dem Sachbezugswert, und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss. Eine Zuzahlung durch den oder die Arbeitnehmer:in ist immer möglich. Wie hoch der Sachbezugswert ist, wird jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales neu definiert und hängt von den Verbraucherpreisen ab. Für 2022 liegt er bei 3,57 Euro für ein Mittag- oder Abendessen und 1,87 Euro für ein Frühstück. Dieser Anteil kann in der Regel mit 25 Prozent versteuert werden. Hinzu kommt der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 3,10 Euro. Maximal können Arbeitgeber:innen das Mittagessen ihrer Mitarbeiter:innen also mit 6,67 Euro bezuschussen und ihren Angestellten somit direkt mehr Netto vom Brutto bieten.

Beschäftigte haben in der Regel keinen Anspruch auf diesen Zuschuss. Sollten sich alle Beteiligten aber darauf verständigen, muss das in einer vertraglichen Zusatzvereinbarung ergänzt werden. Arbeitgeber:innen müssen zudem nachweisen, dass der Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. Das kann umgangen werden, wenn pro Monat maximal an 15 Tagen ein Zuschuss gewährt wird. Unter bestimmten Umständen kann auch der Pflichtanteil steuerfrei werden. Dafür müssen die Mitarbeiter:innen selbst einen Anteil am Essen übernehmen, das Essen also mehr als 6,67 Euro kosten. Dieser Mehrbetrag mindert dann den zu versteuernden Pflichtanteil. Ab einem Belegwert von 10,24 Euro ist der komplette Essenszuschuss für den Arbeitgeber steuerfrei.

Möglich ist das aktuell jedoch nur, wenn die Essenszuschüsse nicht im Vorfeld vom Arbeitgeber bezahlt werden. Darüber hinaus gibt es weitere Regeln, die beachtet werden müssen: Bei Dienstreisen zum Beispiel kann kein Essenszuschuss bezahlt werden, weil ein Anspruch auf Spesen besteht. Zudem kann pro tatsächlichem Arbeitstag nur eine Mahlzeit bezuschusst werden, also Mittagessen oder Frühstück, nicht beides. Ein Vorteil ist allerdings, dass die Regelung auch für Mitarbeiter:innen im Homeoffice gilt.