Abrechnung
Preisänderungen, Abrechnungstipps, Verträge und vieles mehr: Hier informieren wir Sie über alle abrechnungsrelevanten Änderungen Ihrer Berufsgruppe und stellen Ihnen wichtiges Wissen und hilfreiche Tipps rund um die Abrechnung und die Bearbeitung Ihrer Rezepte zur Verfügung.
Wie kann ich selbst Absetzungen vermeiden?

Absetzungen, auch Retaxierungen genannt, resultieren in der Regel aus nicht erfüllten formalen Kriterien, die an eine Verordnung gestellt werden. Diese sind durch die Heilmittelrichtlinie und den Rahmenvertrag Ihrer Berufsgruppe festgelegt. Wir haben Ihnen einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen Absetzungen durch die Krankenkassen bzw. die Kostenträger vorzubeugen.
1. Geben Sie Maßnahmen, Patientenunterschriften und Behandlungsdaten vollständig an.
Um Absetzungen durch die Krankenkassen zu vermeiden, achten Sie darauf, dass unter Maßnahmen die verordneten Heilmittel eingetragen werden. Ebenso muss jede einzelne Behandlung von Ihren Patient:innen unterschrieben werden. Einige Praxissoftwarelösungen wie z.B. Optica Viva unterstützen Sie hier mit integrierten Prüfregeln und warnen Sie, sollten Daten unvollständig sein.
2. Prüfen Sie: Ist die Leitsymptomatik korrekt eingetragen?
Die Leitsymptomatik muss durch den verordneten Arzt bzw. die Ärztin angegeben werden. Dies kann durch Ankreuzen der Felder A,B,C oder X (patientenindividuelle Leitsymptomatik) geschehen. Sofern das Feld X (patientenindividuelle Leitsymptomatik) alleine angekreuzt ist, muss eine Klartextleitsymptomatik eingetragen sein.
Es kann jedoch auch nur der Klartext eingetragen werden, auch ohne dass einer der Buchstaben A,B,C oder X angekreuzt wurde. Nur wenn kein Feld angekreuzt und auch kein Klartext eingetragen wurde ist die Verordnung ungültig und zieht eine Absetzung nach sich.
3. Lassen Sie Änderungen durch den Vertragsarzt oder die Vertragsärztin korrekt quittieren.
Nach Vorgabe der Rahmenverträge können bestimmte Änderungen oder Korrekturen durch den Vertragsarzt oder die Vertragsärztin vorgenommen werden. Jede Änderung und Korrektur, die er oder sie vornimmt, muss mit Änderungsdatum und Arztunterschrift versehen werden. Ein Stempel ist nicht notwendig.
Bei Korrekturen müssen Sie zwingend auf die Vorgabe des Rahmenvertrages Anlage 3 achten, z.B. bei einer Änderung des Ausstellungsdatums: hier muss das Änderungsdatum vor Beginn der Behandlung liegen.
4. Halten Sie die vorgegebene Frequenz ein, um Absetzungen zu vermeiden.
Ist auf der Verordnung beispielsweise eine Frequenz von 1-2 pro Woche vorgeben, so dürfen keine 3 Behandlungen innerhalb einer Woche durchgeführt werden. Ebenso darf eine vorgegebene Behandlungsfrequenz nicht unterschritten werden: z.B. nur eine Behandlung bei einer Frequenz von 2 x pro Woche.
Podolog:innen müssen hier zudem beachten, dass die 28 Tage zwischen den Behandlungen nicht unterschritten werden, sollte bei der Vorgabe der Behandlungen eine Frequenz alle 4-6 Wochen angeben sein.
5. Behalten Sie mögliche Korrekturfristen im Blick.
Achten Sie unbedingt darauf, wann Korrekturen spätestens erfolgen müssen. Unterschieden wird hier zwischen Korrekturen vor dem Behandlungsbeginn, Korrekturen vor der Einreichung zur Abrechnung und Korrekturen nach der Einreichung zur Abrechnung.
Sollten Sie Korrekturen, die vor dem Behandlungsbeginn oder vor der Einreichung zur Abrechnung erfolgen müssen, nicht oder nicht rechtzeitig veranlassen, kommt es zu einer Absetzung ohne „Heilungsmöglichkeit“. Sind Korrekturen noch nach der Abrechnung möglich, setzen die Kostenträger die Verordnung zunächst ab, geben Ihnen aber die Möglichkeit, die Verordnung im Nachgang ändern oder ergänzen zu lassen.
Lassen Sie eine Korrektur durch den Arzt vornehmen, so achten Sie darauf, dass dieser die Korrektur mit Unterschrift und Änderungsdatum quittiert. Fehlt die Arztunterschrift bei einer Korrektur, so führt dies zu Absetzungen.

Absetzungen vermeiden mit Optica Viva
Um Retaxierungen zu vermeiden, sind korrekte Angaben auf der Verordnung entscheidend. Bereits bei der Anlage in Optica Viva prüft die Software auf Vollständigkeit sowie auf verschiedene Kriterien der Heilmittelrichtlinie und weist Sie auf mögliche Probleme hin. So können Sie rechtzeitig handeln und das Rezept ggf. korrigieren (lassen).
6. Langfristigen Heilmittelbedarf und Besondere Verordnungsbedarfe besonders prüfen.
Bei LHB und BVB müssen Therapeut:innen die folgenden drei Punkte prüfen:
- Ist der/die ICD-10-Codes in der BVB/LHB Liste des Heilmittelkatalogs aufgeführt?
- Wird die Diagnosegruppe zum betreffenden ICD-10-Code mit aufgeführt?
- Liegt ggf. eine Altersbeschränkung für die Anerkennung als BVB/LHB vor?
Das Akutereignis sowie weitere Hinweise und vereinbarte Spezifikationen müssen nicht durch Heilmittelerbringer:innen zum Zweck der Leistungserbringung und Abrechnung geprüft werden.
Eine Überschreitung der Höchstmenge je Verordnung ist, nach Maßgabe der in § 7 Abs. 6 Satz 2 und 3 Heilmittelrichtlinie genannten Kriterien, ohne Berücksichtigung des Akutereignisses und ggf. weiterer Hinweise und Spezifikationen möglich.
Weitere Tipps zu extrabudgetären Verordnungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: „LHB und BVB: 5 Tipps wie Sie extrabudgetäre Verordnungen prüfen.“
7. Beachten Sie Fristen zur Gültigkeit der Verordnung, um Absetzungen vorzubeugen.
Die Fristen zu Verjährung und Gültigkeit einer Verordnung sind für jede Berufsgruppe im betreffenden Rahmenvertrag geregelt und können daher unterschiedlich sein.
Weitere Informationen finden Sie in den passenden FAQs Ihres Berufs:
FAQ Physiotherapie
FAQ Ergotherapie
FAQ Logopädie
8. Verzichten Sie auf Korrekturmittel
Korrekturmittel wie z.B. Tipp-Ex oder Radiergummis sind vonseiten der Kostenträger nicht erlaubt und führen somit zu Absetzungen. Verordnungen, die beispielsweise mit Tipp-Ex korrigiert wurden, werden abgesetzt. Bitte achten Sie also darauf, dass Ihre Verordnungen nur über Durchstreichen korrigiert werden.
9. Verwenden Sie nur erlaubte Kürzel
Für Physiotherapeut:innen gilt: achten Sie darauf, nur die im Heilmittelkatalog genannten Abkürzungen auf Ihren Verordnungen zu verwenden. Werden eigene oder andere Abkürzungen verwendet, drohen Absetzungen. Eine Zusammenstellung der erlaubten Kürzel finden Sie in unserem Beitrag “Physiotherapie: Abkürzungen korrekt verwenden”
10. Ihre individuellen Absetzungsgründe überwachen
Behalten Sie im Blick, warum Ihre Verordnungen abgesetzt werden. Sollten sich Absetzungsgründe wiederholen, können Sie auf diese zukünftig ein besonderes Augenmerk legen.
Optica Kund:innen können hierzu ganz einfach das Kundenportal MeinOptica nutzen: Absetzungen werden Ihnen hier einzeln aufgeführt., z.B. für einzelne Kostenträger. Betrachten Sie diese über bestimmte Zeiträume hinweg, so kann Ihnen das dabei helfen, Muster zu durchbrechen und mit wiederkehrenden Absetzungsgründen aufzuräumen.
11. Zusätzliche Prüfleistungen nutzen
Nutzen Sie den Service zusätzlicher Rezeptprüfungen eines Dienstleisters wie Optica. So prüft Optica beispielsweise im Rahmen der Vorab-Rezeptprüfung alle Verordnungen auf formale Kriterien, nach denen alle Krankenkassen Rezepte unbezahlt einbehalten dürfen, sollten diese nicht erfüllt sein. Fällt hier etwas auf erhalten Sie die Verordnung zur Korrektur zurück, sodass eine Absetzung durch die Kostenträger vermieden wird.
Mehr über die erwähnten Kriterien lesen Sie hier: "Neue Vorgehensweise in der Rezeptprüfung: Optica Vorab-Rezept-Prüfung für alle Kassen und mit mehr Kriterien".
Abrechnung mit Optica: einfach und sicher
Optica heißt für Sie: Adieu, Abrechnungsstress & Verwaltungsaufwand! Denn mit unseren Abrechnungsleistungen sind Sie bestens aufgestellt: Mit Akribie und Erfahrung übernehmen wir Ihre Abrechnung und senken die Absetzungsquote, damit Sie am Ende auch erhalten, was Ihnen zusteht. Sie reichen dabei nur Ihre Verordnungen ein, alles andere erledigen wir.
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