Gesundheitsdaten in der Heilmittelpraxis: Rechte und Pflichten für Therapeut:innen

Dieser Beitrag soll dabei helfen aus diesem komplexen Geflecht die Punkte aufzugreifen, die für den Umgang mit Gesundheitsdaten von Patient:innen im Praxisalltag wesentlich sind und welche Anforderungen an deren Umsetzung zu stellen sind.

Den rechtlichen Rahmen für diesen Schutz bilden zahlreiche datenschutzrechtliche Bestimmungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), das Bürgerliche Gesetzbuch, das SGB X oder das Strafgesetzbuch.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten in der Heilmittelpraxis

Eine Einwilligung in die Datenspeicherung oder Datenverarbeitung brauchen Therapeut:innen nur dann, wenn nicht ohnehin Pflichten zum Speichern von Daten bestehen. Denn wenn ein Gesetz schon die Dokumentation anordnet, dann bedarf es keiner Einwilligung.

Therapeut:innen sind gemäß § 630f BGB verpflichtet, die wesentlichen Maßnahmen der Behandlung zu dokumentieren und die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht dient unter anderem dazu eine Aufzeichnung über den Krankheitsverlauf und die bisherige Behandlung zu gewährleisten, an die als Entscheidungsgrundlage für weitere Maßnahmen (gerade bei unterschiedlichen Behandler:innen) angeknüpft werden kann. Die Regelung verfolgt aber auch den Zweck, dass im Falle einer Haftung aufgrund eines Behandlungsfehlers die Dokumentation als Beweisgrundlage herangezogen werden kann.

Zu den dokumentationspflichtigen Angaben gehören sämtliche aus fachlicher Sicht für die Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzuzeichnen, insbesondere die Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen. Auch Arztbriefe und Therapieberichte sind in die Patientenakte aufzunehmen.

Auch aus der Heilmittelrichtline des G-BA (etwa § 16 Abs. 3 bei Frequenzwechseln), den Rahmenverträgen und weiteren sozialrechtlichen Vorschriften ergeben sich Dokumentationspflichten.

Wann müssen Patientendaten gelöscht werden?

An sich besteht ein Recht auf Löschung gespeicherter Daten gem. Art. 17 DS-GVO. Mit der Speicherpflicht einher geht auch die Einschränkung des Rechts auf Löschung. Denn das Bürgerliche Gesetzbuch sieht ja gerade eine zehnjährige Speicherpflicht der Patientendaten vor. Erst nach Ablauf dieser können Patient:innen die Löschung ihrer Daten verlangen. Soweit ein Löschungsbegehren nicht erfüllt werden darf, können Patienten aber die Sperrung der Daten verlangen. Das bedeutet, dass diese Daten zwar noch gespeichert, aber nicht ohne Weiteres weiter verarbeitet (etwa weitergegeben oder ausgewertet) werden dürfen. Dies ist insbesondere beim zukünftigen Einsatz von KI-Tools zu beachten.

Wann benötigen Heilmittelerbringende eine Einwilligung zur Datenspeicherung?

Dort wo das Gesetz kein Pflicht zum Erheben und Speichern von Daten vorsieht, bedarf es wieder der Einwilligung in die Datenspeicherung. Das ist etwa bei Recall-Schreiben, in denen Patient:innen an Behandlungsmaßnahmen erinnert werden soll, der Fall. Hier muss eine ausdrückliche Einwilligung vorliegen. Diese muss nur ausdrücklich erfolgen, ein Schriftformgebot besteht nicht. Für Zwecke der Nachweisbarkeit ist eine schriftliche Einwilligung aber empfehlenswert, aber auch eine eigene Dokumentation in der Praxissoftware, dass der Patient oder die Patientin eingewilligt hat, reicht aus.

Einsichtsrecht in gespeicherte Daten

Sowohl die Datenschutzgrundverordnung als auch das Bürgerliche Gesetzbuch enthalten, nicht ganz identische, Rechte der Patient:innen auf Akteneinsicht. Gem. § 630g BGB sind Therapeut:innen dazu verpflichtet, Patient:innen auf Wunsch unverzüglich Einsicht in die vollständige, sie betreffende Patientenakte zu geben. Der Wunsch nach Einsicht muss nicht begründet werden. Die Akteneinsicht ist zumindest beim ersten Mal kostenfrei zu gewähren. Wird offensichtlich missbräuchlich und/oder in kurzen Abständen Akteneinsicht gewünscht, können in diesen Fällen auch Auslagen erhoben werden. Die Akteneinsicht darf nur dann verweigert werden, wenn erhebliche therapeutische Gründe (etwa eine Suizidgefahr des Patienten, wenn er die Akte liest) oder erhebliche Rechte Dritter (etwa Informationen zu mitbehandelten Familienangehörigen). 
Die Ablehnung der Einsicht muss zwar begründet werden, zugleich darf dabei aber nicht die Schweigepflicht gegenüber anderen Personen verletzt werden, wegen derer Therapeut:innen den Wunsch gerade ablehnen.

Wann dürfen Heilmittelerbringende Gesundheitsdaten weitergeben?

Die Weitergabe von Gesundheitsdaten geschieht schneller als man denkt: Denn dazu zählt nicht nur die Weiterleitung per E-Mail oder Post an andere Therapeut:innen, Ärzt:innen usw., sondern auch das Gespräch mit Familienmitgliedern oder Ehegatt:innen.

Sie bedarf abseits seltener Ausnahmefälle, wie etwa der gerichtlichen Beschlagnahmung von Patientenakten beim Therapeuten oder der Therapeutin, der Einwilligung des Patienten bzw. der Patientin. Dies gilt auch und gerade gegenüber anderen Praxen und Ärzten, auch wenn diese selbst kraft Gesetzes zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. § 203 Strafgesetzbuch bestraft dabei bereits das Erwähnen des Bestehens eines Behandlungsverhältnisses gegenüber einem Dritten ohne Erlaubnis des Patient:innen.

Diese Erlaubnis muss ausdrücklich erteilt und am besten schriftlich festgehalten werden. Dabei ist möglichst konkret die Erlaubnis einzuholen welche namentlich benannten Dritten – Nachbehandler, Familienmitglieder, Ärzt:innen – über welche Aspekte der Behandlung informiert werden dürfen. Nicht ausreichend ist eine generelle Einwilligung, die Daten an „irgendwelche“ anderen Behandler weitergeben zu dürfen. Denn die Datenschutzgrundverordnung verlangt, dass die konkrete Einrichtung genannt wird, an die Daten übermittelt werden (Art. 4 Nr. 11, Art. 7 Abs. 2 DSGVO). Aufgrund der Zweckbindung und des Grundsatzes der Datensparsamkeit muss auch klar geregelt werden, welche Daten zu welchem Zweck an welchen Empfänger gelangen sollen. Deshalb muss die Einwilligung auch für verschiedene Vorgänge getrennt erteilt können (das geht durchaus auf einem gemeinsamen Formular), sodass Patientinnen und Patienten sich entscheiden können, wer die Daten erhalten soll.

Abrechnung mit Optica – Kassenpatient:innen & Selbstzahlende

Eine Ausnahme vom Erfordernis einer Einwilligung für die Weitergabe von Gesundheitsdaten gilt bei Abrechnungen gegenüber Abrechnungszentren wie der Optica. Für Patient:innen, die bei der Gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, wird keine gesonderte Einwilligung benötigt. Diese ergibt sich bereits aus § 302 Abs. 2 S. 2 SGB V. Danach ist die Weitergabe der Daten zum Zwecke der Abrechnung bereits mit abgedeckt.

Für Privatpatient:innen (Selbstzahler) gilt diese Norm nicht, denn sie fallen nicht unter das SGB V. Hier bedarf es daher der von Optica zur Verfügung gestellten Formulare.