Praxisverwaltungssoftware im Faktencheck

Fakt 1: Die TI kommt – Internetanschluss und Praxissoftware sind unabdingbar

Die Physiotherapiepraxen können bereits teilnehmen, andere Berufsgruppen müssen noch warten, aber ab 2026 wird die TI für alle verpflichtend. Damit dann alles reibungslos läuft, sollten Sie jetzt die nötigen Vorkehrungen treffen und Erfahrungen sammeln. Denn für die Anbindung an die TI sind nicht nur der elektronische Heilberufsausweis (eHBA), die Institutionskarte SMC-B sowie ein E-Health-Kartenterminal notwendig, sondern auch ein Internetzugang und eine Praxissoftware.

Warum? Über die TI vernetzt sich das gesamte Gesundheitswesen in Deutschland sektorenübergreifend. Arzt- und Therapiepraxen, Apotheken, Krankenhäuser und andere können über ein zentrales System miteinander kommunizieren. Dazu nutzen sie die Fachdienste wie Kommunikation im Medizinwesen (KIM), elektronische Patientenakte (ePA) oder zukünftig das E-Rezept. Um diese zu nutzen, brauchen Sie einen Internetzugang, der über Konnektor und VPN abgesichert wird. Außerdem benötigen Sie eine Praxissoftware, die darauf vorbereitet ist, beispielsweise indem KIM bereits integriert ist.

Fakt 2: Technische Innovationen helfen Therapeut:innen im Praxisalltag

Eine innovative Praxissoftware unterstützt den Praxisalltag auf vielfältige Weise. Sie ermöglicht eine effiziente Planung und Verwaltung von Patiententerminen, was zu einem reibungslosen Praxisablauf führt und beispielsweise Überbuchungen verhindert. Die Software dient auch als zentrale Plattform für die Verwaltung von Patientendaten, einschließlich Kontaktdaten, Krankengeschichte, Rezepten und Notizen, was die Qualität der Versorgung steigert. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Behandlungspläne zu erstellen und die erzielten Fortschritte zu dokumentieren.

Läuft die Software in der Cloud und werden dort auch die Daten gespeichert, erleichtert dies die Zusammenarbeit im Team, das mit unterschiedlichen Geräten von überall – auch mobil – darauf zugreifen kann. Apropos Team: Auch die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung sollte in der Praxissoftware enthalten sein. Darüber hinaus lassen sich mit ihrer Hilfe Abrechnung und Buchhaltung effizienter gestalten, teilweise sogar automatisieren, indem Zahlungseingänge verfolgt und Finanzberichte erstellt werden. Dies trägt nicht zuletzt auch zur finanziellen Gesundheit der Praxis bei. Kurzum: Eine Praxissoftware, die all das kann, macht den Praxisalltag effizienter und steigert die Behandlungsqualität.

Fakt 3: Die Kosten einer Praxissoftware amortisieren sich schnell

Eine Software ist immer mit Kosten verbunden, allerdings kann sie Ihr Praxisteam bei den verschiedenen Aufgaben und Prozessen entscheidend entlasten. Schließlich kosten diese Ihre Zeit und somit letztlich auch Ihr Geld, denn Sie könnten ja auch deutlich produktiver arbeiten. Ein Beispiel dafür ist die Dokumentation, die abgelegt und archiviert, eventuell eingescannt und später bei Bedarf wieder herausgesucht werden muss – viele kleine Handgriffe, die sich summieren. Die Praxissoftware kann den Zeitaufwand wesentlich reduzieren, zum Beispiel mit Textbausteinen und einer zentralen Ablage.

Ihr Vorteil? Pro Patient:in sparen Sie ein paar Minuten, die Sie in Summe darauf verwenden können, täglich mehr Behandlungen durchzuführen und Ihre Einnahmen zu steigern. Sparen Sie sich pro Dokumentation oder Anamnese nur zwei Minuten, so summiert sich dies bei angenommenen 200 Dokumentationen im Monat bereits auf 400 Minuten (6,66 Stunden) und damit fast einen ganzen Arbeitstag. Legen Sie dann doch einmal den GKV-Preis für eine typische Behandlung in Ihrer Praxis und die Kosten für eine Softwarelizenz nebeneinander und vergleichen Sie: Was rechnet sich für Sie eher?

Fakt 4: Ohne Praxissoftware ist das Praxismanagement nicht mehr machbar

Es sind zwei Entwicklungen, die Praxisinhaber:innen vor eine gemeinsame Herausforderung stellen. Erstens wird das Berufsbild immer anspruchsvoller. Komplexere medizinische Probleme und die Nachfrage nach evidenzbasierten Behandlungsmethoden erfordern mehr Fachlichkeit und erhöhen den Fortbildungsbedarf. Zweitens steigen gleichzeitig die rechtlichen und administrativen Anforderungen an die Behandlung. Dazu zählt auch die Kommunikation mit Arztpraxen oder Krankenhäusern, die für eine umfassende Versorgung der Patient:innen immer wichtiger wird.

All dies kostet die wertvolle Zeit der Praxisinhaber:innen und Mitarbeiter:innen, die zudem aufgrund des Fachkräftemangels oft nicht zur Verfügung stehen. Die Vorteile einer Praxissoftware können dies zumindest teilweise kompensieren: Intuitive und geführte Prozesse erleichtern die Arbeit, überall verfügbare Daten und ein schneller Informationsaustausch verringern den manuellen Aufwand, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz in der Praxis. Von diesen Vorteilen profitieren alle, und gerade Praxen, in denen die Arbeit mehrerer Mitarbeiter:innen, vielleicht sogar an mehreren Standorten, koordiniert werden muss.

Fakt 5: Ihre Daten sind mit der Software sicher – und besser lesbare Dokumente erleichtern die Arbeit

Im entscheidenden Moment fehlt ein Dokument oder eine Notiz: Wo war sie doch gleich abgespeichert? Jedenfalls nicht in dem Dateiordner, in dem sie eigentlich sein sollte. Und was, wenn die Festplatte Ihres Rechners den Geist aufgibt oder ein Brand oder ein Wasserschaden gleich die ganze IT samt Backup zerstört? Solche Vorfälle können ärgerlich bis existenzbedrohend sein. Mit einer Cloud-Lösung kann das nicht passieren. Alles ist immer gesichert und leicht auffindbar. Die Daten werden verschlüsselt auf Server übertragen und dort gespeichert. Die Server wiederum stehen in professionellen Rechenzentren, die ihre Backups an verschiedenen Standorten sichern.

Und dann ist da noch diese völlig unleserliche handschriftliche Anamnese, und die Dokumentation ist auch nicht besser. Sie müssen rückfragen, warten auf eine Erläuterung, wertvolle Zeit vergeht, Aufgaben bleiben liegen. In einer Praxissoftware ist alles Geschriebene sauber getippt und mit einem Klick aufrufbar. Digitale Anamnesebögen erleichtern die Eingabe ebenso wie Therapieberichte oder der Dokumentationsassistent mit Textbausteinen. Das spart Zeit, schont Nerven und steigert die Effizienz Ihrer Praxis.