Der ICD-10 Code muss zur Diagnosegruppe laut Heilmittelrichtlinie passen. Daher sollten Sie prüfen, ob die Kombination aus ICD-10 Code und Diagnosegruppe zusammenpasst. 

Alles was mit der Diagnose zu tun hat, muss durch den Arzt geändert wreden. 

Wird die Behandlung vor Erreichen der verordneten Behandlungsmenge vollständig abgebrochen, z.B. weil die verordnete Behandlungsmenge nicht eingehalten werden kann, ist dies mit dem Datum des Behandlungsabbruches im dafür vorgesehenen Feld auf der VO-Rückseite anzugeben. 

Der Therapiebeginn muss innerhalb von 28 Tagen (statt bisher 14 Tage) ab Ausstellung der Verordnung erfolgen. Dies gilt nur für Erstverordnungen. Bei Folgeverordnungen der selben Diagnose muss das Vorgängerrezept erst abgeschlossen werden. Dadurch behält die später ausgestellte Verordnung Ihre Gültigkeit auch über 28 Kalendertage. Vom letzten Behandlungsdatum der Vorgängerverordnung dürfen nicht mehr als 28 Kalendertage überschritten werden.

Behandlungen dürfen ohne Begründung 14 Tage unterbrochen werden. Sobald die 14 Tage überschritten sind muss eine Begründung (z.B. K,F,T, Reha,...) eingetragen werden. Insgesamt darf die Unterbrechungssumme 70 Tage betragen, ohne jeweils die ersten 14 Tage der jeweiligen Unterbrechungszeit mitzurechnen. Mit eingerechnet werden immer alle 7 Wochentage. Die Regelung, dass man bei Unterbrechung nicht länger als 28 Tage am Stück unterbrechen darf gilt nicht mehr.

Wenn die 70 Tage überschritten sind, verliert die Verordnung ab dem 70. Tag ihre Gültigkeit.  Ansonsten gibt es keine Gültigkeitsregelung.

Der Jahreswechsel hat ebenfalls keinen Einfluss auf den Beginn oder Unterbrechungsfristen.

• Die Beratung zur Integration ins häusliche Umfeld wird nicht verschrieben. Über die Beratung entscheidet der/die Leistungserbringer:in
• Die Integration ins häusliche Umfeld kann 1x pro Verordnungsfall durchgeführt werden, bei chronischen Erkrankungen 1x pro Quartal

Die oder der Leistungserbringende muss zunächst anhand ICD-10-Code/s und Diagnosegruppe prüfen, ob ein LHB oder BVB oder eine individuelle langfristige Genehmigung vorliegt. Soweit eine Altersbegrenzung vorliegt, ist auch diese zu prüfen. Weitere Nebenbedingungen, wie Akutereignisse und Schweregrade sind nicht zu prüfen. Zusätzlich ist zu prüfen, ob durch die oder den Verordnenden die Menge und die Frequenz für 12 Wochen korrekt berechnet wurde.

Eine Verordnung ist 9 Monate nach dem letzten Behandlungstag zum Monatsende verjährt.

Es gibt vermehrt Absetzungen, weil die Behandlungseinheiten überschritten wurden (z.B. nur 10 sind möglich, aber 12 werden abgerechnet).

Der oder die Ergotherapeut:in kann dies selbst auf korrekte Anzahl abändern, muss den Arzt oder die Ärztin aber vor der Abrechnung informieren und eine Notiz mit Datum/LE-Kürzel auf der Verordnung machen. Prüfen Sie zudem beim ICD-10 Code, ob eine extrabudgetäre Behandlung verordnet ist.

Ja, Verordnungen mit unterschiedlichen ICD-10-Codes dürfen parallel bearbeitet werden.

Ja, das ist kein Problem.

Pro Patient und Verordnungsfall darf die Funktionsanalyse 1x abgerechnet werden. Wechselt der oder die Patient:in die Praxis, darf die Funktionsanalyse erneut abgerechnet werden.

Wenn die 28 Tage Beginnfrist überschritten ist, dann kann der ausstellende Arzt das Ausstellungsdatum korrigieren. Dies sollte aber vor Behandlungsbeginn stattfinden. Zudem muss der Arzt unterschreiben und das Änderungsdatum mit eintragen. Ein Arztstempel ist nicht ausreichend.

Die Verordnung muss so ausgestellt sein, dass sie innerhalb von 12 Wochen abgearbeitet werden kann.

• Gemessen an Verordnungsmenge & Frequenz
• Wenn die Einheiten noch nicht alle abgearbeitet wurden, muss die Verordnung jedoch nicht zwangsläufig abgebrochen werden.

Wenn die Heilmittelmenge höher ist, als im Heilmittelkatalog vorgegeben, muss der/die Ergotherapeut:in prüfen:

• Handelt es sich um LHB oder BVB?
• Ist eine Altersgrenze an die Verordnung  gebunden?

Der/die Ergotherapeut:in muss aber nicht prüfen, ob es sich um ein Akutereignis handelt.

Die Spalte „Leistungserbringer“ muss nicht ausgefüllt werden.

• In der 1. Zeile wird die Maßnahme ausgeschrieben. Sollte diese nicht in eine Zeile passen können auch zwei Zeilen verwendet werden.
• Ab der 2. Zeile mit Kürzel, z.B. MFB, SPB

Hausbesuche werden auf der Rückseite unter „Maßnahmen“ angegeben

• HB = Hausbesuch
• HBH = Heimbesuch
• HBH / 1 Patient

Doppelbehandlungen können wie folgt dokumentiert werden:

• 2 Einheiten pro Tag: Dann muss der/die Patient:in auch 2x unterschreiben

oder

• Maßnahme wird als Doppelbehandlung in eine Zeile geschrieben: Bei einer 10er Verordnung hätte der/die Patient:in also 5 Termine

Ja, ansonsten muss das kleine Kreuz unter Änderung Gruppe usw. eingetragen werden.

Die Angabe der Gruppengröße ist zwingend notwendig (z.B. 2 Personen oder 3 – 5 Personen) (z.B. Motorisch funktionelle Behandlung Gruppe 2 Pers.). Ohne Angabe wird automatisch die große Gruppe abgerechnet.

Diese Angabe muss seit Beginn der Gültigkeit des neuen Rahmenvertrag der Ergotherapeuten nicht mehr gemacht werden.

Das Heilmittel muss nur bei der ersten Behandlung ausgeschrieben sein. Danach darf man mit Kürzeln arbeiten.

Auf der Rezeptrückseite oder auf dem datenblatt unter Begründung. Z.B. Unterschrift Pflegekraft oder Erziehungsberechtigter.

Ja, die Korrekturmöglichkeiten per Fax sind weiterhin möglich wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Das Fax der Abrechnung beigelegt wird.
• Es muss lesbar sein und wenn möglich das gleiche Format haben wie die Verordnung.
• Bitte achten Sie auf das Faxdatum: oft werden falsche/veraltete Daten auf dem Fax angegeben.

Kinder unter 10 Jahren dürfen nicht selbst unterschreiben. Erziehungsberechtigte oder betreuende Personen bestätigen am Ende der Behandlungsserie einmalig den Erhalt der Leistungen.

Laut Rahmenvertrag muss die erste Zeile der Maßnahmen ausgeschrieben sein. Ob als Stempel oder handschriftlich ist hierbei nicht vorgegeben.

Sollte die Paralellbehandlung nicht durch der Arzt verordnet sein, können Sie dieses unter Maßnahmen eintragen. Nicht vergessen, dass das Kreuz bei Änderung von Einzel - auf Gruppenbehandlung eingetragen ist.

Da die Funktionsanalyse nicht verordnet wird und es auch keine Erstverordnungsangabe mehr gibt, benötigen wir den Hinweis, ob wir die Funktionsanalyse abrechnen sollen. Zudem bekommen wir so den Hinweis, ob es sich um eine Erstverordnung handelt.

Wenn „pflichtig“ angekreuzt ist und der/die Patient:in nicht pflichtig ist: 0 oder befreit auf der Verordnungsvorderseite notieren

Wenn „befreit“ angekreuzt ist und der/die Patient:in pflichtig ist: Zuzahlungsbetrag auf der Vorderseite notieren

Achtung: Die gesamte Zuzahlung ist am 1. Tag der Behandlung zu entrichten. Wird nicht direkt bezahlt, kann am 2. Behandlungstag eine Zahlungserinnerung erfolgen. Die Rechnungsstellung am Ende entfällt. Sollte Ihr Patient nach Abschluss der Behandlungen die Zuzahlung noch nicht bezahlt haben, können Sie diese bei den jeweiligen Krankenkassen mit der Zahlungserinnerung über den §43c einfordern.

Der Therapiebericht wird immer automatisch abgerechnet, wenn dieser angekreuzt ist.

Optica übernimmt automatisch die Vorgabe die auf den jeweiligen Verordnungen eingetragen ist.