Abrechnung im Fokus: Was ist für Sie das Richtige?

Erst im vergangenen Jahr 2021 veränderte sich für Heilmittelerbringer:innen viel, und auch für die Zukunft kann der Wandel als Konstante gelten. Insbesondere unter dem Druck der Corona-Krise kommt für viele die Abrechnung auf den Prüfstand: Lohnt es sich, selbst abzurechnen? Bin ich bei einem Abrechnungszentrum gut aufgehoben? In unserer Serie "Abrechnung im Fokus" werfen wir einen aktuellen Blick auf die jeweiligen Argumente. Diese soll Ihnen bei der Beantwortung der Frage helfen: Welcher Abrechnungstyp bin ich?

Welche Möglichkeiten Heilmittelerbringer:innen haben

Die überwiegende Mehrheit der Heilmittelerbringer:innen in Deutschland vertraut auf die Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum. Die Dienstleister übernehmen das Abwickeln des gesamten, immer komplexer werdenden Abrechnungsprozesses. Die Investition in ein Abrechnungszentrum will gleichwohl gut überlegt sein. Schließlich verdienen Sie Ihr Geld nicht in erster Linie, um es weiterzureichen. Es lohnt sich auf jeden Fall, die verschiedenen Anbieter zu prüfen und miteinander zu vergleichen. Wie weit reicht der Service? Wie umfassend wird für Ihre Liquidität gesorgt?

Selbst abzurechnen heißt demgegenüber, nichts aus der Hand zu geben: Einigen Praxisinhaber:innen ist es wichtig, möglichst viel direkt kontrollieren zu können. Machbar ist das allemal: Zwingend notwendig sind die Anmeldung am elektronischen Abrechnungsverfahren und die Erfüllung der technischen Voraussetzungen, insbesondere die Nutzung einer passenden Software. Während die Originalverordnungen auf dem Postweg an die Krankenkassen geschickt werden, müssen die Rechnungen elektronisch versandt werden. Das Angebot an Softwareprogrammen ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen. Doch auch hier lohnt der genaue Blick.

Digitale Lösungen: Softwareprogramme differenziert beurteilen

Wichtig ist, dass die Abrechnungssoftware möglichst gut zu Ihren Arbeitsabläufen passt. Ist sie in einer Praxissoftware bereits enthalten, oder müssen Sie die Kompatibilität beider Programme prüfen? Ist die Bedienbarkeit nutzerfreundlich? Welchen Leistungsumfang bietet das jeweilige Softwarepaket – und wie teuer kann es letztlich werden? Auch wenn Sie sich für ein Programm entschieden haben, sollten Sie die Entwicklung von Updates, Markt und Angeboten weiter aufmerksam verfolgen. Wägen Sie ab, wie gut Sie mit unterschiedlichen Programmen zurechtkommen. Grundsätzlich gilt: Es ist nicht mit einer einmaligen Anschaffung getan.

Was alles in der Abrechnung steckt: Schauen Sie genau hin

Für Ihre Entscheidung, wie Sie am liebsten abrechnen möchten, brauchen Sie einen guten Überblick: Sie sollten im Vorfeld sämtliche Arbeitsschritte prüfen, analysieren und die Prozesse gegebenenfalls anpassen.

Für die Selbstabrechnung müssen Sie die abrechnungsrelevanten Positionen ebenso wie die Stammdaten Ihrer Patient:innen mit den dazugehörigen Krankenkassen und anderen Kostenträgern umfassend pflegen. Der Aufbau eines Kostenträgermanagements ist notwendig; das Erstellen von Rechnungen und das Controlling sind je nach Kostenträger zu erledigen. Technisch ist auch jeweils die Abrechnung per Datenträgeraustausch (DTA) zu berücksichtigen. Aktuell gibt es 97 gesetzliche Krankenkassen und darüber hinaus viele weitere Kostenträger (z. B. Berufsgenossenschaften, Sozialämter, Polizei, Bundeswehr). Für jeden dieser Kostenträger müssen Sie bei der Selbstabrechnung ergänzend zum elektronischen Datenversand die Originalverordnungen per Post verschicken. Zusätzlich zu den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben und technischen Anforderungen sind auch die individuellen Vorgaben der einzelnen Kostenträger zu beachten: Als Selbstabrechner:in müssen Sie wissen, wie Sie die Verordnungen am besten aufbereiten und sortieren.

Komplexer, vielschichtiger Prozess der Prüfung von Rezepten

Ein kritischer Punkt ist oft die Prüfung von Rezepten: Die Krankenkassen prüfen hier in mehrstufigen Verfahren eine Fülle unterschiedlichster Kriterien. Sind die von Ihnen gelieferten Unterlagen vollständig, korrekt angeordnet und plausibel? Wie steht es um den Anspruch der Patient:innen auf Ihre Leistungen? Die Rezeptprüfung ist besonders detailreich und betrifft beispielsweise Fristen, Positionen, Versorgungszeiträume oder vertragliche Konditionen, etwa zu Genehmigungsfreigrenzen oder Zuzahlungen.

Damit nicht genug: Viele Kassen prüfen Rezepte nach Vertragskriterien erst nach Zahlung der Rechnung. Hier wird auch geprüft, ob die ärztliche Verordnung der Leistung korrekt war. Es muss also einiges passen, damit Sie Ihr Geld auch tatsächlich erhalten. Für Ihre Rezepte müssen Sie gegebenenfalls zusätzliche Versicherungen abschließen, Sie tragen ein vergleichsweise hohes Ausfallrisiko selbst und entscheiden sich auch deshalb womöglich für eine ergänzende Rechtsberatung. Wie bei vielen anderen Aspekten der Abrechnung stellt sich hier ebenfalls die Kompetenzfrage: Was trauen Sie sich selbst zu? Wofür benötigen Sie zusätzliche Expert:innen? Was kann Ihnen ein Abrechnungszentrum bieten? Weniger knifflig als Rechtsfragen, aber keinesfalls zu unterschätzen sind die bei der Selbstabrechnung schnell steigenden Porto-, Papier- oder auch Druckkosten. In Ihre Bilanz gehört auch der Faktor Zeit. Ein Beispiel: Selbst wenn Sie für die Aufbereitung jedes Rezepts lediglich 5 Minuten veranschlagen, kommen Sie bei 200 Rezepten im Monat auf 1.000 Minuten (16,7 Stunden). Das sind mehr als zwei Arbeitstage, in denen Sie Ihr Kerngeschäft, die Behandlung der Patient:innen, nicht betreiben können.

Baustelle Buchhaltung: Was rund um die Abrechnung zu erledigen ist

Was kommt bei einer Abrechnung mit Kostenträgern auf Ihre Buchhaltung zu, und welche Herausforderungen müssen Sie täglich stemmen? Den Umfang verdeutlichen ein paar Beispiele:

1. Sortieren der Rezepte nach Kostenträgern (ca. 15–20 verschiedene Kassen pro Abrechnung)
2. Erfassen der Rezepte nach Kostenträgern (15–20 Pakete)
3. Rechnungsstellung (15–20 Rechnungen)
4. Versenden von nicht versicherten Rezepten (15–20 Pakete)
5. Überwachen, Prüfen und Buchen von Zahlungseingängen
6. Mahnung von Außenständen (unregelmäßige Zahlungen seitens der Kassen)
7. Sichtung und Sortierung von Reklamationen bzw. Rezept-Rückläufern
8. Korrektur von Rezept-Rückläufern
9. Abrechnung von Rezept-Rückläufern