10 Tipps für die Verwaltungsarbeit in Ihrer Praxis

Verwaltungsaufgaben sind nicht jedermanns Sache. Trotzdem gehören sie dazu - und müssen im vollen Praxisalltag untergebracht werden. Vor allem als Inhaber:in gibt es hier einiges zu tun, es ist also ratsam Strukturen und Prozesse sinnvoll zu organisieren, sodass anstehende Aufgaben unkompliziert und effizient erledigt werden können. Aber wie kann ich meine Praxisverwaltung schlank halten? Wir haben 10 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Verwaltung fit für die Zukunft machen können.

1. Biegen Sie ein auf die digitale Autobahn des Gesundheitswesens.

Die Digitalisierung des Gesundheitswesens nimmt an Fahrt auf und wer die notwendigen Vehikel zum Navigieren auf der digitalen Autobahn noch nicht beschafft hat, sollte jetzt starten: PCs und Internetanschluss gehören in den meisten Praxen von Physio- und Ergotherapeut:innen sowie Logopäd:innen und Podolog:innen längst zum Standard. Und das ist gut so, denn die digitale Technik trägt maßgeblich zur Verschlankung des Verwaltungsaufwands bei. Ist die technische Grundausstattung einmal vorhanden, ist der Schritt zum nächsten Update, das weiteres Potenzial zur Verschlankung der Verwaltung birgt, nicht mehr allzu groß. 

2. Seien Sie TI-ready.

Die Digitalisierung führt Therapeut:innen auf direktem Wege in die Telematikinfrastruktur (TI): Physiotherapeut:innen und Hebammen können sich bereits anbinden lassen, Logopädie, Ergotherapie und Podologie folgen 2024. Im Sinne eines geringeren Verwaltungsaufwands birgt die TI vielversprechende Möglichkeiten: So spannt der Kommunikationsdienst KIM den direkten Draht zu Ärzt:innen und anderen Akteuren in der Patientenversorgung – ohne Zeitverzug und lange postalische Umwege. Therapeut:innen können beispielsweise bei fehlerhaften Verordnungen digital um Korrektur bitten, Dokumentationen und Berichte sicher virtuell versenden oder Rückfragen zu Patient:innen stellen. Mit der Anbindung an die TI schalten Sie Ihre Verwaltungstätigkeiten auf Turbo. Nicht nur deswegen lohnt sich eine frühzeitige Beschäftigung mit den neuen Möglichkeiten.

3. Pflegen Sie die digitalen Daten von Patient:innen, Ärzteschaft und Kostenträgern.

Karteikarten in Papierform sind ein Relikt der Vergangenheit, das wir gerne loslassen. Durch die Digitalisierung lassen sich Daten von Patient:innen, Ärzt:innen oder Kostenträgern mit wenigen Mausklicks auf dem neuesten Stand halten. Das zahlt sich aus: Denn gepflegte Daten sind der Treibstoff auf der digitalen Autobahn im Gesundheitswesen und verschlanken Praxisabläufe maßgeblich. Eine Praxisverwaltungssoftware aktualisiert Daten von Ärzt:innen und Kostenträgern zudem über Updates automatisiert und ohne weitere manuelle Arbeitsschritte der Mitarbeitenden. Und in der digitalen Patientenakte finden sich schnell alle wesentlichen Fakten zur Behandlung, Berichte und Dokumentationen.    

4. Halten Sie Ihre Dokumentationen schlank.

Apropos Dokumentationen: Auch hier gibt es Möglichkeiten, digital zu beschleunigen. So bieten Softwarelösungen inzwischen vorformulierte Textbausteine. Außerdem stehen digitale Anamnesebögen, Messreihen, um bestimmte Werte regelmäßig zu prüfen oder Bodycharts zur Verfügung, auf denen Körperstellen, Schmerzpunkte oder Symptome markiert und beschriftet werden können. Funktionen wie ein Dokumentationsassistent oder ein elektronischer Therapieverlauf erleichtern die Arbeit zusätzlich. So lassen sich Therapieberichte mit einer Praxisverwaltungssoftware zunehmend automatisiert erstellen. Mehr zur digitalen Dokumentation lesen Sie in unserem Beitrag “Software statt Stift und Papier: digitale Dokumentation und Befundung in der Therapie”

5. Pflegen Sie Ihren Terminkalender.

Hand aufs Herz: Standen bei Ihnen schonmal zwei Patient:innen mit dem gleichen Termin vor der Tür? Gibt es Patient:innen, die nicht zum vereinbarten Zeitpunkt erscheinen? Oder fällt es Ihnen manchmal schwer, im Krankheitsfall alle Patient:innen zu informieren und neue Termine anzubieten? Eine gute Terminplanung ist bares Geld wert, denn nur genutzte Slots können abgerechnet werden. In einem digitalen Terminkalender lassen sich Therapietermine übersichtlich verwalten und Lücken komfortabel füllen. Die Terminvergabe lässt sich über Online-Terminbuchungen sogar weitgehend auslagern: Denn auch Patient:innen profitieren, wenn sie ihre Termine in den verfügbaren Zeitfenstern bequem selber eintragen können - egal ob auf dem Sofa, in der Bahn oder am Wochenende. Müssen Termine abgesagt werden, lassen sich Patient:innen gesammelt und mit automatisierten Bausteinen über die Software informieren. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag “Terminausfälle? Nicht mit mir! 3 Tipps, wie Sie Ihre Praxisauslastung optimieren können”

6. Vereinfachen Sie Ihre Mitarbeiterplanung.

Arbeitszeiterfassung, Gleitzeitkonto, Urlaubskalender: Auch die Mitarbeiterplanung beansprucht Zeit auf dem Verwaltungskonto. In einer Praxisverwaltungssoftware können sich alle Mitarbeitenden zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung selber an- und abmelden. Ein individuelles Dashboard zeigt alle Informationen an, die zur Organisation und Durchführung der Therapien an diesem Tag benötigt werden. Aufgaben können delegiert werden und an bevorstehende To Dos, wie Dokumentation, Abrechnung oder Teamsitzungen erinnert werden. Auch Ressourcen, wie Therapieräume, Fahrzeuge oder Geräte lassen sich digital komfortabel verwalten und zuweisen. 

7. Kennen Sie Ihre Zahlen.

Wie die Daten der Treibstoff auf der digitalen Autobahn sind, so sind Zahlen vielleicht das Öl im Getriebe Ihres Praxismotors. Statistik ist nicht jedermanns Sache, aber für Praxisinhaber:innen sind Kennzahlen ein zentrales Werkzeug. Auch hier soll die Patientenversorgung Ihr Hauptanliegen bleiben. Das Rechnen können Sie deswegen ebenfalls einer Praxisverwaltungssoftware überlassen. Sie unterstützt mit den wichtigsten betrieblichen Zahlen dabei, Praxisausrichtung und Kommunikation kontinuierlich zu verbessern. Dabei lassen sich Daten nach Tag, Woche oder Jahr filtern und Umsätze vergleichen. Außerdem gibt die Statistik Einblick, mit welchen Ärzt:innen, Kostenträgern und Organisationen am meisten zusammengearbeitet wird. Daraus lassen sich Stärken und Chancen für eine zukunftsfähige Praxisführung ableiten.

8. Vereinfachen Sie Rezeptprüfung und Rezeptverwaltung!

Ist von weniger Bürokratie die Rede, ist neben Dokumentationspflichten meist die Rezeptprüfung gemeint. Korrekte Verordnungen sind die Voraussetzung zur Abrechnung. Sind sie fehlerhaft, bedeutet dies für Therapeut:innen unter Prüfpflicht  einen beachtlichen unbezahlten Mehraufwand. Wie wäre es da, wenn Ihre Praxisverwaltungssoftware Eingaben prüft, um Absetzungen zu vermeiden? Softwarelösungen können inzwischen erkennen, ob die Verordnungen richtig ausgestellt sind und nach der Heilmittelrichtlinie abgerechnet werden können. Fristen und die Verordnungsmenge werden dabei genauso berücksichtigt, wie die Kombination von Diagnosegruppe und ICD-10-Code. Außerdem erkennt die Praxisverwaltungssoftware Tarifänderungen, nicht bearbeitete Kassen- und Privatrezepte sowie nicht gestellte Zuzahlungen. Auch an fehlende Therapieberichte werden Sie zuvorkommend erinnert.

9. Machen Sie die Abrechnung zur wichtigsten Nebensache in der Praxisverwaltung.

Die Abrechnung kostet Zeit, die eingeplant sein muss. Angenommen die Aufbereitung eines Rezepts dauert nur fünf Minuten. Dann kommen Therapeut:innen bei 200 Verordnungen im Monat auf 1.000 Minuten. Das sind mit 16,7 Stunden mehr als zwei Arbeitstage, die Sie für die gewinnbringende Behandlung Ihrer Patient:innen verlieren. Auch hier entlastet eine Praxisverwaltungssoftware: Sie verfügt über stets aktuelle Tarife für alle Tarifregionen. Zuzahlungen und Privatrezepte lassen sich mit entsprechenden Funktionen zeit- und kostensparend selbst abrechnen, Kostenvoranschläge und Mahnungen können automatisiert erstellt werden. Software unterstützt dabei, Zuzahlungen und andere Bareinnahmen richtig zu verbuchen und offene Posten im Blick zu behalten. Damit Patient:innen weiterhin den Mittelpunkt des Arbeitstages bilden, kann es sinnvoll sein, die Abrechnung an Dienstleister auszulagern. Sie übernehmen den gesamten, immer komplexer werdenden Abrechnungsprozesses. Dabei überbieten Zeitersparnis und Effizienzsteigerung die Investitionskosten schnell. Wir beraten Sie gerne! 

10. Investieren Sie in Fortbildung.

Die Heilmittelbranche ist in ständiger Bewegung: Gesetzesänderungen, angepasste Richtlinien, Preisverhandlungen und Schiedsverfahren, digitaler Fortschritt und nicht zuletzt fachliche Neuerungen müssen Therapeut:innen stets im Blick haben. Die Investition in regelmäßige Fortbildungen zahlt sich aus! Denn Fehler und Absetzungen lassen sich so vermeiden. Fortbildungen tragen dazu bei, die eigene Praxis zukunftsfähig zu leiten und therapeutisch Schritt zu halten.