Von Rezeptverwaltung bis Zeiterfassung: Wie kann ich Praxisplanung und Verwaltungsarbeit effizient gestalten?

Warum eine Praxissoftware alle Prozesse des Tages abdecken sollte und wie Sie so Ihre Praxisplanung voranbringen.

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In jeder Praxis läuft eine ganze Reihe von Verwaltungsprozessen ab, die zum einen direkt im Zusammenhang mit der Therapie stehen (z.B. Dokumentation, Terminplanung), oder sich zum anderen mit der Abrechnung oder Ihren Personalangelegenheiten (Urlaubsplanung, Schichtplanung, usw.) beschäftigen. Die Zeit, die Sie für Verwaltung aufwenden steht dabei oft in Konkurrenz zur eigentlichen Therapiezeit – oder verlängert Ihren Arbeitstag nach hinten, sollten Sie als Inhaber:in auch selbst an der Bank stehen oder mit Patient:innen arbeiten. 
Nicht nur deshalb, sondern auch für eine nachhaltige Praxisplanung, sollte Ihre „Verwaltungszeit“ möglichst effektiv und reibungslos verlaufen. Eine gute Organisation ist dabei besonders wichtig: Strukturen und Prozesse in Ihrer Praxis sollten so gestaltet sein, dass Verwaltungsaufgaben unkompliziert und effizient erledigt werden können.

Wie kann ich meine Verwaltung unterstützen?

Eine Praxissoftware ist ein wichtiger Schritt hin zu einer reibungslosen Praxisverwaltung. Sie deckt im Idealfall alle Prozesse ab, die in Ihrer Praxis ablaufen, sodass ein einziges Programm im Tagesgeschäft ausreicht: 

-    Kalender und Terminplanung
-    Patientenverwaltung
-    Dokumentation und Befundung
-    Ärzte- und Rezeptverwaltung
-    Abrechnungsschnittstelle und Rezeptprüffunktionen
-    Finanzfunktionen wie z.B. Kasse
-    Statistiken/wirtschaftliche Auswertungen für Inhaber:innen 
-    Personalplanung und Zeiterfassung
-    Funktionen für die Nutzung der Telematikinfrastruktur

Kalender und Terminplanung

All diese Bereiche lassen sich durch den Einsatz einer Praxissoftware intelligent in den Tagesablauf einbinden. So ist beispielsweise Terminvereinbarung ist nicht immer einfach. Warum ein digitaler Kalender und eine Online-Terminvereinbarung Sie dabei unterstützen können lesen sie hier: Terminplanung und Praxisauslastung: Was bringt eine Online-Terminvereinbarung? 

Dokumentation und Befundung

Auch bei der Dokumentation und Befundung können durch digitales Arbeiten viele Vorteile entstehen, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen mehr Zeit an und mit den Patient:innen verschaffen. Mehr darüber lesen Sie in unserem Beitrag: Software statt Stift und Papier: digitale Dokumentation und Befundung in der Therapie

Personalplanung und Zeiterfassung 

Seit einem Urteil des europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 sind Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Dazu sollen Sie laut Urteil ein System einrichten, das objektiv, zuverlässig und zugänglich messen kann, wer täglich welche Arbeitszeit geleistet hat. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht in Deutschland dieses Urteil bestätigt, dabei aber noch nicht definiert, wie dieses System aussehen soll. 

Diesen Rahmen muss nun der Gesetzgeber, die Regierung, stecken. Dabei sind noch einige Fragen offen, unter anderem ob Vertrauensarbeitszeit möglich ist oder ob es Ausnahmen geben wird.
Sicher ist aber: erfasst werden muss die Arbeitszeit. Zeiten sollten also einsehbar sein, Überstunden sollten übersichtlich abgebildet werden und natürlich sollte das System Anfang und Ende der Arbeitszeiten sowie die Pausen zuverlässig aufzeichnen. Wird so etwas nicht erfasst, so können weder die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden noch deren Verteilung und die Zahl der Überstunden genau dokumentiert werden. Dies ist aber wichtig, um die Rechte von Arbeitnehmer:innen, wie sie etwa in der Arbeitszeitrichtlinie festgelegt sind, durchzusetzen.

Unternehmen und Praxen, die bisher kein Zeiterfassungssystem nutzen, sollten sich somit mit einer Lösung beschäftigen. Natürlich kann notfalls auch klassisch auf einem Stundenzettel festgehalten werden, wer wann wie viel gearbeitet hat – wer seine Praxis jedoch zukunftssicher aufstellen möchte, sollte auf eine digitale Lösung setzen. Anbieter gibt es auf dem Markt viele, von der Stechuhr bis hin zu Computerprogrammen, die Anwesenheiten und Urlaubsplanung vereinen. Ideal ist dabei, wenn sich dieses System in Ihre bestehenden digitalen Lösungen einbinden lässt oder wie bei der Praxissoftware Optica Viva bereits direkt in die Software integriert ist.  So müssen Sie in Ihrer Verwaltungszeit nicht zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln, um zum Beispiel Urlaube unter Berücksichtigung des Praxisterminkalenders zu genehmigen und sparen dabei auch noch die Kosten für ein zusätzliches Programm.

Die Praxisplanung voranbringen: ein System für alle Aufgaben

Sind alle anfallenden Aufgaben innerhalb ein und desselben Programms möglich, bietet das Ihrer Praxis viele Vorteile: 

Zunächst entfallen Kosten für weitere Tools, die benötigt würden, wenn eine der Funktionen nicht von Ihrer Software abgebildet werden kann – zum Beispiel der Kalender oder die Zeiterfassung. 
Entsteht eine Landschaft aus mehreren Programmen wird gleichzeitig auch die Handhabung komplexer – und vor allem zeitaufwändiger. Daten müssen ggf. kopiert und doppelt eingegeben werden oder es sind mehrere Bildschirme nötig, um den Überblick über Zahlen, Kalender und Mitarbeiter zu behalten. 

Nicht nur für Sie, auch für Ihre Mitarbeiter:innen entsteht eine Zeitersparnis, wenn Terminplanung mit Patient:innen und die eigene Urlaubsplanung ganz einfach nebeneinandergelegt werden können und im selben Programm auch die eigenen Arbeitszeiten erfasst werden können. 
 

Zeiterfassung und Urlaubsplanung mit Optica Viva

Optica Viva vereint die Funktionen einer guten Praxissoftware mit den Funktionen, die Sie für die Personalplanung und zur Umsetzung der Zeiterfassung benötigen. Sie und Ihre Mitarbeiter:innen können Arbeitszeiten erfassen sowie Urlaubstage und andere Abwesenheiten verwalten und freigeben (lassen). 

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