Urlaubszeit und Praxisauslastung: Tipps für einen stressfreien Sommer

Als Praxisinhaber:in Urlaub zu nehmen kann zuweilen eine Herausforderung sein. Gibt es einen Betriebsurlaub? Oder gehen Sie und Ihr Team gestaffelt zu verschiedenen Zeiten in den verdienten Urlaub? Wie Sie dies handhaben wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, die von den persönlichen Lebensumständen im Team bis hin zur finanziellen Situation und dem Patientenaufkommen in Ihrer Praxis reichen. 

Wer macht wann Urlaub?

Juli und August sind die Monate, in welche die Hauptreisezeit in Deutschland fällt und die damit besonders passend für die Urlaubszeit in Ihrer Praxis sein können: sowohl Ihre Patient:innen als auch Ihre Mitarbeiter:innen wollen in dieser Zeit in die Sommerferien. Als Praxisinhaber:in ist eine gute Planung für diese Zeit für Sie unabdingbar, um Umsatzausfälle, nicht versorgte Patient:innen und nicht ausgelastete Mitarbeiter:innen zu vermeiden.

Urlaubsplanung erstellen

Ein Praxis-Urlaubsplan ist für die Organisation aller Urlaubstage in jedem Fall empfehlenswert. Hierzu muss Ihr gesamtes Team bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, den Sie festgelegt haben, seine oder ihre Urlaubswünsche bei Ihnen einreichen. Auf Basis der Wünsche und Vorstellungen können Sie dann einen entsprechenden Plan festlegen. Bei der Entscheidung sollten Sie die wirtschaftlichen Voraussetzungen der Praxis aber genauso berücksichtigen, wie die Bedürfnisse des Teams und Ihrer Patient:innen.

Legen Sie dabei auch fest, wie viele Mitarbeiter:innen gleichzeitig frei haben dürfen und wie viele Kolleg:innen Sie für eine Mindestbesetzung benötigen. 

Besonders hilfreich ist es dabei, die Auslastung Ihrer Praxis in den Blick zu nehmen: welche Zeiten sind erfahrungsgemäß eher ruhig? Diese Wochen bieten sich für die Urlaube Ihrer Mitarbeiter:innen an – aber auch für mögliche Betriebsferien.

Praxisauslastung im Blick behalten

Wer seine Praxis schon lange führt mag im Gefühl haben, wann der beste Zeitpunkt für die Urlaubssaison gekommen ist.  Sicherer ist es jedoch auch für erfahrene Praxisinhaber:innen, eine handfeste Bestätigung für dieses Gefühl zu haben. Hier hilft ein Blick in Ihre Umsätze: welche Monate sind eher umsatzschwach? Diese Monate sind geradezu prädestiniert für Urlaub. Betrachten Sie dies nicht nur für das vergangene Jahr, sondern über mehrere Jahre hinweg, ergibt sich ein deutliches Bild für die optimale Urlaubszeit. Der umgekehrte Blick ist ebenfalls nicht verkehrt: wo liegen besonders umsatzstarke Monate, in denen möglichst kein:e Mitarbeiter:in in den Urlaub fahren sollte? Und lohnt es sich vielleicht, für diesen Zeitraum eine zusätzliche Aushilfe zu engagieren, um dem Patientenaufkommen gerecht zu werden?

Optica-Kund:innen haben Ihre monatlichen Umsätze über das Kundenportal MeinOptica besonders einfach im Blick und können sich dort mit wenigen Klicks eine entsprechende Statistik, auch im Jahresvergleich ausgeben lassen. Hilfreich ist auch ein Umsatzvergleich des aktuellen Urlaubsquartals mit dem des Vorjahres, um eventuell gegensteuern zu können, wenn Umsatzeinbußen drohen.

Betriebsferien ja oder nein?

Aus Umsatzstatistik ergibt sich ein besonders passender Zeitpunkt für die Ferien? Eine Möglichkeit, den Aufwand in der Urlaubsplanung zu reduzieren sind Betriebsferien (i.d.R. ein oder zwei Wochen), in denen Ihre Praxis geschlossen hat. Diese Zeit muss jedoch in den Ferien liegen.

Zu berücksichtigen ist dabei zum einen ob es Patient:innen gibt, die dauerhaft behandelt werden müssen. Können Sie diese für die Zeit Ihres Betriebsurlaubs durch freie Mitarbeiter:innen befreundete Kolleg:innen zwischenzeitlich versorgen lassen? 

Bedenken Sie zudem, dass Betriebsferien bestenfalls im Interesse des gesamten Teams sein sollten: Durch einen Betriebsurlaub sind Ihre Mitarbeiter:innen gezwungen, in einer Zeit Urlaub zu nehmen, in der die Reisepreise erfahrungsgemäß am höchsten liegen. Besteht Ihr Team zum Großteil aus Mitarbeiter:innen ohne Kinder macht das Betriebsferien in den Sommerferien eher schwierig, wohingegen sie bei einem Team, das vorrangig aus Eltern besteht durchaus sinnvoll sein können.

Vorsicht: Unterbrechungsfristen

Achten Sie bei der Urlaubsplanung darauf, dass die Behandlungen einzelner Patient:innen die Unterbrechungsfristen nicht überschreiten – vor allem wenn Sie Betriebsferien planen.
Ist der Zeitraum zwischen zwei Behandlungsterminen zu groß kann es zu Kürzungen durch die Kostenträger kommen. Diese Zeitspanne darf gemäß Heilmittelrichtlinie für Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie nicht größer als 14 Tage sein. Längere Unterbrechungen sind mit Begründung möglich – hier müssen dann entsprechend die Kürzel K, F, T oder (in der Physiotherapie) Reha notiert werden. 

K steht dabei für Krankheit von Patient:in oder Therapeut:in, F für Ferien/Urlaub von Patient:in oder Therapeut:in und T für eine therapeutisch indizierte Behandlungsunterbrechung in Abstimmung mit dem Arzt oder der Ärztin.

In der Ergotherapie gilt außerdem: Insgesamt darf die Unterbrechungssumme 70 Tage betragen, ohne die ersten 14 Tage der jeweiligen Unterbrechungszeit mitzurechnen. 

Für Podologen gilt: Wird die Verordnung länger als 12 Kalenderwochen am Stück unterbrochen, verliert sie ihre Gültigkeit und die restlichen Behandlungseinheiten verfallen.

Urlaubsübergabe: mit diesen Tipps sind Sie gut vorbereitet

1. Wer vertritt in Ihrem Team wen? Legen Sie eine offizielle Vertretungsregelung fest

Entscheiden Sie, ob Urlaubsvertretungen 1:1 möglich sind, d.h. dass immer eine feste Person den- bzw. diejenige vertritt, die Urlaub macht - oder ob sich die Vertretung nach den Aufgaben verteilt, welche die abwesende Person erfüllt. Für eine 1:1 Vertretung braucht das vertretende Teammitglied die gleichen oder ähnliche Qualifikationen, um z.B. bestimmte Patient:innen oder Verwaltungsaufgaben übernehmen zu können. Es kann aber auch sinnvoll sein, Patient:innen oder Verwaltungsaufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Grundsätzlich sollten Sie aber darauf achten, dass es in Ihrem Team immer mindesten zwei Personen gibt, die eine bestimmte Qualifikation haben oder spezielle Aufgaben wie z.B. die Vorbereitung der Abrechnung übernehmen können.

2. Patient:innen planen: Absage oder Übergabe?

Egal, ob auf mehrere Kolleg:innen verteilt wird oder nicht: Wann immer ein:e Kolleg:in Urlaub macht, sollte vorab entschieden werden, welche Patient:innen von der Urlaubsvertretung übernommen werden können (z.B. bei Lücken im Kalender) und welche Termine verschoben werden müssen. Auch Gruppentherapien sind einigen Fällen eine sinnvolle Option. Nutzen Sie eine Praxissoftware wie z.B. Optica Viva, können Termine ganz einfach umgeplant werden. 

3. Hat die Vertretung alle Informationen, die er oder sie braucht?

Stellen Sie sicher, dass Teammitglieder, die Termine übernehmen, auf alle relevanten Informationen (z.B. Dokumentation) zugreifen können. Hier hilft es natürlich, wenn diese Informationen zentral in einer Praxissoftware gespeichert sind, auf die alle Therapeut:innen Zugriff haben. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Dokumentation auf dem aktuellen Stand ist. 

4. Genügend Vorlauf für die Übergabe einplanen

Bei längeren Abwesenheiten wie einem Sommerurlaub braucht eine gute Übergabe Zeit. Beginnen Sie rechtzeitig (z.B. zwei Wochen vor dem Urlaub) mit Terminverschiebungen, To-Do Listen oder notwenidgen Besprechungen mit Kolleg:innen. So bleibt Zeit für Änderungen, Rückfragen oder die Lösung von Terminkonflikten

5. Einheitliche Struktur für Übergaben: To-Do Listen und Checklisten 

Wer in den Urlaub geht, sollte dafür sorgen, dass alle Aufgaben übergeben werden. Ihr Team muss sich sicher sein können, dass möglichst keine vermeidbaren Probleme oder Unklarheiten entstehen. Dafür ist es hilfreich, einheitliche Regeln für eine Übergabe festzulegen, beispielsweise über eine Checkliste, die vor jeder längeren Abwesenheit abgearbeitet werden muss. Für die Vertretenden ist eine To-Do Liste, ein Ablaufplan oder eine Aufgabenliste hilfreich, um nichts zu vergessen. Diese kann z.B. auch über ein Aufgabentool Ihrer Praxissoftware erstellt und an die Kolleg:innen zugewiesen werden. 

6. Was passiert nach dem Urlaub?

Eine gute Urlaubsübergabe ermöglicht Ihnen im besten Fall einen entspannten Wiedereinstieg nach dem Urlaub. Dazu gehört auch, sich selbst eine Übersicht mit wichtigen Aufgaben zu erstellen, die direkt nach dem Urlaub anstehen (z.B.Ersatztermine vereinbaren, Bestellungen tätigen o.ä.), damit im möglichen Trubel einer Rückkehr nichts untergeht.