Fehlt das Aufnahmedatum, drohen Absetzungen.

Ärztliche Verordnungen haben gemäß Hilfsmittelrichtlinie eine Gültigkeit von maximal 28 Tagen. Die Aufnahme der Versorgung hat somit spätestens 28 Tage nach Ausstellung der medizinischen Verordnung zu erfolgen.

• Krankenkassen prüfen die Gültigkeit der Verordnung von 28 Tagen 
• Abgabe des Hilfsmittels 29 Tage nach Ausstellung der Verordnung wird nicht geprüft (ebenfalls Fertigungsdauer und Abholung durch Patient:innen)
• Aufnahmedatum der Versorgung muss dokumentiert werden.

Die Krankenkassen (gilt auch für Polizei, Sozialämter, BGs und Bundeswehr) prüfen die Gültigkeit der Verordnung von 28 Tagen und nicht, ob die Abgabe des Hilfsmittels mindestens 29 Tage nach Ausstellung der Verordnung erfolgte. Die Abgabe ist neben der Fertigung auch abhängig von dem Tag der Abholung, welcher den Patient:innen freigestellt ist. Dies können Leistungserbringer:innen nicht beeinflussen und wird auch von Ersatzkassen nicht nachgehalten. 

Kurz & knapp

Erschwert wird die Abrechnung allerdings, wenn kein Aufnahmedatum der Versorgung dokumentiert wurde. Daher empfehlen wir Ihnen zukünftig, das Eingangsdatum zu erfassen, damit dies ganz klar bei der Abrechnung erkennbar ist. Folgende Möglichkeiten gibt es hierzu:

• ein Stempel des Eingangsdatums auf der Vor- oder Rückseite der Verordnung (Optica-Tipp: Wir empfehlen die Rückseite dort, wo das Empfangsdatum vermerkt ist)
• oder handschriftliche Dokumentation des Eingangsdatums auf der Vor- oder Rückseite der Verordnung

Hinweis: Der Vertrag der Ersatzkassen löst den bisherigen Vertrag von 1994 ab und wird ab Februar/März 2023 veröffentlicht werden.

Weitere Tipps gegen Absetzungen:

Aus Sicht des Kostenträgers sind Absetzungen das Ergebnis nicht gesetzes- und vertragskonformer Vorarbeit durch die/den Leistungserbringer:in. Je nachdem, wie streng der jeweilige Kostenträger die abgeschlossenen Verträge auslegt, wird auch sehr genau auf Formfehler geprüft: 

• Genehmigungen anhängen
• Empfangsbestätigungen beifügen
• Kostenvoranschläge mitliefern
• Information über neue Hilfsmittelverträge mitteilen

Die Beauftragung eines/einer Dienstleister:in bei der Abrechnung minimiert für Hilfsmittelerbringer:innen den bürokratischen Aufwand und reduziert das Risiko für Absetzungen und Rücksendungen. Bei einer Rücksendung findet der/die Abrechnungsdienstleister:in einen Fehler und sendet die Verordnungen vorab an den/die Leistungserbringer:in zurück. Kommt es zu einer Absetzung, kürzt die Krankenkasse das Rezept. 

So funktioniert die Abrechnung 

Weniger Aufwand, mehr Sicherheit: Die Abrechnung mit Optica ist ein effizienter Prozess, der dafür sorgt, dass Sie so schnell wie möglich das erhalten, was Sie sich verdient haben. Je nach gewähltem Leistungspaket profitieren Sie dabei von Extraleistungen, die Ihre Abrechnung noch komfortabler oder Ihre Auszahlung noch schneller machen.

Abrechnung im Detail