FAQ: Kostenvoranschlag verpflichtend elektronisch (eKV)

Der elektronische Kostenvoranschlag unterscheidet sich inhaltlich nicht vom herkömmlichen Kostenvoranschlag. Lediglich die Art, wie der Kostenvoranschlag an den zuständigen Kostenträger gesendet wird, ist eine andere. Der Kostenvoranschlag wird nicht mehr per Post oder Fax verschickt, sondern als elektronischer Kostenvoranschlag (eKV).

• Wenn es genehmigungsfrei ist, dann kann das Rezept direkt abgerechnet werden und es ist kein elektronischer Kostenvoranschlag (eKV) erforderlich.
• Wenn es genehmigungspflichtig ist, dann kann es ab sofort nur noch als elektronischer Kostenvoranschlag (eKV) eingereicht werden. Die Übermittlung des Kostenvoranschlags per Post oder Fax an die Krankenkassen ist ab dem 01. Februar 2023 nicht mehr möglich. 

Hinweis: Überprüfen Sie dazu bitte unbedingt die Genehmigungsregelung gemäß Ihrem Hilfsmittelvertrag mit dem jeweiligen Kostenträger!

• Sie erhalten schneller grünes Licht von der Krankenkasse 
• einfaches Zusammenführen aller Kundendaten und Dokumente
• übersichtliche Verwaltung aller offenen, genehmigten und teil genehmigten eKVs

Über 15.000 Leistungserbringer:innen nehmen z.Z. über MIP-Hilfsmittel-Management am Verfahren des elektronischen Kostenvoranschlages teil. Medicomp ist ein langjähriger Kooperationspartner von Optica und deckt als Plattform die meisten Krankenkassen (inkl. aller AOKen) ab. Es bieten sich grundsätzlich zwei Verfahrenswege für die Übermittlung der elektronischen Kostenvoranschläge an:

• Über die Online-Plattform in MIP-Hilfsmittel-Management
• Direkt aus der lokalen Branchensoftware des Leistungserbringers über die MIP-Hilfsmittel-Management-Schnittstelle

MIP-Hilfsmittel-Management bietet eine zentrale und geschützte Plattform zur verschlüsselten Kommunikation zwischen Kostenträgern wie der AOK und Leistungserbringer:innen und Sie profitieren von günstigen Konditionen.  

Mehr Informationen zum eKV-Prozess mit Medicomp finden Sie hier. 

Hinweis für Optica Kund:innen: die Übermittlung des eKVs wickeln wir mit unserem Partner Medicomp ab, nicht über unser Kundenportal MeinOptica.

Sie müssen nur die Positionen als KVA einreichen, die sie der unserer Liste entnehmen.

Halten Sie mit der Krankenkasse Rücksprache , was zu einer Teilgenehmigung geführt hat. Ihr:e Kund:in kann dann einen Widerspruch einlegen. 

Sie bekommen eine Zusatzvereinbarung von uns zugeschickt. Auf dieser haben Sie die Option, unter zwei Varianten zu wählen:

1. Elektronisch mit eigener Branchensoftware
2. Elektronisch über webbasierte Plattform

Klären Sie dazu, ob Ihre Branchensoftware eKVs erstellen bzw. generieren kann.

Teilen Sie uns dann durch Ankreuzen mit, welche Option Sie wünschen und ob Sie bereits mit medicomp zusammenarbeiten.

Bitte schicken Sie die Zusatzvereinbarung unterschrieben an uns zurück.

Sie erhalten ein Brief von uns über die Bestätigung für Ihren Zugang. Je nach Variante gibt es verschiedene Verfahren:

• Wenn Sie sich für die „webbasierte Plattform“ entschieden haben, erhalten Sie separat eine Mail mit den Zugangsdaten sprich Benutzername und Passwort von Medicomp/MIP.
• Wenn Sie sich für die „ mit eigener Branchensoftware“ Variante entschieden haben, erhalten Sie per Post einen Schnittstellenschlüssel mit Anleitung über das weitere Vorgehen.

„eigene Branchensoftware“

Aus Ihrer Branchensoftware wird der eKV z.B. aus einem Auftrag, der angelegt wird, generiert und über die Schnittstelle an Medicomp weitergesendet.

„webbasierte Plattform“

Sie geben den Kostenvoranschlag manuell über eine Maske direkt über die Internetplattform von Medicomp ein.

Barmer, SBK und ein paar andere kleine Kostenträger sind nicht Vertragspartner von Medicomp. Für diese Kostenträger kann weiterhin versucht werden, per Fax Kven einzureichen oder man schließt zusätzlich einen Direktvertrag mit HMM. Durch ein vorhandenes Roaming wäre dann auch die eKV-Stellung direkt über Medicomp möglich.

Eine aktuelle Kostenträgerliste erhalten Sie bei medicomp.

Zugänge für andere Plattformen müssen Sie sich separat einholen. 

Ja, für IPRO scheint es eine Schnittstelle zu Medicomp zu geben. Wir empfehlen folgenden Ablauf:
1. Schnittstelle von IPRO bestätigen lassen.
2. Zusatzvereinbarung eKV bei Optica anfordern
3. "Anbindung an Branchensoftware" auswählen
4. Nach Erhalt der Zugangsdaten Schnittstelle konfigurieren

5,00 EUR monatliche Grundgebühr (anstelle 10,00 EUR), dazu 0,50 EUR Transaktionsgebühr (außer bei der TK 0,28 EUR). 

Für die Einreichung von eKVen müssen zunächst die technischen und vertraglichen Voraussetzungen vorliegen. 

Für die Erstellung von eKVen werden Zugangsdaten benötigt. Die hier oben erwähnte Gebühr ist dafür in jedem Fall zu entrichten - auch wenn es nur wenige Versorgungen pro Jahr sind.

Optica bietet einen zusätzlichen Service zur Digitalisierung von eKVen an. Dies ist allerdings nochmals eine Zusatzleistung, die auf dem eKV-aufbaut. Falls Interesse besteht, kann darüber ein Angebot angefragt werden.

Bei manchen Kostenträgern ist auch die Angabe des Genehmigungsdatums und der Genehmigungsnummer auf der Verordnung ausreichend. Da die Kostenträger das aber unterschiedlich handeln, ist man auf der sicheren Seite, wenn man stets die Genehmigung mit ausdruckt und der Verordnung zur Abrechnung beifügt.

Das ist möglich. Dazu bitte einfach das Zusatzformular eKV beantragen und ausfüllen - wir übernehmen die Umstellung für Sie

Unter der eingegeben ersten Position befindet sich der Knopf "Neue Position anlegen"

Sobald die Zugangsdaten vorliegen kann man sich über den URL: www.mip-ekv.de/mip.php einloggen.