Das Einmaleins des Softwarewechsels: so klappt die Umstellung.

Die meisten Hilfsmittelerbringer:innen nutzen heute eine Branchensoftware, um ihre täglichen Arbeitsprozesse einfacher und effizienter zu organisieren. Doch die Digitalisierung nimmt immer mehr zu und nicht alle Softwarelösungen halten mit dieser Entwicklung Schritt, beispielsweise beim Thema mobiles Arbeiten oder beim E-Rezept. Ist die genutzte Software in die Jahre gekommen oder deckt nicht mehr alle Bereiche ab, kann ein Wechsel zu einer moderneren Lösung von Vorteil sein:

Der Softwarewechsel: mit dem richtigen Plan einfacher als gedacht.

Viele Hilfsmittelerbringer:innen schrecken vor einem Softwarewechsel zurück und verzichten auf die damit verbundenen Vorteile, weil sie einen enormen Aufwand befürchten. Zu Unrecht, denn mit der richtigen Planung gelingt die Umstellung reibungslos und mit überschaubarem Aufwand.

Die wichtigste Regel dabei lautet: Planen Sie genug Zeit ein und gehen Sie den Wechsel langfristig an. Eine Projektlaufzeit von 3-6 Monaten bietet genügend Puffer, um alle erforderlichen Maßnahmen ohne Zeitdruck durchführen zu können. Mindestens genauso wichtig ist es, alle Mitarbeiter:innen detailliert über den Wechsel und den Zeitplan zu informieren – und sie auf die neue Software vorzubereiten.

Ein weiterer Tipp: Der Softwarewechsel sollte zu einem fixen Datum vollständig vollzogen werden. Ein Parallelbetrieb der alten und der neuen Softwarelösung ist in der Praxis oftmals mit Problemen verbunden, da sich die Programme gegenseitig blockieren können.

Der Umstieg als Chance, Betriebsprozesse zu optimieren.

Moderne Softwarelösungen organisieren betriebliche Prozesse zumeist effizienter. Das bietet die Chance, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. Auch hierbei sollten die Mitarbeiter:innen eingebunden und ihre Vorschläge berücksichtigt werden. Das lohnt sich, denn am Ende stehen schlankere Prozesse mit weniger Aufwand, die sich betriebswirtschaftlich auszahlen.

Der reibungslose Umzug der Daten.

Von großer Bedeutung bei einem Softwarewechsel ist natürlich der Umzug sämtlicher Daten. Bevor die Umstellung an einem fixen Datum vorgenommen wird, sollten alle Daten des Altsystems gesichert werden. Hierzu bieten die meisten Softwarelösungen eine Export- oder Backup-Funktion. Sollten diese Funktionen nicht vorhanden sein oder nicht alle Daten sichern können, ist der Hersteller der Software verpflichtet, sämtliche Daten bereitzustellen.

Optica Omnia: Unterstützung beim Wechsel

Bei der Wahl einer neuen Softwarelösung sollten Hilfsmittelerbringer:innen auch darauf achten, ob der Anbieter Hilfestellungen beim Softwarewechsel bietet. So wie zum Beispiel bei Optica. Die Branchensoftware Optica Omnia zählt nicht nur zu den leistungsfähigsten Softwarelösungen für die Hilfsmittelbranche, sondern bietet auch einen Support, der den gesamten Wechselprozess umfangreich unterstützt.

So erhalten Neukund:innen zum Beispiel rechtzeitig vor dem Wechsel Zugang zu einem Testsystem, mit dem sich alle Mitarbeiter:innen vertraut machen können. Hier können auch schon Daten eingepflegt werden, sodass unter realen Bedingungen getestet werden kann. Apropos Datentransfer: Optica stellt außerdem ein spezielles Template zur Verfügung, in das alle Bestandsdaten der alten Software übertragen werden können. Im Anschluss spielt Optica diese Daten dann vollständig ein, sodass diese ab dem Tag der Umstellung in Omnia zur Verfügung stehen.

Die Unterstützung geht aber noch weiter: Auch beim Anschluss von Peripheriegeräten ist Optica behilflich und prüft gleichzeitig alle Verträge, die die Hilfsmittelerbringer:innen mit den Kassen abgeschlossen haben.

Fazit: überschaubarer Aufwand, großer Nutzen.

Mit der richtigen Planung und der Unterstützung durch den Anbieter der neuen Software ist der Softwarewechsel mit überschaubarem Aufwand verbunden. Die Vorteile überwiegen, denn moderne Softwarelösungen wie Optica Omnia decken nicht nur mehr Prozesse ab, sondern bieten auch Sicherheit für die Zukunft – nicht nur beim Thema E-Rezept. Gerade bei älteren Softwarelösungen lohnt es sich also, einen Wechsel in Betracht zu ziehen.