TI-FAQ: Ausweise und Ausweisbestellung

Sie sind die "Passierscheine" der TI: die beiden Ausweise elektronischer Heilberufeausweis (eHBA) und der Praxisausweis SMC-B.
Der oder die Inhaber:in eines eHBA kann sich mit dem Ausweis in der TI authentifizieren, Dokumente digital signieren und Patientendaten verschlüsselt übertragen.
Der SMC-B Ausweis wird auf die Praxis ausgestellt und sorgt dafür, dass Ihre Praxis innerhalb der TI eindeutig zugeordnet werden kann bzw. erkennbar ist. Diese Karte wird (ähnlich zu einer SIM-Karte) in das Kartenterminal der Praxis gesteckt.
In diesem FAQ beantworten wir die wichtigsten Fragen zu beiden Ausweiskarten.
Wann und wo bekomme ich den eHBA und wie beantrage ich ihn?
Ausgestellt werden die Ausweise vom elektronischen Gesundheitsberuferegister eGBR mit Sitz in Münster.
Alles zum Antragsverfahren finden Sie hier: Wie beantrage ich eHBA und SMC-B Ausweis?
Physiotherapeut:innen können die Ausweise bereits bestellen. Alle anderen Berufsgruppen können dies voraussichtlich ab 2024 tun. Wir halten Sie hierzu auf jeden Fall auf dem Laufenden. Gerne können Sie dazu unter optica.de/optimaldigital unsere TI-News abonnieren.
Wo beantragt man die beiden Ausweise?
Sowohl der elektronische Heilberufsausweis als auch der SMC-B Ausweis (Praxisausweis) müssen beim elektronischen Gesundheitsberuferegister (eGBR) beantragt werden. Das Antragsverfahren läuft digital ab, der entsprechende Antrag muss über das NRW Serviceportal gestellt werden.
Ist die Verfahrensweise bei Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie gleich?
Ja, die Beantragung von eHBA und SMC-B Ausweis läuft für alle Heilmittelerbringer:innen gleich a
Benötigen alle Mitarbeiter:innen einer Praxis einen eHBA oder nur die fachliche Leitung der Praxis?
Der eHBA kann nur an Therapeut:innen ausgegeben werden, da er an die Berufserlaubnis gebunden ist. Mitarbeiter:innen wie z.B. Verwaltungskräfte, die keine therapeutische Ausbildung haben können keinen eHBA erhalten.
Bei der Frage ob jede:r Therapeut:in einen eHBA benötigt, ist das Nutzungsszenario entscheidend. KIM-Nachrichten können beispielsweise auch über den SMC-B Ausweis Ihrer Praxis ver- und entschlüsselt werden. Ein eHBA ist nur dann zwingend notwendig, wenn ein:e Therapeut:in etwas persönlich signieren möchte. Zusammengefasst braucht jede Praxis also mindestens einen eHBA, um den SMC-B Ausweis zu beantragen. Ob dieser eHBA im Alltag ausreicht oder jede:r Therapeut:in einen eigenen eHBA benötigt kann jede Praxis individuell entscheiden.
Für den Einstieg in die TI und um sich mit dem System vertrau zu machen ist die Beantragung eines eHBA-Ausweises erstmal ausreichend.
Ist der eHBA übertragbar oder muss ich jedem bzw. jeder Mitarbeiter:in eine Karte zur Verfügung stellen? Was wäre dann bei einem Mitarbeiterwechsel?
Der Praxisausweis SMC-B ist nicht personengebunden, hier reicht ein Ausweis pro Praxis aus. Der eHBA ist personengebunden und dient auch als Sichtausweis. Er ist nicht übertragbar.
Bekommt jeder einen eHBA oder nur Therapeut:innen? Was ist mit dem Sekretariat?
Nur Therapeut:innen können einen eHBA erhalten.
Was passiert mit dem eHBA bei einer Namensänderung (Heirat/Scheidung)?
Sie benötigen einen neuen Ausweis, da dort Ihre Namensmerkmale hinterlegt sind. Die Kosten für die Restlaufzeit des alte Ausweises können dann erstattet werden. Wichtig: es muss ein neuer Ausweis inkl. Indentifizierung beantragt werden.
Wie ist die Verfahrensweise bei einer juristischen Gesellschaft (GmbH) mit mehreren IK und somit mehreren Praxen?
Die Beantragung eines Praxisausweises für eine der IKs ist ausreichend. Sollten Sie Therapeut:innen aus verschiedenen Berufsfeldern in Ihrer Praxis beschäftigen gilt dies jedoch nicht.
Brauche ich für zwei IKs auch zwei SMC-B-Karten benötigt (z.B. Praxisgemeinschaft, interdisziplinäre Praxis)?
Für Praxen im selben Berufsfeld mit mehreren Filialen ist die Beantragung eines Praxisausweises für eine der IKs ausreichend. Sollten Sie Therapeut:innen aus verschiedenen Berufsfeldern (z.B. Ergotherapie und Physiotherapie) in Ihrer Praxis beschäftigen gilt dies jedoch nicht.
Kann ich den Ausweis jetzt schon beantragen, ohne diesen direkt zu nutzen?
Die Zertifikate auf Ihrem eHBA haben aufgrund von Sicherheitsanforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik) eine maximale Laufzeit von 5 Jahren. Um Ihre Anwendungen des eHBA über diesen Zeitraum hinaus nutzen zu können, müssen Sie sich vor Ablauf der 5 Jahre einen neuen elektronischen Heilberufsausweis beantragen. Wir informieren Sie rechtzeitig (ca. 3 Monate vor Auslaufen Ihres eHBA) per E-Mail und schicken Ihnen einen Link zum vereinfachten Antragsprozess für eine Folgekarte.
Wie lange sind die Ausweise jeweils gültig?
Die Gültigkeit der Ausweise beträgt aktuell 5 Jahre ab Produktionsdatum.
Wie lange dauert es, bis ich beide Ausweise habe?
Die Dauer der Beantragung inkl. Bestellung dauert ca. 1.5-3 Monate für beide Ausweise.
Was kosten die beiden Ausweise?
Die Kosten belaufen sich auf 420,17 Euro (exkl. USt.) für den eHBA und 390,76 Euro (exkl. USt.) für die SMC-B Karte. Die Kosten (ohne USt.) werden von den Kostenträgern erstattet.
Ich bin die fachliche Leitung einer Praxis. Laufen die Ausweise auf mich oder den Geschäftsführer der GmbH?
Nur Therapeut:innen, die sich mit einer Berufserlaubsinukunde ausweisen können, können den eHBA beantragen - also auch fachliche Leitungen, die in der Praxis angestellt sind. Sollte der Geschäftsführer keinen therapeutischen Hintergrund haben, wird der Ausweis auf die fachliche Leitung ausgestellt werden.
Für die SMC-B Karte gilt: Ein:e Therapeut:in, der oder die in dieser Praxis arbeitet, kann den Praxisausweis bestellen.
Wie werden Karten gelöscht, wenn Mitarbeiter:innen ausscheiden/die Praxis aufgegeben wird?
Der eHBA ist an den oder die Mitarbeiter:in persönlich gebunden und wird vom ihm oder ihr entsprechend mitgenommen. In Bezug auf die SMC-B Karte gilt: wenn die Praxis aufgegeben wird ist auch die SMC-B Karte nicht weiter nutzbar. In diesem Fall sollten Sie die Zertifikate beim Vertrauensdiensteanbieter sperren lassen, sodass kein Missbrauch möglich ist.
Wo kann ich die Karten bestellen?
Die Beantragung der Ausweise läuft über das eGBR.
Den Antrag für den eHBA finden Sie hier: https://meineverwaltung.nrw/leistung/99018122012000
Den Antrag für den SMC-B-Ausweis finden Sie hier: https://meineverwaltung.nrw/leistung/99050159012000%C2%A0
Die Produkton übernimmt ein Vertrauensdiensteanbieter wie z.B. D-Trust: d-trust.net/optica
Warum muss ich mich (persönlich) identifizieren lassen?
In der TI werden Sie als echte Person aus der analogen in die digitale Welt "übersetzt". Um zu sicherzustellen, dass Sie auch wirklich Sie sind, muss man einmal nachweisen, dass man der ist, der man vorgibt zu sein. So ist auch sichergestellt dass jeder der ist der er vorgibt zu sein, damit auch vertrauliche Daten ausgetauscht werden können.
Warum muss ich zuerst den eHBA und dann die SMC-B-Karte bestellen?
Dies dient der Sicherheit: so ist gewährleistet dass nur berechtigte Teilnehmer (die einen eHBA haben) eine Praxis für die TI "anmelden" können.
Warum muss ich den Bestellprozess beim eGBR starten?
Das eGBR ist entstanden, weil es eine zentrale Stelle für alle Berufe braucht, die nicht in Kammern organisiert sind. Verkammerte Berufe haben ihre Berufserlaubnis zentral bei den Kammern hinterlegt. Bei nicht approbierten Berufen gibt es keine zentrale Stelle, bei der die Berufserlaubnis hinterlegt ist. Aus diesem Grund wurde das eGBR aufgebaut um Berufserlaubnis zu prüfen und zu bestätigen dass nur Berechtigte an der TI teilnehmen.
Wenn ich eine Bürokraft habe, arbeitet diese dann mit dem Ausweis der Therapeut:in?
Der eHBA ist der Ausweis für Therapeut:innen und personenbezogen. Er darf nicht an andere Personen weitergegeben werden.
Wessen eHBA (Bei mehreren Therapeut:innen) wird im Praxisbetrieb an der Rezeption eingesteckt?
An der Rezeption muss nicht zwangsläuftig ein eHBA dauerhaft gesteckt sein.
Muss an jedem PC-Arbeitsplatz in der Praxis ein Kartenlesegerät vorhanden sein?
Das hängt ganz individuell von Ihrer Praxistruktur und -größe ab. Bei Benutzung des eHBAs und der Eingabe der PIN ist ein Kartenlesegerät notwendig. Wenn dieses nicht an der Arbeitsstation vorhanden ist, muss der oder die eHBA-Besitzer:in bis zum nächsten Kartenlesegerät laufen und dort seinen Vorgang und die PIN Eingabe durchführen.
Wie funktioniert das mit den Karten bei Hausbesuchen?
Es gibt mobile Kartenterminals, die das Auslesen von Versichertenstammdaten bspw. bei Hausbesuchen ermöglichen. Die Daten können im Gerät zwischengespeichert und später synchronisiert werden. Ihren eHBA benötigen Sie bei einem Hausbesuch in der Regel nicht.
Muss also jeder Therapeut einmal am Tag seine Karte in der Praxis einlesen?
Eine solche Vorgabe ist nicht bekannt.