Wie kann ich selbst Absetzungen vermeiden?

10 Tipps, wie Sie eine Absetzung Ihrer Verordnung vermeiden können.

ICD-10 Codes auf Rezepten und Verordnungen

Absetzungen resultieren in der Regel aus nicht erfüllten formalen Kriterien, die an eine Verordnung gestellt werden. Diese sind durch die Heilmittelrichtlinie und den Rahmenvertrag Ihrer Berufsgruppe festgelegt. Wir haben Ihnen einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen Absetzungen durch die Kostenträger vorzubeugen. 

1. Geben Sie Maßnahmen, Patientenunterschriften und Behandlungsdaten vollständig an. 

Achten Sie darauf, dass unter Maßnahmen die verordneten Heilmittel eingetragen werden. Ebenso muss jede einzelne Behandlung von Ihren Patient:innen unterschrieben werden.

2. Prüfen Sie: Ist die Leitsymptomatik korrekt eingetragen?

Die Leitsymptomatik muss durch den verordneten Arzt bzw. die Ärztin angegeben werden. Dies kann durch Ankreuzen der Felder A,B,C oder X (patientenindividuelle Leitsymptomatik) geschehen. Sofern das Feld X (patientenindividuelle Leitsymptomatik) alleine angekreuzt ist, muss eine Klartextleitsymptomatik eingetragen sein.

Es kann jedoch auch nur der Klartext eingetragen werden, auch ohne dass einer der Buchstaben A,B,C oder X angekreuzt wurde. Nur wenn kein Feld angekreuzt und auch kein Klartext eingetragen wurde ist die Verordnung ungültig und wird abgesetzt.

3. Lassen Sie Änderungen durch den Vertragsarzt oder die Vertragsärztin korrekt quittieren 

Nach Vorgabe der Rahmenverträge können bestimmte Änderungen oder Korrekturen durch den Vertragsarzt oder die Vertragsärztin vorgenommen werden. Jede Änderung und Korrektur, die er oder sie vornimmt, muss mit Änderungsdatum und Arztunterschrift versehen werden. Ein Stempel ist nicht notwendig. 

Bei Korrekturen müssen Sie zwingend auf die Vorgabe des Rahmenvertrages Anlage 3 achten, z.B. bei einer Änderung des Ausstellungsdatums: hier muss das Änderungsdatum vor Beginn der Behandlung liegen.

4. Halten Sie die vorgegebene Frequenz ein

Ist auf der Verordnung beispielsweise eine Frequenz von 1-2 pro Woche vorgeben, so dürfen keine 3 Behandlungen innerhalb einer Woche durchgeführt werden. Ebenso darf eine vorgegebene Behandlungsfrequenz nicht unterschritten werden: z.B. nur eine Behandlung bei einer Frequenz von 2 x pro Woche. 

Podolog:innen müssen hier zudem beachten, dass die 28 Tage zwischen den Behandlungen nicht unterschritten werden, sollte bei der Vorgabe der Behandlungen eine Frequenz alle 4-6 Wochen angeben sein.

5. Behalten Sie mögliche Korrekturfristen im Blick

Achten Sie unbedingt darauf, wann Korrekturen spätestens erfolgen müssen. Unterschieden wird hier zwischen Korrekturen vor dem Behandlungsbeginn, Korrekturen vor der Einreichung zur Abrechnung und Korrekturen nach der Einreichung zur Abrechnung.

Sollten Sie Korrekturen, die vor dem Behandlungsbeginn oder vor der Einreichung zur Abrechnung erfolgen müssen, nicht oder nicht rechtzeitig veranlassen, kommt es zu einer Absetzung ohne „Heilungsmöglichkeit“. Sind Korrekturen noch nach der Abrechnung möglich, setzen die Kostenträger die Verordnung zunächst ab, geben Ihnen aber die Möglichkeit, die Verordnung im Nachgang ändern oder ergänzen zu lassen.

6. Langfristiger Heilmittelbedarf und Besondere Verordnungsbedarfe 

Bei LHB und BVB müssen Therapeut:innen die folgenden drei Punkte prüfen: 

  • Ist der/die ICD-10-Codes in der BVB/LHB Liste des Heilmittelkatalogs aufgeführt?
  • Wird die Diagnosegruppe zum betreffenden ICD-10-Code mit aufgeführt?
  • Liegt ggf. eine Altersbeschränkung für die Anerkennung als BVB/LHB vor?

Das Akutereignis sowie weitere Hinweise und vereinbarte Spezifikationen müssen nicht durch Heilmittelerbringer:innen zum Zweck der Leistungserbringung und Abrechnung geprüft werden.
Eine Überschreitung der Höchstmenge je Verordnung ist, nach Maßgabe der in § 7 Abs. 6 Satz 2 und 3 Heilmittelrichtlinie genannten Kriterien, ohne Berücksichtigung des Akutereignisses und ggf. weiterer Hinweise und Spezifikationen möglich.

Weitere Tipps zu extrabudgetären Verordnungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: „LHB und BVB: 5 Tipps wie Sie extrabudgetäre Verordnungen prüfen.“ 

7. Beachten Sie Fristen zur Gültigkeit der Verordnung

Die Fristen zu Verjährung und Gültigkeit einer Verordnung sind für jede Berufsgruppe im betreffenden Rahmenvertrag geregelt und können daher unterschiedlich sein. 

Weitere Informationen finden Sie in den passenden FAQs Ihres Berufs:

FAQ Physiotherapie 
FAQ Ergotherapie
FAQ Logopädie 

8. Verzichten Sie auf Korrekturmittel

Korrekturmittel wie z.B. Tipp-Ex oder Radiergummis sind vonseiten der Kostenträger nicht erlaubt. Verordnungen, die beispielsweise mit Tipp-Ex korrigiert wurden, werden abgesetzt. Bitte achten Sie also darauf, dass Ihre Verordnungen nur über Durchstreichen korrigiert werden.

9. Ihre individuellen Absetzungsgründe überwachen

Behalten Sie im Blick, warum Ihre Verordnungen abgesetzt werden. Sollten sich Absetzungsgründe wiederholen, können Sie auf diese zukünftig ein besonderes Augenmerk legen.

Optica Kund:innen können hierzu ganz einfach das Kundenportal MeinOptica nutzen: Absetzungen werden Ihnen hier einzeln aufgeführt., z.B. für einzelne Kostenträger. Betrachten Sie diese über bestimmte Zeiträume hinweg, so kann Ihnen das dabei helfen, Muster zu durchbrechen und mit wiederkehrenden Absetzungsgründen aufzuräumen.

10.  Die Vorab-Rezeptprüfung buchen

Durch die einheitlichen Rahmenverträge können mit Gültigkeit der neuen Verträge nun alle Krankenkassen Rezepte einbehalten, falls formale Kriterien bei der Rezeptausstellung nicht erfüllt sind. Diese Kriterien werden im Rahmen unserer Leistung Vorab-Rezeptprüfung überprüft, bevor die Verordnung an die Kasse weitergereicht wird. Sollte dabei etwas auffallen, erhalten Sie die Verordnung zur Korrektur zurück, sodass eine Absetzung durch die Kostenträger vermieden wird.

Mehr über die erwähnten Kriterien lesen Sie hier:  "Neue Vorgehensweise in der Rezeptprüfung: Optica Vorab-Rezept-Prüfung für alle Kassen und mit mehr Kriterien"

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